FAQ und Fehlerbehebung
Plan: Alle Pläne
Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden. Wenn Ihr Problem hier nicht steht, erstellen Sie ein Ticket unter Help & Support (Hilfe und Support) (siehe Pläne, Abrechnung und Support).
Stempeln und Geräte
Eine Person kann nicht über ihr Handy einstempeln
Prüfen Sie Folgendes der Reihe nach:
- Mobiles Stempeln ist für sie eingeschaltet. Öffnen Sie unter Organization (Organisation) → Employee List (Mitarbeiterliste) das Zeilenmenü der Person und stellen Sie sicher, dass mobiles Stempeln eingeschaltet ist. Ist es ausgeschaltet, zeigt die App „Mobiles Stempeln deaktiviert“.
- Der Standort ist erlaubt. Auf dem Handy müssen die Standortdienste eingeschaltet sein, und die Staff Khata App braucht die Standortberechtigung.
- Die Person ist innerhalb des Geofence. Meldet die App, dass sie außerhalb des erlaubten Radius ist, ist sie zu weit vom Büro entfernt. Prüfen Sie Standort und Radius der Filiale unter Organization → Branch (Filiale). Siehe Mobiles Stempeln.
- Der Mitarbeiter-Login ist in Ihrem Plan enthalten. Mitarbeitende melden sich mit ihrem eigenen Login in der App an. Enthält Ihr Plan keinen Mitarbeiter-Login, sehen sie „Mitarbeiter-Login ist gesperrt“.
Ein Biometriegerät wird als offline angezeigt
Prüfen Sie, ob das Gerät Strom und Internet hat und ob seine Serveradresse so eingestellt ist, wie unter How to connect (So verbinden Sie) in Device Setup (Geräteeinrichtung) → Manage Devices (Geräte verwalten) gezeigt. Starten Sie das Gerät nach jeder Änderung neu. Stempelungen, die während der Offline-Zeit gespeichert wurden, gehen nicht verloren: Holen Sie sie mit Data Download (Datendownload) → Download data from Devices (Daten von Geräten herunterladen) für einen beliebigen Zeitraum ab. Siehe Biometriegeräte.
Tipp: Schalten Sie unter Organization → Company (Unternehmen) → Notifications (Benachrichtigungen) die WhatsApp-Warnung für Offline-Geräte ein, damit Sie sofort davon erfahren.
Welche Biometriegeräte werden unterstützt?
Nur Realtime-Biometriegeräte. Andere Marken lassen sich nicht mit Staff Khata verbinden.
Eine Person hat gestempelt, aber die Zeit ist falsch oder fehlt
Korrigieren Sie sie unter Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Manual Punch (Manuelle Stempelung) oder genehmigen Sie den Korrekturantrag der Person unter Regularization (Korrektur). Siehe Tägliche Anwesenheit.
Konten und Anmeldung
Ich habe mein Passwort vergessen
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Forgot password? (Passwort vergessen?), geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und folgen Sie dem zugesandten Code. Alle Schritte finden Sie unter Registrierung und erste Anmeldung.
Eine Person hat ihr Passwort vergessen
Der Admin legt beim Hinzufügen den Login jeder Person fest. Bearbeiten Sie die Person unter Employee List (Mitarbeiterliste), um ein neues festzulegen, oder die Person verwendet Forgot password? (Passwort vergessen?) mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse.
Ich habe den Registrierungscode nicht erhalten
Warten Sie, bis der Timer abgelaufen ist, und klicken Sie dann auf Resend Code (Code erneut senden). Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner und stellen Sie sicher, dass die Telefonnummer SMS empfangen kann.
Wie ändere ich die Sprache?
Klicken Sie auf Ihr Profilbild → Language (Sprache) und wählen Sie aus 55 Sprachen. Vor der Anmeldung verwenden Sie die Sprachschaltfläche in der oberen Ecke der Seite.
Berichte und Daten
Eine Person fehlt in einem Bericht
- Prüfen Sie oben die branch switcher (Filialauswahl). Ist eine Filiale ausgewählt, sehen Sie nur deren Personal. Wählen Sie All Branches (Alle Filialen).
