দৈনিক হাজিরা পরিচালনা করুন

বায়োমেট্রিক মেশিন ও মোবাইল অ্যাপ থেকে আসা সব পাঞ্চ একটি পেজেই আসে। সেখান থেকে আপনি দিনটি যাচাই করেন, পাঞ্চ অনুমোদন করেন এবং বেতনের আগে ভুলগুলো সংশোধন করেন।

এক নজরে আজকের অবস্থা দেখুন

আপনার Dashboard (ড্যাশবোর্ড) দেখায় আজ কে উপস্থিত, কে অনুপস্থিত এবং কে দেরিতে এসেছেন। Recent Punches (সাম্প্রতিক পাঞ্চ) প্রতিটি চেক-ইন ঘটার সাথে সাথে তালিকাভুক্ত করে, এবং দেরিতে আসাগুলো চিহ্নিত থাকে। মানচিত্রে দেখা যায় মোবাইল পাঞ্চগুলো কোথা থেকে এসেছে।

পুরো তালিকার জন্য Time & Leave (সময় ও ছুটি) → Attendance Process (হাজিরা প্রক্রিয়া)-তে ক্লিক করুন।

হাজিরা পেজ ফিল্টার করুন

Attendance (হাজিরা) পেজটি আজকের দিনে খোলে। ওপরের কার্ডগুলো (Present (উপস্থিত), Absent (অনুপস্থিত), Late (দেরি), On leave (ছুটিতে)) মোট সংখ্যা দেখায়। শুধু সেই লোকদের দেখতে একটি কার্ডে ক্লিক করুন।

টেবিলের ওপরে দুই সেট ফিল্টার আছে:

একজন কর্মী বা অন্য সময়কাল বাছতে Filters (ফিল্টার)-এ ক্লিক করুন, তারপর Apply (প্রয়োগ করুন)-এ ক্লিক করুন। একটি শাখা দেখতে ওপরের বারে All Branches (সব শাখা) ব্যবহার করুন। একজনকে খুঁজতে Search by name or ID… (নাম বা আইডি দিয়ে খুঁজুন…) এবং তালিকা ডাউনলোড করতে Export (এক্সপোর্ট) ব্যবহার করুন।

Attendance Details (হাজিরার বিবরণ) খুলতে যেকোনো সারির চোখের আইকনে ক্লিক করুন: চেক-ইন ও চেক-আউটের সময়, ব্যবহৃত ডিভাইস বা লোকেশন, শিফট ও ঘণ্টা, এবং মোবাইল পাঞ্চের ক্ষেত্রে পাঞ্চের ছবি।

পাঞ্চ অনুমোদন করুন

1. Filters-এ ক্লিক করুন, Quick Select (দ্রুত বাছাই)-এর নিচে This Month (এই মাস) বেছে নিন এবং Apply-এ ক্লিক করুন।
2. Pending-এ ক্লিক করুন।
3. কোনো সারিতে Review (পর্যালোচনা)-তে ক্লিক করুন। সময়, লোকেশন ও ছবি মিলিয়ে নিন।
4. Approve (অনুমোদন করুন)-এ ক্লিক করে নিশ্চিত করুন। কোনো পাঞ্চ প্রত্যাখ্যান করতে Reject (প্রত্যাখ্যান করুন)-এ ক্লিক করে সংক্ষেপে কারণ দিন।

বাদ পড়া পাঞ্চ-আউট ঠিক করুন

কেউ পাঞ্চ-আউট করতে ভুলে গেলে তাঁর ঘণ্টা হিসাব করা যায় না। সময়টি নিজে যোগ করুন।

1. দিনটি খুঁজুন। কর্মীর নাম দিয়ে খুঁজুন এবং আজ না হলে Filters দিয়ে সময়কাল সেট করুন।
2. সেই সারিতে পেন্সিল আইকনে (Edit, এডিট) ক্লিক করুন। Update Manual Attendance (হাতে হাজিরা আপডেট করুন) খোলে।
3. Punch Out Time (পাঞ্চ-আউটের সময়) সেট করুন। তিনি মধ্যরাতের পরেও কাজ করে থাকলে Next day (পরের দিন) টিক দিন।
4. Update Attendance (হাজিরা আপডেট করুন)-এ ক্লিক করুন। এখন ঘণ্টা হিসাব হয়ে যায়।

হাতে হাজিরা যোগ করুন (Manual Punch)

কেউ একেবারেই পাঞ্চ করতে না পারলে, যেমন সাইট ভিজিটে থাকলে, এটি ব্যবহার করুন।

1. Add Manual Attendance (হাতে হাজিরা যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন (বা Time & Leave → Manual Punch (ম্যানুয়াল পাঞ্চ))। Single Punch (একক পাঞ্চ) বেছে রাখুন।
2. Employee (কর্মী), Date (তারিখ) এবং Shift (শিফট) বেছে নিন।
3. Punch In Time (পাঞ্চ-ইনের সময়) এবং জানা থাকলে Punch Out Time দিন।
4. Status (স্ট্যাটাস) বেছে নিন: Present, Absent, Half Day (হাফ-ডে) বা Leave (ছুটি)। Absent বা Leave-এর জন্য সময় লাগে না।
5. চাইলে একটি Remark (মন্তব্য) যোগ করুন এবং Submit Attendance (হাজিরা জমা দিন)-এ ক্লিক করুন।

একসাথে কয়েকজনকে চিহ্নিত করুন (Bulk Manual Punch)

1. Time & Leave → Bulk Manual Punch (একসাথে ম্যানুয়াল পাঞ্চ)-এ ক্লিক করুন, অথবা হাতে হাজিরার ফর্মের ভেতরে Bulk Manual Punch-এ বদলান।
2. Select Employees (কর্মী বাছুন)-এর নিচে প্রত্যেককে টিক দিন, বা Select All (সব বাছুন)-এ ক্লিক করুন।
3. Date, Punch In Time এবং Status সেট করুন। প্রত্যেকের নিজের শিফট ব্যবহার করতে Shift-কে Auto / Profile Default (অটো / প্রোফাইলের ডিফল্ট)-এ রাখুন।
4. সারাংশ মিলিয়ে নিয়ে Record Bulk Punch (একসাথে পাঞ্চ রেকর্ড করুন)-এ ক্লিক করুন।

রেগুলারাইজেশনের অনুরোধ অনুমোদন করুন

কর্মীরা অ্যাপ বা ওয়েব থেকে নিজেদের পাঞ্চ সংশোধনের অনুরোধ করতে পারেন, আসলে কোন সময় কাজ করেছেন তা ও কারণসহ।

1. Time & Leave → Regularization (রেগুলারাইজেশন)-এ ক্লিক করুন, অথবা হাজিরা পেজে Regularization ট্যাব খুলুন। অনুরোধ অপেক্ষায় থাকলে ট্যাবে সংখ্যা দেখায়।
2. অনুরোধ করা সময় ও কারণ মিলিয়ে নিন।
3. Approve বা Reject-এ ক্লিক করুন। একসাথে অনেকগুলো সামলাতে সেগুলো টিক দিয়ে সবার জন্য একই অ্যাকশন ব্যবহার করুন।

অনুমোদন করলে কর্মীর হাজিরা তাঁর অনুরোধ করা সময়ে আপডেট হয়ে যায়।