ছুটির ধরন, ছুটির অনুরোধ ও হলিডে
প্ল্যান: ছুটি ও হলিডেসহ প্ল্যান
আপনার কর্মীরা কোন কোন ধরনের ছুটি নিতে পারবেন এবং আপনার হলিডে তালিকা একবার সেট করুন। তারপর ছুটির অনুরোধ, ব্যালান্স ও হলিডে নিজে থেকেই হাজিরা ও বেতনে চলে যায়।
প্ল্যান প্রয়োজন: ছুটি ব্যবস্থাপনা ও হলিডে নিচের প্ল্যানে লক থাকতে পারে। মেনুতে লক দেখালে বর্তমান দাম ও প্ল্যানের জন্য Billing & Plan (বিলিং ও প্ল্যান) দেখুন।
ছুটির ধরন নির্ধারণ করুন
ক্যাজুয়াল, সিক, আর্নড ও মাতৃত্বকালীন ছুটি আপনার জন্য আগে থেকেই সেট করা আছে। এগুলো এডিট করুন বা নিজের ধরন যোগ করুন।
- Organization (প্রতিষ্ঠান) → Define Leave (ছুটি নির্ধারণ)-এ ক্লিক করুন। Leave types (ছুটির ধরন) তালিকায় প্রতিটি ধরনের কোড, বছরে কত দিন, অব্যবহৃত দিনের কী হয় এবং অনুমোদন লাগে কি না দেখা যায়।
- Add Leave Type (ছুটির ধরন যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- ফর্মটি পূরণ করুন:
| সেটিং | এটি কী করে |
|---|---|
| Name (নাম) ও Code (কোড) | যেমন "Compensatory Off" ও "CO"। দুটোই বাধ্যতামূলক। |
| Days per year (বছরে দিন) | প্রত্যেক কর্মী বছরে কত দিন পান। |
| Carry forward unused days (অব্যবহৃত দিন ক্যারি ফরওয়ার্ড) | চালু: না নেওয়া দিন পরের বছরে যায়। বন্ধ: বছর শেষে বাতিল হয়ে যায়। |
| Needs approval (অনুমোদন প্রয়োজন) | চালু: রিপোর্টিং ম্যানেজার বা HR-কে প্রতিটি অনুরোধ অনুমোদন করতে হবে। |
| Colour (রং) | ক্যালেন্ডার ও ছুটির ব্যাজে দেখা যায়। |
- Add Leave Type-এ ক্লিক করুন।
কোনো ধরন বদলাতে বা মুছতে তার সারিতে Edit (এডিট) বা Delete (মুছে ফেলুন) ব্যবহার করুন।
ছুটির ব্যালান্স দেখুন (Leave Opening Entry)
- Time & Leave (সময় ও ছুটি) → Leave Opening Entry (ছুটির প্রারম্ভিক এন্ট্রি)-তে ক্লিক করুন।
- প্রত্যেক কর্মী ও ছুটির ধরনের জন্য আপনি Allowed (অনুমোদিত), Used (ব্যবহৃত) ও Left (বাকি) দিন এবং Total left (মোট বাকি) দেখতে পান।
- ওপরে বাঁদিকে আর্থিক বছর বদলান, অথবা ছুটির ধরন, শাখা, বিভাগ বা কর্মী দিয়ে ফিল্টার করুন। টেবিলটি ডাউনলোড করতে Export (এক্সপোর্ট)-এ ক্লিক করুন।
কর্মীরা কীভাবে ছুটির আবেদন করেন
কর্মীরা নিজের ইমেল ও পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করেন, ওয়েবে https://attendance.staffkhata.com-এ বা Staff Khata অ্যাপে (Leave (ছুটি) ট্যাব)। তাঁরা Apply Leave (ছুটির আবেদন) খোলেন, প্রতিটি ছুটির ধরনের ব্যালান্স দেখেন, ধরন ও তারিখ বাছেন, কারণ লেখেন এবং পাঠিয়ে দেন। তারপর অনুরোধটি অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে।
