Es gibt drei Wege, Mitarbeitende hinzuzufügen: einzeln mit dem Formular Add Employee (Mitarbeiter hinzufügen), viele auf einmal aus einer Excel-Datei oder per Einladung, damit sie ihre Daten selbst eintragen.

Mitarbeiterliste öffnen

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Employee List (Mitarbeiterliste). Das Employee Directory (Mitarbeiterverzeichnis) zeigt alle mit Personalnummer, Abteilung, Kontaktdaten und Status. Für die beiden anderen Wege verwenden Sie Add Employee (Mitarbeiter hinzufügen) oder den Pfeil daneben (More ways to add (Weitere Möglichkeiten zum Hinzufügen)).

Einzelne Mitarbeitende hinzufügen

Das Formular Add employee (Mitarbeiter hinzufügen) hat vier Schritte. Mit Stern markierte Felder sind Pflichtfelder; den Rest können Sie später ausfüllen.

Schritt 1: Personal Info (Persönliche Daten)

Geben Sie First Name (Vorname), Last Name (Nachname) und Work Email (geschäftliche E-Mail) ein.
Geben Sie die Contact Number (Kontaktnummer) mit Ländervorwahl ein. Sie kann nach dem Hinzufügen nicht mehr geändert werden.
Legen Sie ein erstes Password (Passwort) fest. Die Person kann es nach der Anmeldung ändern.
Wählen Sie Gender (Geschlecht) und klicken Sie dann auf Next (Weiter).

Schritt 2: Employment (Beschäftigung)

Lassen Sie Employee Code / ID (Personalnummer / ID) leer, um eine Nummer nach Ihrem Unternehmensformat zu erzeugen. Siehe Unternehmen einrichten.
Prüfen Sie das Joining Date (Eintrittsdatum) und wählen Sie dann Branch (Filiale), Department (Abteilung) und Designation (Position).
Wählen Sie die System Role (Systemrolle). Die meisten sind Employee (Mitarbeiter); sie sehen nur ihre eigenen Daten.
Office Time Policy (Arbeitszeitrichtlinie) verwendet Ihre Standardrichtlinie, sofern Sie keine andere wählen.
Reporting Manager (Vorgesetzte Person), EPF number (EPF-Nummer) und ESI number (ESI-Nummer) sind optional. Klicken Sie auf Next (Weiter).

Schritt 3: Bank & education (Bank und Ausbildung)

Die Bankdaten werden für Gehaltszahlungen verwendet. Beide Abschnitte sind optional. Klicken Sie auf Next (Weiter).

Schritt 4: Attendance & devices (Anwesenheit und Geräte)

Einstellung	Funktion
Disable Attendance Tracking (Anwesenheitserfassung deaktivieren)	Nimmt diese Person von Anwesenheit und Berichten aus.
Enforce geo-fencing (Geofencing erzwingen)	Stempelungen zählen nur innerhalb des Geofence ihrer Filiale.
Require Attendance Approval (Anwesenheitsgenehmigung erforderlich)	Eine Führungskraft genehmigt die Anwesenheit, bevor sie in die Gehaltsabrechnung geht.
Devices (Geräte)	Die Biometriegeräte, an denen diese Person stempeln kann.

Klicken Sie auf Add employee (Mitarbeiter hinzufügen). Die neue Person erscheint mit ihrer eigenen Personalnummer in der Liste.

Mitarbeitende aus Excel importieren

Klicken Sie auf den Pfeil neben Add Employee (Mitarbeiter hinzufügen) und wählen Sie Import from Excel (Aus Excel importieren).
Klicken Sie unter Get the template (Vorlage herunterladen) auf Excel template (Excel-Vorlage) oder CSV template (CSV-Vorlage). Sie enthält alle Spalten und drei Beispielzeilen.
Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre Mitarbeitenden, eine Person pro Zeile. Behalten Sie die Kopfzeile bei.
Ziehen Sie die Datei unter Upload your file (Datei hochladen) in das Feld oder klicken Sie auf browse (durchsuchen). Excel oder CSV, bis 2 MB.
Klicken Sie auf Import employees (Mitarbeiter importieren).

Zeilen ohne Personalnummer erhalten eine Nummer nach Ihrem Format. Wenn einige Zeilen fehlschlagen, listet Staff Khata sie unter Rows that need fixing (Zu korrigierende Zeilen) auf. Korrigieren Sie sie in der heruntergeladenen Datei und importieren Sie diese Datei erneut.

Tipp: Die Vorlage hat keine Passwortspalte. Fügen Sie eine Spalte namens password hinzu, um das erste Passwort jeder Person festzulegen. Ohne diese Spalte wird ein Standardpasswort gesetzt. Bitten Sie das Personal daher, es nach der Anmeldung zu ändern.

Mitarbeitende einladen, ihre Daten selbst einzutragen

Die Person trägt Geburtsdatum, Adresse, Notfallkontakt und Bankdaten selbst ein.

Klicken Sie auf den Pfeil neben Add Employee (Mitarbeiter hinzufügen) und wählen Sie Invite Employee (Mitarbeiter einladen).
Füllen Sie First Name (Vorname), Last Name (Nachname), Email (E-Mail) und Phone Number (Telefonnummer) aus.
Wählen Sie Department (Abteilung), Designation (Position), Role (Rolle), Branch (Filiale) und Joining Date (Eintrittsdatum). Reporting Manager (Vorgesetzte Person) ist optional.
Klicken Sie auf Send Invite (Einladung senden).

Die Person erhält einen Link per E-Mail und über WhatsApp. Sie öffnet ihn, bestätigt sich mit dem Einmalcode, trägt ihre Daten ein, legt ein Passwort fest und klickt auf Complete onboarding (Onboarding abschließen). Der Link ist 7 Tage gültig.

Mitarbeitende verwalten

Öffnen Sie bei einer Person das Zeilenmenü (⋯), um:

Edit Employee (Mitarbeiter bearbeiten): ihre Daten zu ändern.
Assign / View Salary (Gehalt zuweisen / anzeigen): ihre Gehaltsstruktur festzulegen. Siehe Gehaltsabrechnung und Gehälter.
Biometric enrollment (Biometrische Registrierung): ihren Fingerabdruck oder ihre Karte an einem Realtime-Biometriegerät zu registrieren. Siehe Biometriegeräte.
Update Password (Passwort aktualisieren): ein neues Passwort für sie festzulegen.
Disable Mobile Punch (Mobiles Stempeln deaktivieren) / Enable Mobile Punch (Mobiles Stempeln aktivieren): festzulegen, ob sie über die Staff Khata Mobile-App mit Selfie und Standort stempeln kann. Mobiles Stempeln ist für neue Mitarbeitende eingeschaltet; schalten Sie es für Personal ab, das nur an einem Biometriegerät stempeln soll.

Mit dem Schalter Status in der Liste setzen Sie eine Person auf inaktiv. Inaktive Mitarbeitende können sich nicht anmelden und werden in der Anwesenheit ausgeblendet.

Plan erforderlich: Der Mitarbeiter-Login im Web und in der Mobile-App, einschließlich mobilem Stempeln und Self-Onboarding, kann einen höheren Plan erfordern. Jedes neue Unternehmen erhält eine 15-tägige Testphase mit allen Funktionen. Aktuelle Pläne finden Sie unter Billing & Plan (Abrechnung und Plan).

Richten Sie als Nächstes Schichten, Dienstplan und Überstunden ein.

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

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