বেতন, পে-স্লিপ ও অগ্রিম
প্ল্যান: বেতনসহ প্ল্যান
Staff Khata হাজিরা, ছুটি, হলিডে ও লেট মার্ক থেকে প্রতিটি বেতন হিসাব করে, তাই আপনার স্প্রেডশিট লাগে না। একবার সেটআপ করুন, তারপর প্রতি মাসে কয়েকটি ক্লিকেই বেতন চালান।
প্ল্যান প্রয়োজন: বেতনের জন্য বেতনসহ একটি পেইড প্ল্যান লাগে। Payroll (বেতন) মেনু লক থাকলে বর্তমান প্ল্যানের জন্য Billing & Plan (বিলিং ও প্ল্যান) দেখুন।
বেতন চক্র ও বিধিবদ্ধ কাটা সেট করুন
এই সেটিংস প্রতিটি বেতন চালানোর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
- Organization (প্রতিষ্ঠান) → Company (কোম্পানি)-তে ক্লিক করুন, তারপর Payroll & Tax (বেতন ও ট্যাক্স) ট্যাব খুলুন।
- Salary Cycle Period (বেতন চক্রের সময়কাল)-এর নিচে Period Start Day (শুরুর দিন) এবং Period End Day (শেষের দিন) সেট করুন। "মাসের শেষ দিন" বোঝাতে শেষের দিন হিসেবে 0 দিন।
- Statutory Deductions & Contributions (বিধিবদ্ধ কাটা ও অবদান)-এর নিচে আপনার ক্ষেত্রে যা প্রযোজ্য তা চালু করুন।
- Save Changes (পরিবর্তন সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।
| সেটিং | এটি কী করে |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (কর্মচারী রাজ্য বিমা) | যোগ্য বেতনের জন্য ESI অবদান যোগ করে। ESI Contribution % (ESI অবদান %)-এ হার সেট করুন। |
| PF (Provident Fund) (প্রভিডেন্ট ফান্ড) | EPF কাটা ও নিয়োগকর্তার সমপরিমাণ অবদান যোগ করে। PF Contribution % (PF অবদান %)-এ হার সেট করুন, সাধারণত 12। |
| Gratuity Liability (গ্র্যাচুইটি দায়) | বার্ষিক গ্র্যাচুইটির সংস্থান ট্র্যাক করে। |
| Financial Year Start / End (আর্থিক বছরের শুরু / শেষ) | আর্থিক রিপোর্টিংয়ের জন্য ব্যবহৃত বছর। |
বেতন কাঠামো নির্ধারণ করুন
বেতন চালানোর আগে প্রত্যেক কর্মীর একটি বেতন কাঠামো দরকার।
- Payroll → Salary Management (বেতন ব্যবস্থাপনা)-তে ক্লিক করুন। প্রত্যেক কর্মী তাঁর চক্র, আয়, কাটা, নিট বেতন ও বার্ষিক CTC-সহ তালিকাভুক্ত।
- কোনো কর্মীর সারিতে এডিট আইকনে ক্লিক করুন, বা নতুন কারও জন্য Assign Salary Structure (বেতন কাঠামো নির্ধারণ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- Payroll Cycle (বেতন চক্র: Monthly Cycle (মাসিক চক্র) বা Weekly Cycle (সাপ্তাহিক চক্র)) এবং Salary Type (বেতনের ধরন: Fixed (নির্দিষ্ট), Variable (পরিবর্তনশীল) বা Commission Based (কমিশনভিত্তিক)) বেছে নিন।
- Earnings (আয়) পূরণ করুন: মূল বেতন, HRA, যাতায়াত ভাতা, চিকিৎসা ভাতা এবং অন্যান্য ভাতা।
- Deductions (কাটা) পূরণ করুন, যেমন PF, ESI এবং প্রফেশনাল ট্যাক্স। ESI একত্রে বা আলাদাভাবে দেখানো যায়।
- কর্মী তাঁর বার্ষিক কস্ট টু কোম্পানি দেখবেন কি না, তার জন্য Show CTC in Payslip (পে-স্লিপে CTC দেখান) টিক দিন।
- Save Salary Structure (বেতন কাঠামো সেভ করুন) (বা Update Salary Structure (বেতন কাঠামো আপডেট করুন))-এ ক্লিক করুন।
আপনি লেখার সাথে সাথে নিচের মোট অংশে Total Earnings (মোট আয়), Total Deductions (মোট কাটা), Net Take-Home (হাতে পাওয়া নিট) এবং Annual CTC (বার্ষিক CTC) দেখা যায়।
পরামর্শ: আপনি এই ফর্মটি Organization → Employee List (কর্মী তালিকা) থেকেও খুলতে পারেন: কোনো কর্মীর সারির মেনু খুলে Assign / View Salary (বেতন নির্ধারণ / দেখুন)-এ ক্লিক করুন।
মাসিক বেতন চালান
- Payroll → Run Payroll (বেতন চালান)-এ ক্লিক করুন।
- টেবিলের ওপরে মাস ও বছর বাছুন।
- Bulk Generate (একসাথে তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন, একটি Department (বিভাগ) বেছে নিন, মাস ও বছর মিলিয়ে নিন এবং Generate Bulk Payroll (একসাথে বেতন তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন। প্রতিটি বিভাগের জন্য পুনরাবৃত্তি করুন।
