মোবাইল অ্যাপ: পাঞ্চ করা

Staff Khata অ্যাপ দিয়ে কর্মীরা নিজের ফোন থেকেই হাজিরা দেন। প্রতিটি পাঞ্চে সময়, ফোনের লোকেশন ও একটি সেলফি সেভ হয়, এবং আপনার শাখার জিও-ফেন্স ঠিক করে কোথা থেকে পাঞ্চ করা যাবে।

কর্মীদের জন্য: অ্যাপ ইনস্টল করে সাইন ইন করুন

আপনার অ্যাডমিন আপনার লগইন তৈরি করেন। তাঁর সেট করা ইমেল (বা ফোন নম্বর) ও পাসওয়ার্ড আপনার লাগবে।

1. Google Play Store (Android) বা App Store (iPhone) থেকে Staff Khata ইনস্টল করুন।
2. অ্যাপটি খুলুন। Sign in to your account (আপনার অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন)-এ আপনার Email or Phone Number (ইমেল বা ফোন নম্বর) এবং Password (পাসওয়ার্ড) দিন।
3. Sign In (সাইন ইন)-এ ট্যাপ করুন। Today (আজ) স্ক্রিন খোলে।

আপনি সবসময় শুধু নিজের হাজিরাই দেখেন। নিচের ট্যাবগুলো হলো Today (আজ), Attendance (হাজিরা), Leave (ছুটি) এবং Company (কোম্পানি)।

ক্যামেরা ও লোকেশনের অনুমতি দিন

আপনি কাজের জায়গায় আছেন কি না দেখতে অ্যাপের আপনার লোকেশন লাগে, আর পাঞ্চ সেলফির জন্য ক্যামেরা লাগে।

1. প্রথমবার পাঞ্চ করার সময় ফোন লোকেশনের অনুমতি চায়। Allow (অনুমতি দিন)-এ ট্যাপ করুন ("While using the app" বেছে নিন)।
2. ক্যামেরা খুললে ক্যামেরার অনুমতিও দিন।

ভুল করে না বলে থাকলে অ্যাপ Location required (লোকেশন প্রয়োজন) বা Camera access required (ক্যামেরার অনুমতি প্রয়োজন) দেখায়। Enable Camera (ক্যামেরা চালু করুন)-এ ট্যাপ করুন, অথবা ফোনের Settings (সেটিংস) → Apps (অ্যাপ) → Staff Khata → Permissions (অনুমতি) খুলে সেগুলো চালু করুন।

সেলফি ও GPS দিয়ে হাজিরা দিন

1. Today-তে Punch in (পাঞ্চ-ইন)-এ ট্যাপ করুন। (আপনি Attendance ট্যাব খুলে Mark Attendance (হাজিরা দিন)-এ ট্যাপও করতে পারেন।)
2. Attendance স্ক্রিন আপনার Assigned Shift (নির্ধারিত শিফট) এবং Current Location (বর্তমান লোকেশন) দেখায়। ঠিকানা ভুল মনে হলে Tap to refresh location (লোকেশন রিফ্রেশ করতে ট্যাপ করুন)-এ ট্যাপ করুন।
3. Tap to take a selfie (সেলফি তুলতে ট্যাপ করুন)-এ ট্যাপ করে মুখের একটি পরিষ্কার ছবি তুলুন। এটি Verification Photo (যাচাইয়ের ছবি)-র নিচে দেখা যায়।
4. Punch in-এ ট্যাপ করুন।

আপনি সময়সহ Punched In Successfully! (সফলভাবে পাঞ্চ-ইন হয়েছে!) দেখবেন। আপনার অ্যাডমিন কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে তাঁর ড্যাশবোর্ডে পাঞ্চটি দেখতে পান।

জিও-ফেন্সের বাইরে কী হয়

আপনার শাখায় জিও-ফেন্সিং চালু থাকলে আপনি শুধু তার ব্যাসার্ধের মধ্যে, যেমন অফিসের চারপাশে 200 মিটার, পাঞ্চ করতে পারবেন। তার বাইরে পাঞ্চটি Outside Allowed Radius (অনুমোদিত ব্যাসার্ধের বাইরে) দিয়ে আটকে যায়: "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (আপনি অনুমোদিত পাঞ্চ-ইন ব্যাসার্ধের বাইরে আছেন। কাছে এসে আবার চেষ্টা করুন।)

