শুরু করার আগে
প্ল্যান: সব প্ল্যান
এই অধ্যায়ে বলা হয়েছে Staff Khata কী, সাইন আপ করার আগে আপনার কী কী দরকার এবং কে কী দেখতে পান। একবার পড়ে নিন, তারপর আপনার কোম্পানি সেটআপ করতে অধ্যায়গুলো ক্রমানুসারে অনুসরণ করুন।
Staff Khata কী করে
Staff Khata আপনার পুরো টিমের হাজিরা, ছুটি, বেতন এবং HR এক জায়গায় রাখে। কর্মীরা তাঁদের ফোন থেকে সেলফি ও লোকেশনসহ পাঞ্চ করেন, অথবা দরজার পাশে রাখা Realtime বায়োমেট্রিক মেশিনে পাঞ্চ করেন। এরপর Staff Khata আপনার অফিসের নিয়ম, যেমন গ্রেস টাইম, হাফ-ডে এবং লেট মার্ক, প্রয়োগ করে, ফলে আপনি রিয়েল টাইমে দেখতে পান কে উপস্থিত, কে দেরিতে এসেছেন এবং কে অনুপস্থিত। সেই হাজিরা থেকে এটি ছুটির ব্যালান্স, বেতন ও পে-স্লিপ এবং সরকারি রেজিস্টারসহ তিরিশটিরও বেশি রিপোর্ট তৈরি করে। অ্যাপ না খুলেই আপনি WhatsApp-এ প্রতিদিনের সারাংশ পেতে পারেন।
আপনার যা দরকার
- আপডেটেড ওয়েব ব্রাউজারসহ একটি কম্পিউটার। Chrome, Edge বা Safari-র সর্বশেষ সংস্করণ ব্যবহার করুন। ওয়েব অ্যাপটি https://attendance.staffkhata.com ঠিকানায় আছে। এখানেই আপনি কোম্পানি সেটআপ করবেন এবং বেতন ও রিপোর্ট চালাবেন।
- ইন্টারনেট সংযোগ কম্পিউটারে, এবং যে ফোন বা মেশিন থেকে পাঞ্চ পাঠানো হয় তাতেও।
- Staff Khata মোবাইল অ্যাপ Android বা iOS-এ, যে কর্মীরা ফোন থেকে পাঞ্চ করবেন তাঁদের জন্য। তাঁদের লোকেশন চালু রাখতে হবে এবং সেলফির জন্য চালু ক্যামেরা লাগবে।
- Realtime বায়োমেট্রিক ডিভাইস, যদি আপনি চান কর্মীরা ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা কার্ড মেশিনে পাঞ্চ করুন। Staff Khata শুধুমাত্র Realtime বায়োমেট্রিক ডিভাইসের সাথেই কাজ করে।
- একটি অফিসিয়াল ইমেল এবং একটি মোবাইল নম্বর যেখানে কোড আসতে পারে। সাইন আপের সময় অ্যাকাউন্ট যাচাই করতে আপনি দুটোই ব্যবহার করবেন।
চারটি রোল
Staff Khata-তে প্রত্যেক ব্যক্তির একটি রোল থাকে। সাইন ইন করার পর তিনি কোন কোন স্ক্রিন দেখবেন, তা রোল ঠিক করে।
| রোল | কার জন্য | তাঁরা কী দেখেন |
|---|---|---|
| Admin (অ্যাডমিন) | মালিক বা অফিস প্রধান | সবকিছু: কোম্পানি সেটআপ, কর্মী, ডিভাইস, হাজিরা, ছুটি, বেতন, রিপোর্ট, বিলিং এবং ইন্টিগ্রেশন। |
| HR (এইচআর) | আপনার HR বা অ্যাকাউন্টস কর্মী | কর্মী, হাজিরা, ছুটি ও বেতনের দৈনন্দিন কাজের জন্য Admin-এর মতোই অ্যাডমিন স্ক্রিন। শুধু Admin প্ল্যান ব্যাজ ও আপগ্রেড দেখতে পান। |
| Manager (ম্যানেজার) | একজন টিম লিড | My Team (আমার টিম), Team Attendance (টিমের হাজিরা) এবং Team Leaves (টিমের ছুটি), নিজের টিমের অনুরোধ অনুমোদন করার জন্য। Pro HRMS অ্যাড-অন লাগে। |
