Schichten, Dienstplan und Überstunden

Eine Schicht legt die Arbeitszeiten, die Kulanzzeit und die wöchentlichen Ruhetage Ihres Personals fest. Der Dienstplan zeigt, wer an welchem Tag welche Schicht arbeitet, und Überstundenregeln bestimmen, wie zusätzliche Stunden bezahlt werden.

Schicht einrichten

Ihr Arbeitsbereich startet mit einer General Shift (Normalschicht) und einer Night Shift (Nachtschicht). Passen Sie sie an Ihre Zeiten an oder klicken Sie auf Add shift (Schicht hinzufügen), um eine neue zu erstellen.

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Shift Details (Schichtdetails).
2. Öffnen Sie das Zeilenmenü (⋯) einer Schicht und klicken Sie auf Edit (Bearbeiten).
3. Prüfen Sie den Shift name (Schichtnamen) und fügen Sie einen kurzen Code hinzu (zum Beispiel GS).
4. Stellen Sie Starts (Beginn) und Ends (Ende) ein. Eine Nachtschicht, die nach Mitternacht endet, wird mit „endet am nächsten Tag“ markiert.
5. Stellen Sie Late punch-in allowed (Erlaubtes spätes Einstempeln) und Early punch-out allowed (Erlaubtes frühes Ausstempeln) in Minuten ein, zum Beispiel jeweils 15 Minuten.

Wöchentliche Ruhetage hinzufügen

1. Klicken Sie unter Weekly off (Wöchentlicher Ruhetag) auf Add off day (Ruhetag hinzufügen).
2. Wählen Sie den Day (Tag), den Type (Art: Full day (ganzer Tag) oder Half day (halber Tag)) und Which weeks (Welche Wochen): Every week (Jede Woche) oder die 1., 2., 3., 4. oder letzte Woche des Monats.
3. Wiederholen Sie dies für jeden Ruhetag. Zum Beispiel ergibt Sonntag in jeder Woche plus Samstag in der 2. und 4. Woche zwei freie Samstage pro Monat.
4. Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Als Standardschicht festlegen

Öffnen Sie das Zeilenmenü der Schicht und klicken Sie auf Make default (Als Standard festlegen). Jede neue Person startet dann in dieser Schicht. Die Liste zeigt die Standardschicht mit dem Abzeichen Default (Standard), ihren Zeiten, der Kulanz und den Ruhetagen.

Schichten mit dem Dienstplan zuweisen

Der Shift Roster (Dienstplan) ist ein Kalender, der Tag für Tag zeigt, wer welche Schicht arbeitet.

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Shift Roster (Dienstplan). Wechseln Sie zwischen den Ansichten Calendar (Kalender), Week (Woche) und Month table (Monatstabelle) und filtern Sie nach Mitarbeitenden, Abteilung oder Schicht.
2. Klicken Sie auf Assign Shift (Schicht zuweisen).
3. Wählen Sie unter Who (Wer) einzelne Employees (Mitarbeitende) oder Departments (Abteilungen), um ein ganzes Team zu übernehmen.
4. Wählen Sie die Shift (Schicht).
5. Wählen Sie unter When (Wann) One day (Ein Tag), Date range (Zeitraum) oder Pick dates (Daten wählen) und stellen Sie das Datum ein.
6. Klicken Sie auf Assign Shifts (Schichten zuweisen).

Eine zugewiesene Schicht gilt ab diesem Datum, bis Sie eine andere zuweisen. Time & Leave → Shift Assignment (Schichtzuweisung) öffnet denselben Bereich direkt.

Mit dem Schichtplaner vorausplanen

Mit dem Planer füllen Sie eine Woche oder einen Monat schneller für viele Personen gleichzeitig.

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Shift Planner (Schichtplaner).
2. Wählen Sie Departments (Abteilungen) oder Employees (Mitarbeitende), dann ein Datum From (Von) und To (Bis), oder klicken Sie auf This week (Diese Woche), Next week (Nächste Woche), This month (Dieser Monat) oder Next month (Nächster Monat).
3. Klicken Sie unter Pick a shift, then click days (Schicht wählen, dann Tage anklicken) auf eine Schicht.
4. Klicken Sie einzelne Tage an oder klicken Sie auf Fill range (skip weekly offs) (Zeitraum füllen, Ruhetage überspringen), um alle Arbeitstage auf einmal zu füllen. Fill every day (Jeden Tag füllen) schließt Ruhetage ein.
5. Klicken Sie in der Leiste unten auf Save (Speichern).

Zurück im Dienstplan zeigt jetzt jeder geplante Tag seine Schicht.

Überstundenregeln festlegen

Überstundenregeln bestimmen, wie zusätzliche Stunden in der Gehaltsabrechnung bezahlt werden. Schalten Sie zuerst Enable Overtime Tracking (Überstundenerfassung) ein; siehe Anwesenheitsregeln.

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Over Time (Überstunden) und dann auf Add Rule (Regel hinzufügen).
2. Geben Sie einen Rule name (Regelnamen) ein, etwa „Überstunden werktags“.
3. Wählen Sie unter Applies to (Gilt für) All employees (Alle Mitarbeitenden) oder Some departments (Einige Abteilungen).
4. Wählen Sie unter Pay as (Bezahlen als), wie jede Überstunde bezahlt wird, und geben Sie den Satz ein:
   • Multiple of pay (Vielfaches des Lohns): zum Beispiel 1,5 × Stundenlohn.
   • Percent of pay (Prozent des Lohns): zum Beispiel 150 % des Stundenlohns.
   • Fixed amount (Fester Betrag): derselbe Betrag pro Stunde für alle.
5. Stellen Sie Minimum overtime (h) (Mindest-Überstunden) und Maximum overtime (h) (Höchst-Überstunden) ein. Nur zusätzliche Stunden in diesem Bereich zählen, zum Beispiel 1 bis 4 Stunden.
6. Stellen Sie Effective from (Gültig ab) ein und klicken Sie dann auf Add Rule (Regel hinzufügen).

Sehen Sie sich als Nächstes an, wie Mitarbeitende in der Mobile-App einstempeln.