কর্মী যোগ ও পরিচালনা করুন
প্ল্যান: সব প্ল্যান
কর্মী যোগ করার তিনটি উপায় আছে: Add Employee (কর্মী যোগ করুন) ফর্ম দিয়ে একবারে একজন, Excel ফাইল থেকে একসাথে অনেকজন, অথবা আমন্ত্রণ পাঠিয়ে, যাতে তাঁরা নিজেরাই নিজেদের তথ্য পূরণ করেন।
কর্মী তালিকা খুলুন
Organization (প্রতিষ্ঠান) → Employee List (কর্মী তালিকা)-তে ক্লিক করুন। Employee Directory (কর্মী ডিরেক্টরি) সবাইকে তাঁদের কোড, বিভাগ, যোগাযোগের তথ্য ও স্ট্যাটাসসহ দেখায়। অন্য দুটি উপায়ের জন্য Add Employee বা তার পাশের তীর (More ways to add, যোগ করার আরও উপায়) ব্যবহার করুন।
একজন কর্মী যোগ করুন
Add employee ফর্মে চারটি ধাপ আছে। তারকা চিহ্নিত ঘরগুলো বাধ্যতামূলক; বাকিগুলো পরে পূরণ করতে পারেন।
ধাপ 1: Personal Info (ব্যক্তিগত তথ্য)
- First Name (নামের প্রথম অংশ), Last Name (পদবি) এবং Work Email (অফিসিয়াল ইমেল) দিন।
- দেশের কোডসহ Contact Number (যোগাযোগ নম্বর) দিন। কর্মী যোগ হওয়ার পর এটি বদলানো যায় না।
- প্রথম Password (পাসওয়ার্ড) সেট করুন। সাইন ইন করার পর কর্মী এটি বদলাতে পারবেন।
- Gender (লিঙ্গ) বেছে নিন, তারপর Next (পরবর্তী)-তে ক্লিক করুন।
ধাপ 2: Employment (চাকরি)
- আপনার কোম্পানির ফরম্যাট থেকে কোড তৈরি করতে Employee Code / ID (কর্মী কোড / আইডি) খালি রাখুন। দেখুন আপনার কোম্পানি সেটআপ করুন।
- Joining Date (যোগদানের তারিখ) মিলিয়ে নিন, তারপর Branch (শাখা), Department (বিভাগ) এবং Designation (পদবি) বেছে নিন।
- System Role (সিস্টেম রোল) বেছে নিন। বেশিরভাগ কর্মী Employee (কর্মী); তাঁরা শুধু নিজের তথ্য দেখেন।
- অন্য কিছু না বাছলে Office Time Policy (অফিস টাইম পলিসি) আপনার ডিফল্ট পলিসি ব্যবহার করে।
- Reporting Manager (রিপোর্টিং ম্যানেজার), EPF number (EPF নম্বর) এবং ESI number (ESI নম্বর) ঐচ্ছিক। Next-এ ক্লিক করুন।
ধাপ 3: Bank & education (ব্যাংক ও শিক্ষা)
বেতন পাঠাতে ব্যাংকের তথ্য ব্যবহার হয়। দুটি অংশই ঐচ্ছিক। Next-এ ক্লিক করুন।
ধাপ 4: Attendance & devices (হাজিরা ও ডিভাইস)
| সেটিং | এটি কী করে |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (হাজিরা ট্র্যাকিং বন্ধ করুন) | এই কর্মীকে হাজিরা ও রিপোর্ট থেকে বাদ রাখে। |
| Enforce geo-fencing (জিও-ফেন্সিং বাধ্যতামূলক করুন) | শুধু তাঁর শাখার জিও-ফেন্সের ভেতরের পাঞ্চই গণ্য হয়। |
| Require Attendance Approval (হাজিরার অনুমোদন প্রয়োজন) | হাজিরা বেতনে যাওয়ার আগে একজন ম্যানেজার অনুমোদন করেন। |
| Devices (ডিভাইস) | যে বায়োমেট্রিক ডিভাইসগুলোতে এই কর্মী পাঞ্চ করতে পারবেন। |
Add employee-এ ক্লিক করুন। নতুন কর্মী তাঁর নিজের কোডসহ তালিকায় দেখা যাবেন।
Excel থেকে কর্মী ইমপোর্ট করুন
- Add Employee-এর পাশের তীরে ক্লিক করুন এবং Import from Excel (Excel থেকে ইমপোর্ট করুন) বেছে নিন।
- Get the template (টেমপ্লেট নিন)-এর নিচে Excel template (বা CSV template)-এ ক্লিক করুন। এতে প্রতিটি কলাম ও তিনটি উদাহরণ সারি আছে।
- উদাহরণগুলোর জায়গায় আপনার কর্মীদের লিখুন, প্রতি সারিতে একজন। হেডারের সারিটি রেখে দিন।
