আপনার কোম্পানি, শাখা ও বিভাগ সেটআপ করুন

কর্মী যোগ করার আগে Staff Khata-কে আপনার কোম্পানির কথা জানান। আপনার প্রোফাইল, কর্মী কোডের ফরম্যাট, শাখা ও বিভাগ প্রতিটি রিপোর্ট, পে-স্লিপ এবং পাঞ্চে ব্যবহার হয়।

কোম্পানির প্রোফাইল পূরণ করুন

আপনার লোগো, নাম ও ট্যাক্স নম্বর রিপোর্ট ও পে-স্লিপে ছাপা হয়, তাই এগুলো আগে সেট করুন।

1. Organization (প্রতিষ্ঠান) → Company (কোম্পানি)-তে ক্লিক করুন। Company Settings (কোম্পানি সেটিংস) পেজটি Company Profile (কোম্পানি প্রোফাইল) ট্যাবে খোলে।
2. ওপরে Organization Info (প্রতিষ্ঠানের তথ্য) আপনার Corporate ID (কর্পোরেট আইডি) এবং Workspace URL (ওয়ার্কস্পেস URL) দেখায়। এগুলো আপনি বদলাতে পারবেন না।
3. Company Logo (কোম্পানির লোগো)-র নিচে Upload Logo (লোগো আপলোড করুন)-এ ক্লিক করুন এবং 2 MB-এর কম একটি বর্গাকার PNG, JPG বা GIF বেছে নিন (200 × 200 px ভালো কাজ করে)।
4. Company Name (কোম্পানির নাম) মিলিয়ে নিন, তারপর আপনার Official Tax / Registration No. (অফিসিয়াল ট্যাক্স / রেজিস্ট্রেশন নম্বর), যেমন GST নম্বর, দিন।
5. আপনার Company Website (কোম্পানির ওয়েবসাইট) যোগ করুন। এটি https:// দিয়ে শুরু করুন।
6. Company Address (কোম্পানির ঠিকানা) পর্যন্ত স্ক্রল করুন। রাস্তা, শহর, রাজ্য ও পিন কোড আলাদা আলাদা ঘরে দিন, যাতে নথিতে সঠিকভাবে ছাপা হয়।
7. Save Changes (পরিবর্তন সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।

কর্মী কোডের ফরম্যাট বেছে নিন

Staff Khata প্রতিটি নতুন কর্মীকে নিজে থেকেই একটি কোড দেয়। ছোট ও সহজে পড়া যায় এমন একটি ফরম্যাট বেছে নিন।

1. Company Settings-এ Employee codes (কর্মী কোড) ট্যাব খুলুন।
2. নিচের ঘরগুলো সেট করুন। আপনি লেখার সাথে সাথে Live Generated Code Preview (তৈরি কোডের লাইভ প্রিভিউ) বাক্সটি আপডেট হয়।
3. Save Changes-এ ক্লিক করুন।

লোকালাইজেশন যাচাই করুন

Localization (লোকালাইজেশন) ট্যাব খুলুন। সাইন আপের সময় Currency Standard (মুদ্রা), Timezone (টাইমজোন), Date Display Format (তারিখের ফরম্যাট) এবং Interface Language (ইন্টারফেসের ভাষা) ভারতের জন্য সেট করা থাকে। আপনার ব্যবসা অন্যভাবে চললে তবেই এগুলো বদলান, তারপর Save Changes-এ ক্লিক করুন।

Payroll & Tax ট্যাব

Payroll & Tax (বেতন ও ট্যাক্স) ট্যাবে আপনার বেতন চক্র (শুরু ও শেষের দিন), PF, ESI ও গ্র্যাচুইটি সেটিংস এবং আর্থিক বছর থাকে। এগুলো বেতন ও স্যালারি-তে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

আপনার শাখা যোগ করুন

শাখা হলো আপনার অফিস বা কারখানার লোকেশন। প্রতিটি শাখার নিজস্ব জিও-ফেন্স থাকতে পারে, যাতে কর্মীরা শুধু নিজের কাজের জায়গার কাছাকাছি থেকেই পাঞ্চ করতে পারেন।

1. Organization → Branch (শাখা)-তে ক্লিক করুন। আপনার ওয়ার্কস্পেসে আগে থেকেই একটি Main Branch (প্রধান শাখা) আছে।
2. সারির মেনু (⋯) খুলুন এবং Edit (এডিট)-এ ক্লিক করুন।
3. একটি স্পষ্ট Branch name (শাখার নাম), একটি ছোট Code (কোড, যেমন NOI-HQ) এবং Address (ঠিকানা) দিন।
4. নতুন কর্মীদের ডিফল্টভাবে এখানে যোগ করতে চাইলে Primary branch (প্রাথমিক শাখা) চালু করুন।
5. Geo-fencing (জিও-ফেন্সিং) চালু করুন। তারপর লোকেশন সেট করুন: Locate me (আমার লোকেশন খুঁজুন)-এ ক্লিক করুন, Latitude (অক্ষাংশ) ও Longitude (দ্রাঘিমাংশ) লিখুন, অথবা পিন বসাতে মানচিত্রে ক্লিক করুন।
6. Radius (m) (ব্যাসার্ধ, মিটারে) দিন: পিন থেকে কত দূরে থেকেও কর্মীরা পাঞ্চ করতে পারবেন।
7. Save Changes-এ ক্লিক করুন।

আরেকটি লোকেশন যোগ করতে Add branch (শাখা যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন, একই ঘরগুলো পূরণ করুন এবং Add branch-এ ক্লিক করুন।

সব শাখা তাদের জিও-ফেন্স ব্যাসার্ধসহ তালিকায় দেখা যায়। একবারে একটি শাখা বা সবগুলো একসাথে দেখতে ওপরের বারে শাখা বদলের বোতাম (All Branches, সব শাখা) ব্যবহার করুন।

কোম্পানির জন্যও জিও-ফেন্সিং চালু করতে হবে। দেখুন হাজিরার নিয়ম ও অফিস টাইম পলিসি।

বিভাগ ও পদবি যোগ করুন

বিভাগ হলো আপনার টিম। পদবি হলো প্রতিটি টিমের ভেতরের কাজের পদ, এবং এগুলো পে-স্লিপ ও প্রোফাইলে দেখা যায়।

1. Organization → Department (বিভাগ)-এ ক্লিক করুন। আপনার জন্য দুটি বিভাগ আগে থেকেই তৈরি থাকে।
2. কোনো বিভাগে পদ যোগ করতে তার সারির মেনু (⋯) খুলে Edit-এ ক্লিক করুন। Designations (পদবি)-র নিচে একটি পদের নাম লিখুন, পরেরটির জন্য Add designation (পদবি যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন, তারপর Save Changes-এ ক্লিক করুন।
3. নতুন টিম তৈরি করতে Add department (বিভাগ যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন, Department name (বিভাগের নাম) দিন, এর পদবিগুলো যোগ করুন এবং সেভ করুন।
4. আপনার কোম্পানির প্রতিটি পদ এবং সেটি কোন বিভাগের তা দেখতে টেবিলটি Departments (বিভাগ) থেকে Designations (পদবি)-তে বদলান।

এরপর আপনার হাজিরার নিয়ম ও অফিস টাইম পলিসি সেট করুন।