| Employee (কর্মী) | প্রত্যেক কর্মী | ওয়েবে ও মোবাইল অ্যাপে নিজের ড্যাশবোর্ড, হাজিরা, ছুটি, পে-স্লিপ এবং প্রোফাইল। |
কাউকে Add Employee (কর্মী যোগ করুন)-এ যোগ করার সময় আপনি রোল বেছে নেন। একটি Branch Admin (শাখা অ্যাডমিন) রোলও আছে। Branch Admin অ্যাডমিন স্ক্রিনে কাজ করেন, কিন্তু শাখা পরিচালনা করতে পারেন না এবং শুধু Employee রোলের লোকদের যোগ করতে পারেন।
প্ল্যান, ট্রায়াল এবং অ্যাড-অন
প্রতিটি নতুন কোম্পানি সব ফিচার আনলক করা 15 দিনের ট্রায়াল দিয়ে শুরু হয়। ট্রায়াল শেষ হলে আপনার অ্যাকাউন্ট নিজে থেকেই এন্ট্রি প্ল্যানে চলে যায়। আপনি যেকোনো সময় আপগ্রেড করতে পারেন।
- প্ল্যান আলাদা হয় আপনি কতজন ইউজার ও কতগুলো বায়োমেট্রিক ডিভাইস রাখতে পারবেন এবং কোন কোন ফিচার অন্তর্ভুক্ত, তার ভিত্তিতে। ছুটি, হলিডে, ওভারটাইম, বেতন, কর্মী লগইন, অ্যাডভান্সড রিপোর্ট এবং একাধিক শিফট নিচের প্ল্যানে লক থাকতে পারে।
- অ্যাড-অন হলো প্ল্যানের ওপরে কেনা অতিরিক্ত মডিউল: Pro HRMS (ম্যানেজার অনুমোদন, কোম্পানি ফিড, অর্গ ট্রি, সম্পদ এবং আরও অনেক কিছু) এবং Journey Tracker (ফিল্ড কর্মীদের লাইভ ট্র্যাকিং)। অ্যাড-অন চালু হলেই কেবল এদের মেনু দেখা যায়।
লক করা ফিচারের পাশে মেনুতে একটি লক আইকন দেখা যায়। বর্তমান দাম এবং প্রতিটি প্ল্যানে কী আছে তা দেখতে Billing & Plan (বিলিং ও প্ল্যান) দেখুন।
প্ল্যান প্রয়োজন: এই নির্দেশিকার কোনো ফিচার যদি আপনার অ্যাকাউন্টে লক দেখায়, তবে তার জন্য উচ্চতর প্ল্যান বা অ্যাড-অন দরকার। দেখুন প্ল্যান, বিলিং ও সহায়তা।
এই নির্দেশিকা কীভাবে সাজানো
অধ্যায়গুলো সেই ক্রমেই সাজানো, যে ক্রমে আপনি সবকিছু সেটআপ করবেন। ওপর থেকে শুরু করে নিচের দিকে এগিয়ে যান।
- সাইন আপ ও প্রথম লগইন
- কোম্পানি সেটআপ
- হাজিরার নিয়ম
- কর্মী
- শিফট ও ওভারটাইম
- মোবাইল পাঞ্চ
- বায়োমেট্রিক ডিভাইস
- দৈনিক হাজিরা
- ছুটি ও হলিডে
- বেতন
- রিপোর্ট
- WhatsApp ও ইন্টিগ্রেশন
- কর্মী সেলফ-সার্ভিস
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- প্ল্যান, বিলিং ও সহায়তা
- প্রশ্নোত্তর ও সমস্যা সমাধান
পরামর্শ: এই নির্দেশিকার স্ক্রিনশটে একটি কাল্পনিক উদাহরণ কোম্পানি, Sharma Textiles Pvt Ltd, দেখানো হয়েছে। আপনার স্ক্রিনে আপনার নিজের কোম্পানির নাম ও সংখ্যা দেখা যাবে।
এখনও সমস্যা হচ্ছে? অ্যাপের ভেতরে Help & Support থেকে একটি টিকিট তুলুন, অথবা staffkhata.com/contact-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।