Dieses Kapitel erklärt, was Staff Khata ist, was Sie vor der Registrierung brauchen und wer was sieht. Lesen Sie es einmal durch und folgen Sie dann den Kapiteln der Reihe nach, um Ihr Unternehmen einzurichten.

Was Staff Khata macht

Staff Khata verwaltet Anwesenheit, Urlaub, Gehaltsabrechnung und Personalwesen für Ihr gesamtes Team an einem Ort. Mitarbeitende stempeln mit einem Selfie und ihrem Standort über das Handy ein oder an einem Realtime-Biometriegerät am Eingang. Staff Khata wendet dann Ihre Büroregeln an, etwa Kulanzzeit, halbe Tage und Verspätungsvermerke. So sehen Sie in Echtzeit, wer da ist, wer zu spät ist und wer fehlt. Aus diesen Anwesenheitsdaten erstellt es Urlaubsguthaben, Gehälter und Gehaltsabrechnungen sowie über dreißig Berichte, darunter behördliche Register. Sie können außerdem eine tägliche Zusammenfassung per WhatsApp erhalten, ohne die App zu öffnen.

Was Sie brauchen

Einen Computer mit einem aktuellen Webbrowser. Verwenden Sie die neueste Version von Chrome, Edge oder Safari. Die Web-App finden Sie unter https://attendance.staffkhata.com. Hier richten Sie Ihr Unternehmen ein und erstellen Gehaltsabrechnungen und Berichte.
Eine Internetverbindung am Computer sowie an jedem Handy oder Gerät, das Stempelungen sendet.
Die Staff Khata Mobile-App für Android oder iOS, für Mitarbeitende, die über ihr Handy einstempeln. Sie brauchen eingeschaltete Standortdienste und eine funktionierende Kamera für das Selfie.
Realtime-Biometriegeräte, wenn Ihr Personal an einem Fingerabdruck- oder Kartengerät stempeln soll. Staff Khata funktioniert nur mit Realtime-Biometriegeräten.
Eine geschäftliche E-Mail-Adresse und eine Handynummer, die Codes empfangen können. Mit beiden bestätigen Sie Ihr Konto bei der Registrierung.

Die vier Rollen

Jede Person in Staff Khata hat eine Rolle. Die Rolle bestimmt, welche Bildschirme sie nach der Anmeldung sieht.

Rolle	Für wen	Was sie sehen
Admin	Inhaber oder Büroleitung	Alles: Unternehmenseinrichtung, Mitarbeitende, Geräte, Anwesenheit, Urlaub, Gehaltsabrechnung, Berichte, Abrechnung und Integrationen.
HR (Personal)	Ihre Personal- oder Buchhaltungskraft	Dieselben Admin-Bildschirme wie der Admin, für die tägliche Arbeit mit Mitarbeitenden, Anwesenheit, Urlaub und Gehaltsabrechnung. Nur der Admin sieht das Plan-Abzeichen und Upgrades.
Manager	Eine Teamleitung	My Team (Mein Team), Team Attendance (Team-Anwesenheit) und Team Leaves (Team-Urlaub), um Anträge des eigenen Teams zu genehmigen. Erfordert das Add-on Pro HRMS.
Employee (Mitarbeiter)	Alle Mitarbeitenden	Eigenes Dashboard, Anwesenheit, Urlaub, Gehaltsabrechnungen und Profil, im Web und in der Mobile-App.

Sie wählen die Rolle, wenn Sie jemanden unter Add Employee (Mitarbeiter hinzufügen) anlegen. Außerdem gibt es die Rolle Branch Admin (Filial-Admin). Ein Branch Admin arbeitet in den Admin-Bildschirmen, kann aber keine Filialen verwalten und nur Personen mit der Rolle Employee hinzufügen.

Pläne, Testphase und Add-ons

Jedes neue Unternehmen startet mit einer 15-tägigen Testphase, in der alle Funktionen freigeschaltet sind. Nach Ablauf der Testphase wechselt Ihr Konto automatisch in den Einstiegsplan. Sie können jederzeit upgraden.

Pläne unterscheiden sich darin, wie viele Benutzer und Biometriegeräte Sie haben können und welche Funktionen enthalten sind. Urlaub, Feiertage, Überstunden, Gehaltsabrechnung, Mitarbeiter-Login, erweiterte Berichte und mehrere Schichten können in kleineren Plänen gesperrt sein.
Add-ons sind Zusatzmodule, die Sie zu einem Plan dazukaufen: Pro HRMS (Manager-Genehmigungen, Unternehmens-Feed, Organigramm, Inventar und mehr) und Journey Tracker (Live-Ortung für Außendienstmitarbeitende). Ihre Menüs erscheinen erst, wenn das Add-on aktiv ist.

Eine gesperrte Funktion zeigt im Menü ein Schloss-Symbol. Aktuelle Preise und den Umfang jedes Plans finden Sie unter Billing & Plan (Abrechnung und Plan).

Plan erforderlich: Wenn eine Funktion aus diesem Handbuch in Ihrem Konto ein Schloss zeigt, benötigt sie einen höheren Plan oder ein Add-on. Siehe Pläne, Abrechnung und Support.

Aufbau dieses Handbuchs

Die Kapitel folgen der Reihenfolge, in der Sie alles einrichten. Beginnen Sie oben und arbeiten Sie sich nach unten durch.

Tipp: Die Screenshots in diesem Handbuch zeigen ein fiktives Beispielunternehmen, Sharma Textiles Pvt Ltd. Auf Ihren Bildschirmen sehen Sie die Namen und Zahlen Ihres eigenen Unternehmens.

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

Bevor Sie beginnen

Was Staff Khata macht

Was Sie brauchen

Die vier Rollen

Pläne, Testphase und Add-ons

Aufbau dieses Handbuchs