শুধু একজনকে বেতন দিতে Add Payroll (বেতন যোগ করুন)-এ ক্লিক করে কর্মী বাছুন।
প্রতিটি বেতনের পেছনের কাজের দিন, লস অফ পে (LOP) দিন, সাপ্তাহিক ছুটি, হলিডে ও বেতনসহ ছুটি দেখতে More Columns (আরও কলাম)-এ ক্লিক করুন।
সংশোধন ও নিষ্পত্তি
- কোনো সংখ্যা বদলাতে কর্মীর বেতনের সারি এডিট করুন। Edit Monthly Payroll (মাসিক বেতন এডিট করুন)-এ খোলা রাখতে Save Draft (ড্রাফট সেভ করুন), অথবা টাকা দেওয়া হয়ে গেলে Settle & Save (নিষ্পত্তি করে সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- অনেকগুলো বেতন দেওয়া হয়েছে বলে চিহ্নিত করতে সারিগুলো টিক দিয়ে Settle Selected (বাছা গুলো নিষ্পত্তি করুন)-এ ক্লিক করুন।
- মাসটি Excel বা PDF হিসেবে ডাউনলোড করতে Export (এক্সপোর্ট) ব্যবহার করুন।
পে-স্লিপ দেখুন ও ডাউনলোড করুন
কর্মীর সারিতে Payslip (পে-স্লিপ)-এ ক্লিক করুন। পে-স্লিপে আপনার লোগো, হাজিরার সারাংশ, আয়, কাটা, যেকোনো রিইমবার্সমেন্ট এবং কথায় নিট বেতন থাকে। এতে অফিস টাইম পলিসি কীভাবে প্রয়োগ হয়েছে তাও দেখা যায়: লেট মার্ক, আগে চলে যাওয়া এবং পলিসি অনুযায়ী কোনো কাটা।
সেভ করতে Download PDF (PDF ডাউনলোড করুন), অথবা Print (প্রিন্ট)-এ ক্লিক করুন। CTC দেখাবেন কি না তা বাছতে Show Annual CTC (বার্ষিক CTC দেখান) / Hide Annual CTC (বার্ষিক CTC লুকান) ব্যবহার করুন।
লগইন থাকা কর্মীরা My Payslips (আমার পে-স্লিপ)-এ নিজের পে-স্লিপ দেখতে পান। দেখুন কর্মী সেলফ-সার্ভিস।
অগ্রিম ও রিইমবার্সমেন্ট
বেতনের অগ্রিম রেকর্ড করুন
- Payroll → Add Advance (অগ্রিম যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- Employee (কর্মী) বাছুন, Amount (পরিমাণ) ও Reason / Description (কারণ / বিবরণ) দিন, এবং Month (মাস) ও Year (বছর) বেছে নিন।
- Save Advance (অগ্রিম সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।
রিইমবার্সমেন্ট রেকর্ড করুন
- Payroll → Add Reimbursement (রিইমবার্সমেন্ট যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- কর্মী বাছুন, পরিমাণ, কারণ, মাস ও বছর দিন।
- Supporting Document / Bill (সহায়ক নথি / বিল)-এর নিচে বিলটি সংযুক্ত করুন (PDF, JPG, PNG বা DOC, সর্বোচ্চ 2 MB)। বিল বাধ্যতামূলক।
- Submit Claim (দাবি জমা দিন)-এ ক্লিক করুন।
অনুমোদন, নিষ্পত্তি ও স্লিপ প্রিন্ট
কর্মীরা মোবাইল অ্যাপ থেকে যেগুলো পাঠান সেগুলোসহ প্রতিটি অগ্রিম ও দাবি দেখতে Payroll → Advances & Reimbursements (অগ্রিম ও রিইমবার্সমেন্ট) খুলুন। কোনো রেকর্ড খুলে Approve (অনুমোদন করুন) বা Reject (প্রত্যাখ্যান করুন) করুন, তারপর টাকা দেওয়া হলে Settle Request (অনুরোধ নিষ্পত্তি করুন) করুন। PDF হিসেবে ডাউনলোড করা যায় এমন রিইমবার্সমেন্ট স্লিপের জন্য Generate Slip (স্লিপ তৈরি করুন)-এ ক্লিক করুন।
Weekly Pay Process (সাপ্তাহিক বেতন প্রক্রিয়া)
যে কর্মীরা সাপ্তাহিক বেতন পান, তাঁদের বেতন কাঠামোয় Payroll Cycle-কে Weekly Cycle-এ সেট করুন। শুধু এই কর্মীরাই এখানে দেখা যান।
- Payroll → Weekly Pay Process-এ ক্লিক করুন।
- সপ্তাহটি বাছুন।
- একজন কর্মীর জন্য Generate Weekly (সাপ্তাহিক তৈরি করুন), অথবা পুরো বিভাগের জন্য Bulk Department (একসাথে বিভাগ) → Run Bulk Process (একসাথে প্রক্রিয়া চালান)-এ ক্লিক করুন।
- একটি Weekly Payslip (সাপ্তাহিক পে-স্লিপ) খুলে PDF ডাউনলোড করুন, Print করুন বা কর্মীকে Send Email (ইমেল পাঠান) করুন।
- টাকা দেওয়া সারিগুলো টিক দিয়ে Settle Selected-এ ক্লিক করুন।
এখনও সমস্যা হচ্ছে? অ্যাপের ভেতরে Help & Support থেকে একটি টিকিট তুলুন, অথবা staffkhata.com/contact-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।