অফিসে ঢুকুন, Tap to refresh location-এ ট্যাপ করুন এবং আবার পাঞ্চ করুন। অ্যাডমিনরা প্রতিটি শাখার জন্য ব্যাসার্ধ সেট করেন। দেখুন আপনার কোম্পানি, শাখা ও বিভাগ সেটআপ করুন।

পাঞ্চ-আউট

1. দিনের শেষে Today-তে Punch out (পাঞ্চ-আউট)-এ ট্যাপ করুন।
2. আরেকটি সেলফি তুলে Punch out-এ ট্যাপ করুন।

আপনি Punched Out Successfully! (সফলভাবে পাঞ্চ-আউট হয়েছে!) দেখবেন। Staff Khata আপনার শিফটের সাথে মিলিয়ে আপনার ঘণ্টা হিসাব করে, তাই লেট মার্ক, আগে চলে যাওয়া ও ওভারটাইম আপনার জন্য নিজে থেকেই গণনা হয়।

আপনার হাজিরার ইতিহাস দেখুন

1. Attendance ট্যাব খুলুন। Day (দিন) ও Month (মাস)-এর মধ্যে বদলান, এবং তীর দিয়ে সময়কালগুলোর মধ্যে যান।
2. কোনো দিনে ট্যাপ করে তার Punched In At (পাঞ্চ-ইনের সময়) ও Punched Out At (পাঞ্চ-আউটের সময়), লোকেশন ও ছবি দেখুন।
3. পাঞ্চ ভুল বা নেই? সেই দিনে Request Regularisation (রেগুলারাইজেশনের অনুরোধ)-এ ট্যাপ করুন, সঠিক সময় ও কারণ দিন, তারপর Submit Request (অনুরোধ জমা দিন)-এ ট্যাপ করুন। আপনার অ্যাডমিন ওয়েবে এটি অনুমোদন করেন।

অ্যাডমিনদের জন্য: প্রত্যেক কর্মীর মোবাইল পাঞ্চ চালু বা বন্ধ করুন

নতুন কর্মীদের জন্য মোবাইল পাঞ্চ ডিফল্টভাবে চালু থাকে। যাঁদের শুধু বায়োমেট্রিক মেশিনে পাঞ্চ করা উচিত, তাঁদের জন্য এটি বন্ধ করুন।

1. Organization (প্রতিষ্ঠান) → Employee List (কর্মী তালিকা)-তে ক্লিক করুন।
2. কর্মীর সারিতে ⋯ মেনুতে ক্লিক করুন।
3. Disable Mobile Punch (মোবাইল পাঞ্চ বন্ধ করুন)-এ ক্লিক করুন (বা আবার চালু করতে Enable Mobile Punch (মোবাইল পাঞ্চ চালু করুন))।

এটি বন্ধ থাকলে অ্যাপ কর্মীকে জানায় "Mobile punching disabled" (মোবাইল পাঞ্চ বন্ধ) এবং তাঁর নির্ধারিত মেশিন ব্যবহার করতে বলে। কোনো কর্মীর পাসওয়ার্ড সেট বা রিসেট করতে একই মেনুতে Update Password (পাসওয়ার্ড আপডেট করুন) ব্যবহার করুন।

অ্যাডমিনদের জন্য: পাঞ্চ কোথা থেকে এসেছে দেখুন

প্রতিটি মোবাইল পাঞ্চ আপনার ড্যাশবোর্ডে Recent Punches (সাম্প্রতিক পাঞ্চ)-এ ও মানচিত্রে দেখা যায়। পুরো তালিকার জন্য:

1. Time & Leave (সময় ও ছুটি) → Attendance Process (হাজিরা প্রক্রিয়া)-তে ক্লিক করুন।
2. GPS punches (GPS পাঞ্চ)-এ ক্লিক করুন। শুধু অ্যাপ থেকে করা পাঞ্চ দেখানো হয়, প্রতিটি GPS চিহ্নিত।
3. মানচিত্রে চেক-ইন ও চেক-আউটের লোকেশন এবং পাঞ্চের ছবি দেখতে কোনো সারির চোখের আইকনে ক্লিক করুন। আজকের সব মোবাইল পাঞ্চ একটি মানচিত্রে দেখতে Map view (মানচিত্র ভিউ)-তে ক্লিক করুন।