শিফট, রোস্টার ও ওভারটাইম

শিফট আপনার কর্মীদের কাজের সময়, গ্রেস টাইম ও সাপ্তাহিক ছুটি ঠিক করে। রোস্টার বলে কে কোন দিন কোন শিফটে কাজ করবেন, আর ওভারটাইমের নিয়ম ঠিক করে অতিরিক্ত ঘণ্টার টাকা কীভাবে দেওয়া হবে।

একটি শিফট সেটআপ করুন

আপনার ওয়ার্কস্পেস একটি General Shift (সাধারণ শিফট) এবং একটি Night Shift (নাইট শিফট) দিয়ে শুরু হয়। আপনার সময়ের সাথে মেলাতে এগুলো এডিট করুন, বা নতুন শিফট তৈরি করতে Add shift (শিফট যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।

1. Organization (প্রতিষ্ঠান) → Shift Details (শিফটের বিবরণ)-এ ক্লিক করুন।
2. কোনো শিফটের সারির মেনু (⋯) খুলে Edit (এডিট)-এ ক্লিক করুন।
3. Shift name (শিফটের নাম) মিলিয়ে নিন এবং একটি ছোট Code (কোড, যেমন GS) যোগ করুন।
4. Starts (শুরু) এবং Ends (শেষ) সেট করুন। মধ্যরাতের পরে শেষ হওয়া নাইট শিফটকে "ends the next day" (পরের দিন শেষ হয়) হিসেবে চিহ্নিত করা হয়।
5. Late punch-in allowed (দেরিতে পাঞ্চ-ইন অনুমোদিত) এবং Early punch-out allowed (আগে পাঞ্চ-আউট অনুমোদিত) মিনিটে সেট করুন। যেমন, প্রতিটি 15 মিনিট।

সাপ্তাহিক ছুটি যোগ করুন

1. Weekly off (সাপ্তাহিক ছুটি)-র নিচে Add off day (ছুটির দিন যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
2. Day (দিন), Type (ধরন: Full day (পুরো দিন) বা Half day (হাফ-ডে)) এবং Which weeks (কোন সপ্তাহ) বেছে নিন: Every week (প্রতি সপ্তাহ), অথবা মাসের 1ম, 2য়, 3য়, 4র্থ বা শেষ সপ্তাহ।
3. প্রতিটি ছুটির দিনের জন্য এটি পুনরাবৃত্তি করুন। যেমন, প্রতি সপ্তাহে রবিবার এবং 2য় ও 4র্থ সপ্তাহে শনিবার দিলে কর্মীরা মাসে দুটি শনিবার ছুটি পান।
4. Save Changes (পরিবর্তন সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।

এটিকে ডিফল্ট শিফট করুন

শিফটের সারির মেনু খুলে Make default (ডিফল্ট করুন)-এ ক্লিক করুন। এরপর প্রতিটি নতুন কর্মী এই শিফটে শুরু করেন। তালিকায় ডিফল্ট শিফটটি একটি Default (ডিফল্ট) ব্যাজ, তার সময়, গ্রেস ও সাপ্তাহিক ছুটিসহ দেখা যায়।

রোস্টার দিয়ে শিফট নির্ধারণ করুন

Shift Roster (শিফট রোস্টার) হলো একটি ক্যালেন্ডার, যেখানে দিন অনুযায়ী কে কোন শিফটে কাজ করবেন তা থাকে।

1. Time & Leave (সময় ও ছুটি) → Shift Roster-এ ক্লিক করুন। Calendar (ক্যালেন্ডার), Week (সপ্তাহ) এবং Month table (মাসের টেবিল) ভিউয়ের মধ্যে বদলান, এবং কর্মী, বিভাগ বা শিফট দিয়ে ফিল্টার করুন।
2. Assign Shift (শিফট নির্ধারণ করুন)-এ ক্লিক করুন।
3. Who (কে)-এর নিচে একে একে Employees (কর্মী) বাছুন, অথবা পুরো টিম নিতে Departments (বিভাগ) বাছুন।
4. Shift (শিফট) বেছে নিন।
5. When (কখন)-এর নিচে One day (এক দিন), Date range (তারিখের পরিসর) বা Pick dates (তারিখ বাছুন) বেছে নিন এবং তারিখ সেট করুন।
6. Assign Shifts (শিফট নির্ধারণ করুন)-এ ক্লিক করুন।

