হাজিরার নিয়ম ও অফিস টাইম পলিসি
প্ল্যান: সব প্ল্যান
হাজিরার নিয়ম ঠিক করে Staff Khata প্রতিটি পাঞ্চকে কীভাবে ধরবে: কোনটা ওভারটাইম, অনুপস্থিতির জন্য কত কাটা যাবে এবং কর্মীরা কোথা থেকে পাঞ্চ করতে পারবেন। অফিস টাইম পলিসি ঠিক করে কখন কেউ দেরিতে, হাফ-ডে বা অনুপস্থিত।
হাজিরার নিয়ম সেট করুন
- Organization (প্রতিষ্ঠান) → Company (কোম্পানি)-তে ক্লিক করুন, তারপর Attendance Rules (হাজিরার নিয়ম) ট্যাব খুলুন।
- যে নিয়মগুলো চান সেগুলো চালু করুন (নিচের টেবিল দেখুন)।
- Absent Day Deduction Penalty (অনুপস্থিতির দিনের কাটার জরিমানা)-তে লিখুন প্রতিটি অননুমোদিত অনুপস্থিতির জন্য কত দিনের বেতন কাটা যাবে। সাধারণত 1 দেওয়া হয়।
- Save Changes (পরিবর্তন সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।
| সেটিং | এটি কী করে |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (অটো পাঞ্চ-আউট চালু করুন) | কর্মীরা পাঞ্চ-আউট করতে ভুলে গেলে রাত 11:59-এ তাঁদের পাঞ্চ-আউট করে দেয়। |
| Enable Overtime Tracking (ওভারটাইম ট্র্যাকিং চালু করুন) | শিফটের বাইরে কাজ করা ঘণ্টা রেকর্ড করে, যাতে বেতনে তার টাকা দেওয়া যায়। ওভারটাইম কীভাবে দেওয়া হবে তা শিফট, রোস্টার ও ওভারটাইম-এ সেট করুন। |
| Enable Live Attendance Notifications (লাইভ হাজিরা নোটিফিকেশন চালু করুন) | Admin ও HR ড্যাশবোর্ডে প্রতিটি পাঞ্চ-ইন ও পাঞ্চ-আউট শব্দসহ পপ-আপ হিসেবে দেখায়। |
| Start Journey on Punch-In (পাঞ্চ-ইনে যাত্রা শুরু করুন) | শুধু Journey Tracker অ্যাড-অনের জন্য। দেখুন Journey Tracker। |
| Absent Day Deduction Penalty (অনুপস্থিতির দিনের কাটার জরিমানা) | প্রতিটি অননুমোদিত অনুপস্থিতির জন্য কাটা বেতনের দিন, 0 থেকে 30। |
জিও-ফেন্সিং চালু করুন
জিও-ফেন্সিং কর্মীদের কাজের জায়গায় না থাকলে মোবাইল অ্যাপে পাঞ্চ করতে দেয় না।
- একই ট্যাবে Geo-Fencing Parameters (জিও-ফেন্সিং প্যারামিটার) পর্যন্ত স্ক্রল করুন।
- Enable Geo-Fencing (জিও-ফেন্সিং চালু করুন) চালু করুন।
- এটি কীভাবে প্রযোজ্য হবে তা বেছে নিন:
- Branch-wise Rule (শাখাভিত্তিক নিয়ম): প্রতিটি শাখা তার নিজের লোকেশন ও ব্যাসার্ধ ব্যবহার করে। Apply to Branches (শাখায় প্রয়োগ করুন)-এ শাখাগুলো বেছে নিন। একাধিক লোকেশন থাকলে এটিই সবচেয়ে ভালো।
- Apply All Employees (সব কর্মীর ওপর প্রয়োগ করুন): সবার জন্য একটি লোকেশন। Geo Fence Radius (Metres) (জিও-ফেন্স ব্যাসার্ধ, মিটারে) দিন এবং জায়গাটি বেছে নিতে Set Map Location Coordinates (মানচিত্রে লোকেশন সেট করুন)-এ ক্লিক করুন।
- Save Changes-এ ক্লিক করুন।
দ্রষ্টব্য: Branch-wise Rule-এর জন্য আগে Organization → Branch (শাখা)-তে প্রতিটি শাখার পিন ও ব্যাসার্ধ সেট করুন। দেখুন আপনার কোম্পানি সেটআপ করুন।
কোনো একজন কর্মীর জন্য তাঁর প্রোফাইলের Attendance & devices (হাজিরা ও ডিভাইস) ধাপে জিও-ফেন্সিং বন্ধও করতে পারেন।
WhatsApp সারাংশ বেছে নিন
Notifications (নোটিফিকেশন) ট্যাবে আপনি WhatsApp-এ Daily Attendance Summary (দৈনিক হাজিরার সারাংশ), Monthly Attendance Summary (মাসিক হাজিরার সারাংশ) এবং Device Health Alerts (ডিভাইস হেলথ অ্যালার্ট) চালু করতে পারেন। দেখুন WhatsApp ও ইন্টিগ্রেশন।
অফিস টাইম পলিসি তৈরি করুন
