Pro HRMS (অ্যাড-অন)

Pro HRMS হাজিরার বাইরে আপনার দরকারি HR টুল যোগ করে: কোম্পানি ফিড, আপনার রিপোর্টিং কাঠামো, রেফারেল, সম্পদ ট্র্যাকিং, পলিসি এবং একটি সাপোর্ট ডেস্ক। এটি Manager রোলও যোগ করে, যাতে টিম লিডরা নিজের লোকদের দেখাশোনা করতে পারেন।

Pro HRMS মেনু খুঁজুন

অ্যাড-অন চালু হলে অ্যাডমিন ও ম্যানেজারদের জন্য ওপরের বারে এবং কর্মী প্যানেলে একটি Pro HRMS মেনু দেখা যায়। নিচের সবকিছু সেই মেনুতেই আছে।

Organisation Feed (প্রতিষ্ঠানের ফিড)

ঘোষণা, স্বাগত বার্তা ও উদযাপনের জন্য একটি শেয়ার করা দেওয়াল।

1. Pro HRMS → Organization Feed-এ ক্লিক করুন।
2. পোস্ট বাক্সে লিখুন। মিডিয়া সংযুক্ত করতে Photo / Video (ছবি / ভিডিও)-তে ক্লিক করুন।
3. কে দেখবেন তা বাছুন: Everyone (সবাই) বা Specific Department (নির্দিষ্ট বিভাগ)।
4. Post (পোস্ট করুন)-এ ক্লিক করুন।

কর্মীরা পোস্টে লাইক, মন্তব্য ও সেভ করতে পারেন। Celebrations (উদযাপন) কার্ড আজকের ও আসন্ন জন্মদিন এবং কাজের বার্ষিকী দেখায়।

Org Tree (অর্গ ট্রি)

অর্গ ট্রি দেখায় কে কার কাছে রিপোর্ট করেন।

1. Pro HRMS → Org Tree-তে ক্লিক করুন।
2. Create First Position (প্রথম পদ তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন (পরে, Create Root Position (মূল পদ তৈরি করুন))।
3. Link to Employee (কর্মীর সাথে যুক্ত করুন)-এর নিচে কর্মী বাছুন, তারপর Position Name (পদের নাম), Department (বিভাগ) ও Designation (পদবি) পূরণ করুন। Responsibilities (দায়িত্ব) ও ছবি ঐচ্ছিক।
4. Create Position (পদ তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন। ট্রি নিচের দিকে বাড়াতে কোনো পদে Add Direct Report (সরাসরি রিপোর্ট যোগ করুন) ব্যবহার করুন।

নিয়োগ না হওয়া পর্যন্ত কোনো পদ খালি থাকতে পারে। কর্মীরা My Org Tree (আমার অর্গ ট্রি)-তে ট্রি দেখেন।

Job Referrals (চাকরির রেফারেল)

1. Pro HRMS → Job Referrals → Add Job Opening (চাকরির শূন্যপদ যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
2. Job Title (পদের নাম), Description (বিবরণ), Location (লোকেশন) ও Department দিন, তারপর সেভ করুন।

কর্মীরা তাঁদের Job Referrals পেজে খালি পদগুলো দেখেন এবং পরিচিত কাউকে প্রস্তাব করতে Refer Now (এখনই রেফার করুন)-এ ক্লিক করেন। আপনি View Referrals (রেফারেল দেখুন)-এ প্রার্থীদের পর্যালোচনা করে প্রত্যেককে Pending (অপেক্ষমাণ), Hired (নিযুক্ত) বা Rejected (প্রত্যাখ্যাত)-এ সরান।

Daily Work Updates (দৈনিক কাজের আপডেট)

কর্মীরা Submit Today's Work Update (আজকের কাজের আপডেট জমা দিন)-এ ক্লিক করে কী নিয়ে কাজ করেছেন তা লেখেন। অ্যাডমিন ও ম্যানেজাররা Pro HRMS → Daily Work Updates-এ তারিখ বা কর্মী অনুযায়ী ফিল্টার করে সবার আপডেট দেখেন এবং সেগুলো Export (এক্সপোর্ট) করতে পারেন।

