Bevor Sie Personal hinzufügen, teilen Sie Staff Khata die Angaben zu Ihrem Unternehmen mit. Ihr Profil, das Format der Personalnummern, Filialen und Abteilungen werden in jedem Bericht, jeder Gehaltsabrechnung und jeder Stempelung verwendet.

Unternehmensprofil ausfüllen

Ihr Logo, Ihr Name und Ihre Steuernummer werden auf Berichten und Gehaltsabrechnungen gedruckt. Legen Sie sie daher zuerst fest.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Company (Unternehmen). Die Seite Company Settings (Unternehmenseinstellungen) öffnet sich auf dem Reiter Company Profile (Unternehmensprofil).
Oben zeigt Organization Info (Organisationsinfo) Ihre Corporate ID (Unternehmens-ID) und Workspace URL (Arbeitsbereich-URL). Diese können Sie nicht ändern.
Klicken Sie unter Company Logo (Firmenlogo) auf Upload Logo (Logo hochladen) und wählen Sie eine quadratische PNG-, JPG- oder GIF-Datei unter 2 MB (200 × 200 px eignet sich gut).
Prüfen Sie den Company Name (Firmennamen) und geben Sie dann Ihre Official Tax / Registration No. (Steuer- / Registriernummer) ein, etwa Ihre GST-Nummer.
Fügen Sie Ihre Company Website (Unternehmenswebsite) hinzu. Beginnen Sie sie mit https://.
Scrollen Sie zu Company Address (Firmenadresse). Tragen Sie Straße, Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl jeweils in ein eigenes Feld ein, damit sie auf Dokumenten korrekt gedruckt werden.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Hinweis: Corporate Email (Unternehmens-E-Mail) ist Ihre Admin-Anmelde-E-Mail und kann hier nicht geändert werden.

Format der Personalnummern wählen

Staff Khata vergibt jedem neuen Mitarbeitenden automatisch eine Personalnummer. Wählen Sie ein kurzes, gut lesbares Format.

Öffnen Sie unter Company Settings (Unternehmenseinstellungen) den Reiter Employee codes (Personalnummern).
Stellen Sie die folgenden Felder ein. Das Feld Live Generated Code Preview (Live-Vorschau der Nummer) aktualisiert sich während der Eingabe.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Einstellung	Funktion
Prefix (Präfix)	Buchstaben am Anfang, etwa `ST` oder `EMP`.
Separator / Delimiter (Trennzeichen)	Bindestrich, Schrägstrich, Unterstrich, Punkt oder keines.
Include Year (Jahr einfügen)	Fügt das Jahr hinzu (`2026` oder `26`) oder None (Keines).
Number of Digits (Anzahl der Stellen)	Wie viele Stellen die Nummer hat, von 2 bis 6.
Starting / Next Number (Start- / nächste Nummer)	Die Nummer, die der nächste neue Mitarbeitende erhält.

Tipp: Nummern werden nur für neue Mitarbeitende erzeugt. Bestehende Nummern bleiben unverändert.

Lokalisierung prüfen

Öffnen Sie den Reiter Localization (Lokalisierung). Currency Standard (Währung), Timezone (Zeitzone), Date Display Format (Datumsformat) und Interface Language (Oberflächensprache) sind bei der Registrierung auf Indien eingestellt. Ändern Sie sie nur, wenn Ihr Unternehmen anders arbeitet, und klicken Sie dann auf Save Changes (Änderungen speichern).

Reiter Payroll & Tax

Der Reiter Payroll & Tax (Gehaltsabrechnung und Steuern) enthält Ihren Gehaltszyklus (Start- und Endtag), die Einstellungen für PF, ESI und Abfindung sowie Ihr Geschäftsjahr. Diese werden unter Gehaltsabrechnung und Gehälter erklärt.

Filialen hinzufügen

Filialen sind Ihre Büro- oder Fabrikstandorte. Jede Filiale kann einen eigenen Geofence haben, sodass das Personal nur in der Nähe seines Arbeitsortes einstempeln kann.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Branch (Filiale). Ihr Arbeitsbereich hat bereits eine Main Branch (Hauptfiliale).
Öffnen Sie das Zeilenmenü (⋯) und klicken Sie auf Edit (Bearbeiten).
Geben Sie einen eindeutigen Branch name (Filialnamen), einen kurzen Code (zum Beispiel NOI-HQ) und die Address (Adresse) ein.
Schalten Sie Primary branch (Hauptfiliale) ein, wenn neues Personal standardmäßig hier angelegt werden soll.
Schalten Sie Geo-fencing (Geofencing) ein. Legen Sie dann den Standort fest: Klicken Sie auf Locate me (Meinen Standort finden), geben Sie Latitude (Breitengrad) und Longitude (Längengrad) ein oder klicken Sie auf die Karte, um eine Markierung zu setzen.
Geben Sie den Radius (m) ein: wie weit das Personal von der Markierung entfernt sein darf und trotzdem einstempeln kann.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Um einen weiteren Standort hinzuzufügen, klicken Sie auf Add branch (Filiale hinzufügen), füllen dieselben Felder aus und klicken auf Add branch.

Tipp: Verwenden Sie einen Radius von mindestens 50 Metern. Das GPS von Handys ist in Gebäuden ungenauer, und ein sehr kleiner Radius kann das Einstempeln am eigenen Schreibtisch verhindern.

Alle Filialen erscheinen mit ihrem Geofence-Radius in der Liste. Mit der Filialauswahl in der oberen Leiste (All Branches (Alle Filialen)) sehen Sie eine Filiale einzeln oder alle zusammen.

Geofencing muss außerdem für das Unternehmen eingeschaltet sein. Siehe Anwesenheitsregeln und Arbeitszeitrichtlinie.

Abteilungen und Positionen hinzufügen

Abteilungen sind Ihre Teams. Positionen sind die Berufsbezeichnungen innerhalb jedes Teams; sie erscheinen auf Gehaltsabrechnungen und in Profilen.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Department (Abteilung). Zwei Abteilungen sind bereits für Sie angelegt.
Um einer Abteilung Positionen hinzuzufügen, öffnen Sie ihr Zeilenmenü (⋯) und klicken auf Edit (Bearbeiten). Geben Sie unter Designations (Positionen) eine Bezeichnung ein, klicken Sie für die nächste auf Add designation (Position hinzufügen) und dann auf Save Changes (Änderungen speichern).
Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie auf Add department (Abteilung hinzufügen), geben den Department name (Abteilungsnamen) ein, fügen die Positionen hinzu und speichern.
Schalten Sie die Tabelle von Departments (Abteilungen) auf Designations (Positionen) um, um alle Berufsbezeichnungen Ihres Unternehmens und die zugehörige Abteilung zu sehen.

Legen Sie als Nächstes Ihre Anwesenheitsregeln und Arbeitszeitrichtlinie fest.

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

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