কর্মীর হয়ে ছুটির আবেদন করুন
কেউ অসুস্থ হয়ে ফোন করলে বা অ্যাপ ব্যবহার না করলে এটি কাজে লাগে।
- Time & Leave → Leave Application (ছুটির আবেদন)-এ ক্লিক করুন।
- Apply leave (ছুটির আবেদন করুন)-এ ক্লিক করুন।
- Employee (কর্মী), তারপর Leave type (ছুটির ধরন) বেছে নিন। প্রতিটি ধরনের পাশে বাকি দিন দেখানো হয়।
- One day (এক দিন), Half a day (অর্ধেক দিন) বা Several days (কয়েক দিন) বেছে নিন এবং তারিখ বা তারিখগুলো বাছুন।
- একটি Reason (কারণ) যোগ করুন। Also notify (এঁদেরও জানান)-এর নিচে জানানোর জন্য লোক বাছতে পারেন।
- Apply leave-এ ক্লিক করুন।
ছুটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করুন
- Time & Leave → Leave Application-এ ক্লিক করুন। Leave requests (ছুটির অনুরোধ) Pending (অপেক্ষমাণ)-এ খোলে।
- কোনো অনুরোধে Review (পর্যালোচনা)-তে ক্লিক করুন। ছুটির ধরন, তারিখ, দিন ও কারণ মিলিয়ে নিন।
- Approve (অনুমোদন করুন) বা Reject (প্রত্যাখ্যান করুন)-এ ক্লিক করে নিশ্চিত করুন।
Approved (অনুমোদিত), Rejected (প্রত্যাখ্যাত) এবং All (সব) ট্যাবে ইতিহাস থাকে। পরে কোনো অনুরোধের বিবরণ থেকে সিদ্ধান্ত বদলাতেও পারেন।
আপনার হলিডে যোগ করুন
হলিডে ক্যালেন্ডারে দেখা যায় এবং হাজিরার রিপোর্টে ব্যবহার হয়। শুরু করার সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো আপনার তালিকা ইমপোর্ট করা।
স্প্রেডশিট থেকে ইমপোর্ট করুন
- Organization → Define Holiday (হলিডে নির্ধারণ)-এ ক্লিক করুন।
- Import (ইমপোর্ট)-এ ক্লিক করুন।
- Need A Template (টেমপ্লেট দরকার)-এর নিচে একটি নমুনা ডাউনলোড করতে CSV বা Excel-এ ক্লিক করুন। এতে তিনটি কলাম আছে: Holiday Name (হলিডের নাম), Type (ধরন: Full Day বা Half Day) এবং Date (তারিখ, DD-MM-YYYY)।
- এটি পূরণ করুন, তারপর ফাইলটি বাক্সে টেনে আনুন বা ব্রাউজ করতে ক্লিক করুন। 2 MB পর্যন্ত CSV, XLS ও XLSX ফাইল চলে।
- Import-এ ক্লিক করুন। আপনার সব হলিডে একসাথে যোগ হয়ে যায়।
একটি হলিডে যোগ করুন
- Define Holiday-এ Add Holiday (হলিডে যোগ করুন)-এ ক্লিক করুন।
- Name (নাম) দিন, Date (তারিখ) বাছুন এবং Full day (পুরো দিন) বা Half day (অর্ধেক দিন) বেছে নিন। Description (বিবরণ) ঐচ্ছিক।
- Add Holiday-এ ক্লিক করুন।
তালিকা দেখতে Upcoming (আসন্ন), Past (অতীত) ও All ট্যাব ব্যবহার করুন, এবং কোনো সারি বদলাতে তাতে Edit বা Delete ব্যবহার করুন।
এখনও সমস্যা হচ্ছে? অ্যাপের ভেতরে Help & Support থেকে একটি টিকিট তুলুন, অথবা staffkhata.com/contact-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।