- Upload your file (আপনার ফাইল আপলোড করুন)-এর নিচে ফাইলটি ছেড়ে দিন বা browse (ব্রাউজ)-এ ক্লিক করুন। Excel বা CSV, সর্বোচ্চ 2 MB।
- Import employees (কর্মী ইমপোর্ট করুন)-এ ক্লিক করুন।
যে সারিতে কর্মী কোড নেই, সেগুলো আপনার কোড ফরম্যাট থেকে একটি কোড পায়। কিছু সারি ব্যর্থ হলে Staff Khata সেগুলো Rows that need fixing (যে সারিগুলো ঠিক করতে হবে)-এর নিচে দেখায়। ডাউনলোড করা ফাইলে সেগুলো ঠিক করে ফাইলটি আবার ইমপোর্ট করুন।
পরামর্শ: টেমপ্লেটে পাসওয়ার্ডের কলাম নেই। প্রত্যেক কর্মীর প্রথম পাসওয়ার্ড সেট করতে password নামে একটি কলাম যোগ করুন। এটি না থাকলে একটি সাধারণ ডিফল্ট পাসওয়ার্ড সেট হয়, তাই কর্মীদের সাইন ইন করার পর তা বদলাতে বলুন।
কর্মীদের নিজের তথ্য পূরণের আমন্ত্রণ জানান
কর্মী নিজেই নিজের জন্মতারিখ, ঠিকানা, জরুরি যোগাযোগ এবং ব্যাংকের তথ্য যোগ করেন।
- Add Employee-এর পাশের তীরে ক্লিক করুন এবং Invite Employee (কর্মীকে আমন্ত্রণ জানান) বেছে নিন।
- First Name, Last Name, Email (ইমেল) এবং Phone Number (ফোন নম্বর) পূরণ করুন।
- Department, Designation, Role (রোল), Branch এবং Joining Date বেছে নিন। Reporting Manager ঐচ্ছিক।
- Send Invite (আমন্ত্রণ পাঠান)-এ ক্লিক করুন।
কর্মী ইমেল ও WhatsApp-এ একটি লিংক পান। তিনি সেটি খোলেন, ওয়ান-টাইম কোড দিয়ে নিজেকে যাচাই করেন, নিজের তথ্য পূরণ করেন, পাসওয়ার্ড সেট করেন এবং Complete onboarding (অনবোর্ডিং সম্পূর্ণ করুন)-এ ক্লিক করেন। লিংকটি 7 দিন কাজ করে।
একজন কর্মীকে পরিচালনা করুন
যেকোনো কর্মীর সারির মেনু (⋯) খুলে আপনি করতে পারেন:
- Edit Employee (কর্মী এডিট করুন): তাঁর তথ্য বদলান।
- Assign / View Salary (বেতন নির্ধারণ / দেখুন): তাঁর বেতন কাঠামো সেট করুন। দেখুন বেতন ও স্যালারি।
- Biometric enrollment (বায়োমেট্রিক এনরোলমেন্ট): Realtime বায়োমেট্রিক ডিভাইসে তাঁর ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা কার্ড নথিভুক্ত করুন। দেখুন বায়োমেট্রিক ডিভাইস।
- Update Password (পাসওয়ার্ড আপডেট করুন): তাঁর জন্য নতুন পাসওয়ার্ড সেট করুন।
- Disable Mobile Punch (মোবাইল পাঞ্চ বন্ধ করুন) / Enable Mobile Punch (মোবাইল পাঞ্চ চালু করুন): তিনি সেলফি ও লোকেশন দিয়ে Staff Khata মোবাইল অ্যাপ থেকে পাঞ্চ করতে পারবেন কি না তা নিয়ন্ত্রণ করুন। নতুন কর্মীদের জন্য মোবাইল পাঞ্চ চালু থাকে; যাঁদের শুধু বায়োমেট্রিক ডিভাইসে পাঞ্চ করা উচিত, তাঁদের জন্য এটি বন্ধ করুন।
কোনো কর্মীকে নিষ্ক্রিয় করতে তালিকার Status (স্ট্যাটাস) সুইচ ব্যবহার করুন। নিষ্ক্রিয় কর্মীরা সাইন ইন করতে পারেন না এবং হাজিরায় দেখা যান না।
প্ল্যান প্রয়োজন: ওয়েব ও মোবাইল অ্যাপে কর্মী লগইন, মোবাইল পাঞ্চ ও সেলফ-অনবোর্ডিংসহ, উচ্চতর প্ল্যান চাইতে পারে। প্রতিটি নতুন কোম্পানি সব কিছু আনলক করা 15 দিনের ট্রায়াল পায়। বর্তমান প্ল্যানের জন্য Billing & Plan (বিলিং ও প্ল্যান) দেখুন।
এরপর শিফট, রোস্টার ও ওভারটাইম সেটআপ করুন।
এখনও সমস্যা হচ্ছে? অ্যাপের ভেতরে Help & Support থেকে একটি টিকিট তুলুন, অথবা staffkhata.com/contact-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।