আপনি যে শিফট নির্ধারণ করেন, তা সেই তারিখ থেকে প্রযোজ্য হয়, যতক্ষণ না আপনি অন্য শিফট নির্ধারণ করেন। Time & Leave → Shift Assignment (শিফট অ্যাসাইনমেন্ট) সরাসরি একই প্যানেল খোলে।

শিফট প্ল্যানার দিয়ে আগে থেকে পরিকল্পনা করুন

একসাথে অনেকজনের জন্য একটি সপ্তাহ বা মাস ভরতে প্ল্যানার বেশি দ্রুত।

1. Time & Leave → Shift Planner (শিফট প্ল্যানার)-এ ক্লিক করুন।
2. Departments বা Employees বাছুন, তারপর একটি From (থেকে) ও To (পর্যন্ত) তারিখ দিন, অথবা This week (এই সপ্তাহ), Next week (পরের সপ্তাহ), This month (এই মাস) বা Next month (পরের মাস)-এ ক্লিক করুন।
3. Pick a shift, then click days (একটি শিফট বাছুন, তারপর দিনগুলোতে ক্লিক করুন)-এর নিচে একটি শিফটে ক্লিক করুন।
4. আলাদা আলাদা দিনে ক্লিক করুন, অথবা একবারে সব কাজের দিন ভরতে Fill range (skip weekly offs) (পরিসর ভরুন, সাপ্তাহিক ছুটি বাদে)-এ ক্লিক করুন। Fill every day (প্রতিদিন ভরুন) সাপ্তাহিক ছুটিও অন্তর্ভুক্ত করে।
5. নিচের বারে Save (সেভ করুন)-এ ক্লিক করুন।

রোস্টারে ফিরে গেলে প্রতিটি পরিকল্পিত দিনে এখন তার শিফট দেখা যায়।

ওভারটাইমের নিয়ম সেট করুন

ওভারটাইমের নিয়ম ঠিক করে বেতনে অতিরিক্ত ঘণ্টার টাকা কীভাবে দেওয়া হবে। আগে Enable Overtime Tracking (ওভারটাইম ট্র্যাকিং চালু করুন) চালু করুন; দেখুন হাজিরার নিয়ম।

1. Organization → Over Time (ওভারটাইম)-এ ক্লিক করুন, তারপর Add Rule (নিয়ম যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
2. একটি Rule name (নিয়মের নাম) দিন, যেমন "Weekday overtime"।
3. Applies to (প্রযোজ্য)-এর নিচে All employees (সব কর্মী) বা Some departments (কিছু বিভাগ) বেছে নিন।
4. Pay as (কীভাবে দেওয়া হবে)-এর নিচে প্রতিটি ওভারটাইম ঘণ্টার টাকা কীভাবে দেওয়া হবে তা বেছে নিয়ে হার দিন:
   • Multiple of pay (বেতনের গুণিতক): যেমন 1.5 × ঘণ্টাপ্রতি বেতন।
   • Percent of pay (বেতনের শতাংশ): যেমন ঘণ্টাপ্রতি বেতনের 150%।
   • Fixed amount (নির্দিষ্ট পরিমাণ): সবার জন্য ঘণ্টাপ্রতি একই পরিমাণ।
5. Minimum overtime (h) (ন্যূনতম ওভারটাইম, ঘণ্টা) এবং Maximum overtime (h) (সর্বোচ্চ ওভারটাইম, ঘণ্টা) সেট করুন। শুধু এই সীমার মধ্যের অতিরিক্ত ঘণ্টাই গণ্য হয়, যেমন 1 থেকে 4 ঘণ্টা।
6. Effective from (কার্যকর হওয়ার তারিখ) সেট করুন, তারপর Add Rule-এ ক্লিক করুন।

এরপর দেখুন কর্মীরা মোবাইল অ্যাপে কীভাবে পাঞ্চ করেন।