Assets (সম্পদ)

কোম্পানির ল্যাপটপ, ফোন ও অন্যান্য সম্পত্তির হিসাব রাখুন।

1. Pro HRMS → Assets → Add Asset (সম্পদ যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
2. একটি ধরন বাছুন (যেমন Laptop, ল্যাপটপ), Asset Name (সম্পদের নাম) ও Serial Number (সিরিয়াল নম্বর) দিন এবং সেভ করুন।
3. Inventory (ইনভেন্টরি) তালিকায় সম্পদটিতে Assign (দিন)-এ ক্লিক করুন, Select Employee (কর্মী বাছুন)-এর নিচে কর্মী বেছে নিন এবং Assign Asset (সম্পদ দিন)-এ ক্লিক করুন।

প্রতিটি সম্পদের একটি Assignment History (দেওয়ার ইতিহাস) থাকে। কর্মীরা My Assets (আমার সম্পদ)-এ দেখেন তাঁদের কাছে কী আছে।

Policy Documents (পলিসি নথি)

Pro HRMS → Policy Documents → Upload Document (নথি আপলোড করুন)-এ ক্লিক করুন। Policy Name (পলিসির নাম) ও Policy Category (পলিসির বিভাগ) দিন এবং একটি ফাইল বাছুন (PDF, Word, Excel, PowerPoint বা ছবি, সর্বোচ্চ 2 MB)। কর্মীরা পলিসিটি খুলে Acknowledge (স্বীকার করুন)-এ ক্লিক করেন, এবং কে কে স্বীকার করেছেন তা আপনি দেখতে পারেন।

HR Support (HR সহায়তা)

হাজিরা, ছুটি, বেতন ও অন্যান্য HR বিষয়ে প্রশ্নের জন্য একটি হেল্প ডেস্ক। কর্মীরা Raise Ticket (টিকিট তুলুন)-এ ক্লিক করে বিষয়, বিবরণ এবং সর্বোচ্চ 5টি ফাইল যোগ করেন। HR ও অ্যাডমিনরা Pro HRMS → HR Support-এ সব টিকিট দেখেন এবং Update Status (স্ট্যাটাস আপডেট করুন) দিয়ে সেগুলো Open (খোলা), In Progress (চলছে), Resolved (সমাধান হয়েছে) ও Closed (বন্ধ)-এর মধ্য দিয়ে এগিয়ে নেন।

কাউকে ম্যানেজার করুন

1. Organization (প্রতিষ্ঠান) → Employee List (কর্মী তালিকা)-তে ক্লিক করে কর্মীকে এডিট করুন।
2. Employment (চাকরি) ধাপ খুলে System Role (সিস্টেম রোল)-কে Manager (ম্যানেজার)-এ সেট করুন।
3. Save Changes (পরিবর্তন সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।

একজন ম্যানেজারের টিম হলো তাঁরা সবাই যাঁদের Reporting Manager (রিপোর্টিং ম্যানেজার) সেই ব্যক্তি। টিমের প্রত্যেক সদস্যের Employment ধাপে এটি সেট করুন।

ম্যানেজার প্যানেল

ম্যানেজার সাইন ইন করলে Manager Dashboard (ম্যানেজার ড্যাশবোর্ড)-এ পৌঁছান। মেনুতে আছে:

ছুটির অনুরোধ অনুমোদন করুন

1. Team Leaves-এ ক্লিক করুন।
2. Leave Request Details (ছুটির অনুরোধের বিবরণ) খুলতে কোনো অনুরোধের চোখের আইকনে ক্লিক করুন।
3. Approve (অনুমোদন করুন), অথবা কারণসহ Reject (প্রত্যাখ্যান করুন)-এ ক্লিক করুন।

একটি ছুটির জন্য ম্যানেজার ও HR দুজনেরই অনুমোদন লাগে। ম্যানেজার অনুমোদন করার পর HR চূড়ান্ত অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত অনুরোধে "Approval Pending from HR" (HR-এর অনুমোদন বাকি) দেখায়। যেকোনো একজন প্রত্যাখ্যান করলে ছুটি প্রত্যাখ্যাত হয়।