Staff Khata Benutzerhandbuch

Schritt-für-Schritt-Hilfe zu allen Bereichen von Staff Khata, mit Screenshots: Einrichtung Ihres Unternehmens, Anwesenheit, Urlaub, Gehaltsabrechnung, Berichte, die Mobile-App und die Add-ons.

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Bevor Sie beginnen

Was Staff Khata kann, was Sie brauchen, die vier Benutzerrollen, wie Pläne und die 15-tägige Testphase funktionieren und wie dieses Handbuch aufgebaut ist.

Plan: Alle Pläne

Registrierung und erste Anmeldung

Registrieren Sie Ihr Unternehmen bei Staff Khata, bestätigen Sie E-Mail und Telefon, melden Sie sich an, wählen Sie Sprache und Layout und setzen Sie Passwörter zurück.

Plan: Alle Pläne

Unternehmen, Filialen und Abteilungen einrichten

Hinterlegen Sie Profil, Logo und GST-Nummer, legen Sie das Format der Personalnummern fest und erstellen Sie Filialen mit Geofencing, Abteilungen und Positionen.

Plan: Alle Pläne

Anwesenheitsregeln und Arbeitszeitrichtlinie

Legen Sie Kulanzzeit, halbe Tage, Verspätungen und Geofencing fest, damit Staff Khata die Anwesenheit so erfasst, wie Ihr Büro arbeitet.

Plan: Alle Pläne

Mitarbeitende hinzufügen und verwalten

Fügen Sie Personal einzeln hinzu, importieren Sie viele aus Excel oder laden Sie sie ein, ihre Daten selbst einzutragen. Danach mobiles Stempeln und Gehälter einrichten.

Plan: Alle Pläne

Schichten, Dienstplan und Überstunden

Erstellen Sie Schichten mit Kulanzzeit und Ruhetagen, planen Sie mit Dienstplan und Schichtplaner, wer wann arbeitet, und legen Sie die Vergütung von Überstunden fest.

Plan: Alle Pläne

Mobile-App: Einstempeln

Mitarbeitende stempeln in der Staff Khata App mit Selfie und GPS-Standort ein und aus. Admins schalten mobiles Stempeln pro Person ein und prüfen GPS-Stempelungen.

Plan: Pläne mit Mitarbeiter-Login

Realtime-Biometriegerät verbinden

Fügen Sie ein Realtime-Biometriegerät per Seriennummer hinzu, übertragen Sie Personal, registrieren Sie Fingerabdrücke oder Karten und holen Sie Stempelungen ab.

Plan: Alle Pläne

Tägliche Anwesenheit verwalten

Sehen Sie, wer heute da ist, filtern Sie Verspätete, Abwesende und GPS-Stempelungen, genehmigen und korrigieren Sie Stempelungen und bearbeiten Sie Korrekturanträge.

Plan: Alle Pläne

Urlaubsarten, Urlaubsanträge und Feiertage

Richten Sie Urlaubsarten mit Übertrag und Genehmigung ein, prüfen Sie Guthaben, beantragen und genehmigen Sie Urlaub und erstellen Sie Ihren Feiertagskalender.

Plan: Pläne mit Urlaub und Feiertagen

Gehaltsabrechnung, Lohnzettel und Vorschüsse

PF, ESI und Gehaltszyklus festlegen, Gehaltsstrukturen zuweisen, monatlich oder wöchentlich aus der Anwesenheit abrechnen, Lohnzettel teilen und Vorschüsse verfolgen.

Plan: Pläne mit Gehaltsabrechnung

Anwesenheitsberichte und behördliche Register

Finden Sie jeden Anwesenheitsbericht schnell, sehen Sie Tages- und Monatsübersichten, drucken Sie Register wie Form 25 und exportieren Sie nach Excel oder PDF.

Plan: Alle Pläne

WhatsApp-Benachrichtigungen und Integrationen

Erhalten Sie tägliche und monatliche Übersichten per WhatsApp, senden Sie Meldungen über Ihr eigenes WhatsApp Business- oder SMS-Konto und binden Sie andere Tools an.

Plan: Alle Pläne

Mitarbeiter-Self-Service im Web und mobil

Was Mitarbeitende mit ihrem Login tun können: mit Selfie einstempeln, Anwesenheit sehen, Korrekturen beantragen, Urlaub beantragen und Lohnzettel herunterladen.

Plan: Pläne mit Mitarbeiter-Login

Journey Tracker (Add-on)

Verfolgen Sie Außendienstpersonal live, sehen Sie jeden Kundenstopp mit Notizen und Belegen und spielen Sie jede Fahrt mit Staff Khata Journey Tracker auf der Karte ab.

Plan: Add-on Journey Tracker

Pro HRMS (Add-on)

Unternehmens-Feed, Organigramm, Stellenempfehlungen, tägliche Updates, Inventar, Richtlinien, HR-Support und ein Manager-Bereich in Staff Khata Pro HRMS.

Plan: Add-on Pro HRMS

Pläne, Abrechnung und Support

Ihr Staff Khata-Plan und seine Grenzen, Upgrades und Add-ons, Einmalzahlung oder Autopay, Rechnungen herunterladen und Support-Tickets erstellen.

Plan: Alle Pläne

FAQ und Fehlerbehebung

Antworten auf häufige Fragen zu Staff Khata, Lösungen für Stempel- und Geräteprobleme, wer in welcher Rolle was darf und welcher Plan für welche Funktion nötig ist.

Plan: Alle Pläne