অফিস টাইম পলিসি আপনার গ্রেস পিরিয়ড এবং কখন একটি ছোট দিন হাফ-ডে বা অনুপস্থিতি হবে তা ঠিক করে। আপনার প্রথম পলিসিটি সবার জন্য ডিফল্ট হয়ে যায়।
- Organization → Office Time Policy (অফিস টাইম পলিসি)-তে ক্লিক করুন।
- Create First Policy (প্রথম পলিসি তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন (বা আগে থেকে একটি থাকলে Add New Policy (নতুন পলিসি যোগ করুন))।
- একটি Policy Name (পলিসির নাম) দিন, যেমন "Standard Office Policy"। যাঁদের নিজস্ব পলিসি নেই তাঁদের সবার ওপর এটি প্রযোজ্য করতে চাইলে Default (ডিফল্ট) চালু রাখুন।
- Grace periods & working hours (গ্রেস পিরিয়ড ও কাজের সময়)-এর নিচে ঘণ্টা ও মিনিটে সময় সেট করুন:
| সেটিং | এটি কী করে |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (অনুমোদিত দেরিতে আসা) | লেট মার্ক না হয়ে কর্মীরা কতটা দেরিতে আসতে পারবেন, যেমন 15 মিনিট। |
| Permitted Early Departure (অনুমোদিত আগে চলে যাওয়া) | আগে চলে যাওয়া হিসেবে চিহ্নিত না হয়ে কর্মীরা কতটা আগে যেতে পারবেন, যেমন 10 মিনিট। |
| Half-day threshold (হাফ-ডে সীমা) | কাজের সময় এর কম হলে দিনটি হাফ-ডে হয় (যেমন 7 ঘণ্টা)। |
| Absent threshold (অনুপস্থিতির সীমা) | কাজের সময় এর কম হলে দিনটি অনুপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত হয় (যেমন 4 ঘণ্টা)। এটি হাফ-ডে সীমার চেয়ে কম রাখুন। |
মাসিক লেট কাটা
বারবার দেরি করাকে কাটায় পরিণত করতে এটি ব্যবহার করুন।
- Monthly late deductions (মাসিক লেট কাটা) চালু করুন।
- Deduction source (কোথা থেকে কাটা হবে) বেছে নিন: Attendance (হাজিরা, হাজিরার দিন কাটে) বা Leave Balance (CL) (ছুটির ব্যালান্স, ক্যাজুয়াল লিভ কাটে)।
- Monthly late count (মাসিক লেট সংখ্যা) এবং Cut Days (কাটা দিন) সেট করুন। যেমন, 3 ও 1 মানে মাসে প্রতি 3 বার দেরিতে এলে এক দিন কাটা যাবে।
অনেক দেরি ও আগে চলে যাওয়ার নিয়ম
Late arrival rules (দেরিতে আসার নিয়ম)-এর নিচে Add rule (নিয়ম যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন, একটি Duration (সময়কাল) দিন এবং Cut Days বেছে নিন। যেমন, 1 ঘণ্টার বেশি দেরি হলে 0.5 (Half Day) (0.5, হাফ-ডে) কাটা যায়। আপনি সর্বোচ্চ 4টি নিয়ম যোগ করতে পারেন। আগে চলে যাওয়া কর্মীদের জন্য Early departure rules (আগে চলে যাওয়ার নিয়ম) একইভাবে কাজ করে। সাপ্তাহিক ছুটির দিনেও নিয়মগুলো গণনা করতে চাইলে Apply on weekly offs (সাপ্তাহিক ছুটিতে প্রয়োগ করুন) চালু করুন।
- Create Policy (পলিসি তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন।
পলিসিটি তার দেরি, আগে যাওয়া, হাফ-ডে ও অনুপস্থিতির সময়সহ তালিকায় দেখা যায়। কোন পলিসি ডিফল্ট হবে তা বদলাতে পলিসির সারির মেনু (⋯) খুলে Make Default (ডিফল্ট করুন)-এ ক্লিক করুন।
পরামর্শ: কিছু কর্মীর জন্য, যেমন কারখানার ফ্লোরে, আলাদা সময় দরকার? একটি দ্বিতীয় পলিসি তৈরি করুন এবং সেই কর্মীদের যোগ বা এডিট করার সময় Office Time Policy ঘরে সেটি বেছে নিন।
এরপর আপনার কর্মীদের যোগ করুন।
এখনও সমস্যা হচ্ছে? অ্যাপের ভেতরে Help & Support থেকে একটি টিকিট তুলুন, অথবা staffkhata.com/contact-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।