Bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne die App zu öffnen. Staff Khata kann Ihnen Anwesenheitsübersichten per WhatsApp senden, Meldungen an das Personal über Ihr eigenes WhatsApp- oder SMS-Konto verschicken und Ereignisse an andere Software weitergeben.

WhatsApp-Zusammenfassungen wählen

Diese Nachrichten kommen von Staff Khata an die Nummer des Inhabers. Außer dem Einschalten ist nichts einzurichten.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Company (Unternehmen) und öffnen Sie den Reiter Notifications (Benachrichtigungen).
Schalten Sie unter WhatsApp Notifications (WhatsApp-Benachrichtigungen) die gewünschten Nachrichten ein:

Einstellung	Was Sie erhalten
Daily Attendance Summary (Tägliche Anwesenheitszusammenfassung)	Jeden Abend eine WhatsApp-Zusammenfassung der Anwesenheit des Tages.
Monthly Attendance Summary (Monatliche Anwesenheitszusammenfassung)	Einen monatlichen Anwesenheitsbericht als CSV-Datei.
Device Health Alerts (Gerätestatus-Warnungen)	Eine Nachricht, wenn ein Biometriegerät offline geht.

Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Integrations-Hub öffnen

Um Meldungen über Ihre eigenen Konten zu senden, klicken Sie auf Account (Konto) → Integrations (Integrationen). Der Integrations & Webhooks Hub (Hub für Integrationen und Webhooks) zeigt drei fertige Verbindungen: WhatsApp, SMS Gateway (SMS-Gateway) und Webhooks API (Webhooks-API). Klicken Sie bei der gewünschten auf Configure (Konfigurieren).

Eigene WhatsApp Business-Nummer verwenden

Sie brauchen ein WhatsApp Business-Konto über die Cloud API von Meta, mit Nachrichtenvorlagen, die Meta bereits genehmigt hat.

Verbinden

Klicken Sie auf der Karte WhatsApp auf Configure (Konfigurieren). Der Reiter Connection (Verbindung) öffnet sich.
Geben Sie Ihr Meta access token (Meta-Zugriffstoken) und Ihre Meta phone number ID (Meta-Telefonnummern-ID) ein. Verwenden Sie die Telefonnummern-ID von Meta, nicht die Telefonnummer selbst.
Geben Sie unter Alert numbers (Benachrichtigungsnummern) die Handynummern ein, die Meldungen für den Inhaber erhalten sollen (bis zu 20).

Ereignisvorlagen einrichten

Öffnen Sie den Reiter Event templates (Ereignisvorlagen). Die Ereignisse stehen links: Check In (Einstempeln), Check Out (Ausstempeln), Late Arrival (Verspätung), Missing Punch (Fehlende Stempelung), Leave Application (Urlaubsantrag), Leave Approved (Urlaub genehmigt), Leave Rejected (Urlaub abgelehnt) und Daily Summary (Tageszusammenfassung).
Wählen Sie ein Ereignis, zum Beispiel Check In.
Geben Sie den Approved template name (genehmigten Vorlagennamen), den Approved language code (genehmigten Sprachcode, etwa en_US oder hi) und den Exact approved template text (exakten genehmigten Vorlagentext) ein, genau so kopiert, wie Meta ihn genehmigt hat.
Wählen Sie unter Variable mapping (Variablenzuordnung), was jede Variable füllt, zum Beispiel employee name (Mitarbeitername) für Variable 1 und punch time (Stempelzeit) für Variable 2.
Wählen Sie die Recipients (Empfänger) und haken Sie das Kästchen an, um zu bestätigen, dass Sie die Vorlage mit Meta abgeglichen haben.
Klicken Sie auf Preview message (Nachrichtenvorschau), um genau zu sehen, was gesendet wird. Zum Ausprobieren geben Sie eine Test number (Testnummer) ein und klicken auf Send Test (Test senden).
Schalten Sie Enable event (Ereignis aktivieren) ein und klicken Sie dann auf Save configuration (Konfiguration speichern).

Hinweis: Die Nachricht Missing Punch (Fehlende Stempelung) wird einmal gesendet, 30 Minuten nach Schichtende, wenn nur eine Ein- oder Ausstempelung vorhanden ist. Die Daily Summary (Tageszusammenfassung) läuft um 22 Uhr indischer Zeit und geht nur an die Benachrichtigungsnummern.

Der Reiter Activity (Aktivität) listet die letzten Test- und Ereignisnachrichten und ob Ihr Anbieter sie angenommen hat.

Tipp: „Accepted“ (Angenommen) bedeutet, dass Meta die Nachricht angenommen hat. Eine Zustellung ist damit nicht bestätigt. Prüfen Sie Ihr Meta-Dashboard, bevor Sie erneut senden.

Meldungen per SMS senden

Das SMS Gateway (SMS-Gateway) funktioniert genauso: Klicken Sie auf Configure (Konfigurieren), verbinden Sie einen Anbieter und richten Sie dann Ereignisvorlagen ein. Sie können MSG91, Fast2SMS oder Custom URL (Eigene URL) für andere Anbieter wählen. Für SMS in Indien brauchen Sie Ihre DLT-genehmigte Absender-ID, Entity-ID und Ihren Vorlagentext. Halten Sie diese von Ihrem Anbieter bereit.

Ereignisse an andere Software senden (Webhooks)

Verwenden Sie Webhooks, wenn Ihre eigene Software oder ein Automatisierungstool erfahren soll, wann jemand einstempelt, Urlaub beantragt und so weiter.

Klicken Sie auf der Karte Webhooks API (Webhooks-API) auf Configure (Konfigurieren).
Geben Sie Ihre Webhook Target URL (Webhook-Ziel-URL) ein.
Haken Sie unter Event Subscriptions (Ereignisabonnements) die zu sendenden Ereignisse an.
Klicken Sie auf Test Ping, um die Verbindung zu prüfen, und dann auf Save Configuration (Konfiguration speichern).

Jedes Ereignis ist signiert, sodass Ihr System prüfen kann, ob es wirklich von Staff Khata stammt. Ihre Entwickler finden die Details unter Webhook API Spec (Webhook-API-Spezifikation).

Um eine Verbindung zu beenden, öffnen Sie sie und klicken auf Disconnect (Trennen).

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

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