Urlaubsarten, Urlaubsanträge und Feiertage

Richten Sie einmal ein, welche Urlaubsarten Ihr Personal nehmen kann, und legen Sie Ihre Feiertagsliste an. Danach fließen Urlaubsanträge, Guthaben und Feiertage von selbst in Anwesenheit und Gehaltsabrechnung ein.

Urlaubsarten festlegen

Gelegenheitsurlaub, Krankheitsurlaub, erarbeiteter Urlaub und Mutterschaftsurlaub sind bereits für Sie eingerichtet. Bearbeiten Sie sie oder fügen Sie eigene hinzu.

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Define Leave (Urlaub festlegen). Die Liste Leave types (Urlaubsarten) zeigt für jede Art Kürzel, Tage pro Jahr, was mit ungenutzten Tagen geschieht und ob eine Genehmigung nötig ist.
2. Klicken Sie auf Add Leave Type (Urlaubsart hinzufügen).
3. Füllen Sie das Formular aus:

4. Klicken Sie auf Add Leave Type (Urlaubsart hinzufügen).

Um eine Art zu ändern oder zu entfernen, verwenden Sie Edit (Bearbeiten) oder Delete (Löschen) in ihrer Zeile.

Urlaubsguthaben prüfen (Leave Opening Entry)

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Leave Opening Entry (Urlaubs-Anfangsbestand).
2. Für jede Person und Urlaubsart sehen Sie die Tage Allowed (Erlaubt), Used (Genommen) und Left (Übrig) sowie Total left (Insgesamt übrig).
3. Ändern Sie oben links das Geschäftsjahr oder filtern Sie nach Urlaubsart, Filiale, Abteilung oder Person. Klicken Sie auf Export (Exportieren), um die Tabelle herunterzuladen.

So beantragen Mitarbeitende Urlaub

Mitarbeitende melden sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse und ihrem Passwort an, im Web unter https://attendance.staffkhata.com oder in der Staff Khata App (Reiter Leave (Urlaub)). Sie öffnen Apply Leave (Urlaub beantragen), sehen ihr Guthaben für jede Urlaubsart, wählen Art und Daten, geben einen Grund an und senden den Antrag ab. Der Antrag wartet dann auf Genehmigung.

Urlaub im Namen einer Person beantragen

Hilfreich, wenn sich jemand telefonisch krankmeldet oder die App nicht nutzt.

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Leave Application (Urlaubsantrag).
2. Klicken Sie auf Apply leave (Urlaub beantragen).
3. Wählen Sie den Employee (Mitarbeiter) und dann den Leave type (Urlaubsart). Die übrigen Tage werden neben jeder Art angezeigt.
4. Wählen Sie One day (Ein Tag), Half a day (Ein halber Tag) oder Several days (Mehrere Tage) und wählen Sie das Datum bzw. die Daten.
5. Geben Sie einen Reason (Grund) an. Unter Also notify (Auch benachrichtigen) können Sie Personen auswählen, die informiert werden sollen.
6. Klicken Sie auf Apply leave (Urlaub beantragen).

Urlaub genehmigen oder ablehnen

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Leave Application (Urlaubsantrag). Leave requests (Urlaubsanträge) öffnet sich auf Pending (Ausstehend).
2. Klicken Sie bei einem Antrag auf Review (Prüfen). Prüfen Sie Urlaubsart, Daten, Tage und Grund.
3. Klicken Sie auf Approve (Genehmigen) oder Reject (Ablehnen) und bestätigen Sie.

Die Reiter Approved (Genehmigt), Rejected (Abgelehnt) und All (Alle) enthalten den Verlauf. Eine Entscheidung können Sie später noch in den Details eines Antrags ändern.

Feiertage hinzufügen

Feiertage werden in Kalendern angezeigt und in Anwesenheitsberichten verwendet. Am schnellsten starten Sie, indem Sie Ihre Liste importieren.

Aus einer Tabelle importieren

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Define Holiday (Feiertage festlegen).
2. Klicken Sie auf Import (Importieren).
3. Klicken Sie unter Need A Template (Vorlage benötigt) auf CSV oder Excel, um ein Muster herunterzuladen. Es hat drei Spalten: Holiday Name (Name des Feiertags), Type (Art: Full Day oder Half Day) und Date (Datum, TT-MM-JJJJ).
4. Füllen Sie es aus und ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Durchsuchen. CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 2 MB werden unterstützt.
5. Klicken Sie auf Import (Importieren). Alle Ihre Feiertage werden auf einmal hinzugefügt.

Einen Feiertag hinzufügen

1. Klicken Sie unter Define Holiday (Feiertage festlegen) auf Add Holiday (Feiertag hinzufügen).
2. Geben Sie den Name ein, wählen Sie das Date (Datum) und wählen Sie Full day (Ganzer Tag) oder Half day (Halber Tag). Eine Description (Beschreibung) ist optional.
3. Klicken Sie auf Add Holiday (Feiertag hinzufügen).

Mit den Reitern Upcoming (Bevorstehend), Past (Vergangen) und All (Alle) durchsuchen Sie die Liste; mit Edit (Bearbeiten) oder Delete (Löschen) in einer Zeile ändern Sie einen Eintrag.