- Prüfen Sie, wen Sie in den Filtern des Berichts ausgewählt haben.
- Prüfen Sie, ob die Person in der Employee List (Mitarbeiterliste) Active (Aktiv) ist und ob ihr Eintrittsdatum vor dem Berichtszeitraum liegt.
Wie exportiere ich einen Bericht?
Öffnen Sie den Bericht und laden Sie ihn über das Menü Export (Exportieren) als Excel oder PDF herunter oder drucken Sie ihn. Siehe Berichte.
Warum ist ein Menüpunkt gesperrt?
Ein Schloss bedeutet, dass Ihr Plan diese Funktion nicht enthält. Klicken Sie auf das Plan-Abzeichen, um Ihren Plan zu sehen, oder sehen Sie in der Tabelle unten nach.
Was passiert, wenn die Testphase endet?
Ihr Konto wechselt in den Einstiegsplan. Ihre Daten bleiben erhalten. Funktionen, die Ihr neuer Plan nicht enthält, sind bis zu einem Upgrade gesperrt.
Wer darf was
HR-Benutzer melden sich in denselben Admin-Bildschirmen an wie der Admin. Manager benötigen das Add-on Pro HRMS.
| Funktion | Admin | HR | Manager | Mitarbeitende |
|---|---|---|---|---|
| Dashboard | Ganzes Unternehmen | Ganzes Unternehmen | Eigenes Team | Eigenes |
| Unternehmen, Filialen, Abteilungen | Ja | Ja | — | — |
| Anwesenheitsregeln und Arbeitszeit | Ja | Ja | — | — |
| Mitarbeitende hinzufügen und bearbeiten | Ja | Ja | Eigenes Team ansehen | Eigenes Profil |
| Biometriegeräte | Ja | Ja | — | — |
| Schichten und Dienstplan | Ja | Ja | — | — |
| Tägliche Anwesenheit und manuelle Stempelung | Ja | Ja | Eigenes Team ansehen | Eigene; Korrekturen beantragen |
| Ein- und ausstempeln | — | — | Ja | Ja |
| Urlaub | Einrichten und genehmigen | Einrichten und genehmigen | Eigenes Team genehmigen | Beantragen |
| Feiertage | Ja | Ja | — | — |
| Gehaltsabrechnung und Gehälter | Ja | Ja | — | Eigene Lohnzettel |
| Berichte | Ja | Ja | — | — |
| WhatsApp-Benachrichtigungen und Integrationen | Ja | Ja | — | — |
| Plan-Abzeichen und Upgrades | Ja | — | — | — |
| Tickets unter Help & Support | Ja | Ja | — | — |
Welchen Plan brauche ich?
Jedes neue Unternehmen erhält eine 15-tägige Testphase mit allen Funktionen. Danach gilt:
| Funktion | Benötigter Plan |
|---|---|
| Anwesenheit über Handys und Realtime-Geräte, Tagesbericht, Filialen, Abteilungen | Alle Pläne |
| Urlaub, Feiertage, Überstunden, mehrere Schichten | Eventuell höherer Plan nötig |
| Mitarbeiter-Login im Web und mobil (Mitarbeiter-Self-Service und Stempeln per App) | Eventuell höherer Plan nötig |
| Wochen-, Monats- und Jahresberichte, weitere erweiterte Berichte, Zugangskontrolle, Datendownload | Kostenpflichtiger Plan mit erweiterten Berichten |
| Gehaltsabrechnung, Gehälter, Erstattungen, Lohnzettel, behördliche Berichte | Kostenpflichtiger Plan mit Gehaltsabrechnung |
| Manager-Rolle, Unternehmens-Feed, Organigramm, Inventar | Add-on Pro HRMS |
| Live-Ortung von Außendienstpersonal | Add-on Journey Tracker |
Plan erforderlich: Pläne und ihr Umfang können sich ändern. Klicken Sie auf das Plan-Abzeichen → Browse Plans & Upgrade (Pläne ansehen und upgraden) für die aktuelle Liste und sehen Sie unter Billing & Plan (Abrechnung und Plan) die aktuellen Preise.
Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.