Pro HRMS (Add-on)

Pro HRMS ergänzt die HR-Werkzeuge, die Sie über die Anwesenheit hinaus brauchen: einen Unternehmens-Feed, Ihre Berichtsstruktur, Empfehlungen, Inventarverwaltung, Richtlinien und einen Support-Desk. Außerdem kommt die Rolle Manager hinzu, sodass Teamleitungen sich um ihre eigenen Leute kümmern können.

Das Menü Pro HRMS finden

Sobald das Add-on aktiv ist, erscheint für Admins und Manager ein Menü Pro HRMS in der oberen Leiste sowie im Mitarbeiterbereich. Alles Folgende finden Sie in diesem Menü.

Organisation Feed (Unternehmens-Feed)

Eine gemeinsame Pinnwand für Ankündigungen, Begrüßungen und Feiern.

1. Klicken Sie auf Pro HRMS → Organization Feed (Unternehmens-Feed).
2. Schreiben Sie in das Beitragsfeld. Klicken Sie auf Photo / Video (Foto / Video), um Medien anzuhängen.
3. Wählen Sie, wer den Beitrag sieht: Everyone (Alle) oder Specific Department (Bestimmte Abteilung).
4. Klicken Sie auf Post (Veröffentlichen).

Mitarbeitende können Beiträge liken, kommentieren und speichern. Die Karte Celebrations (Feiern) zeigt heutige und kommende Geburtstage und Dienstjubiläen.

Org Tree (Organigramm)

Das Organigramm zeigt, wer wem unterstellt ist.

1. Klicken Sie auf Pro HRMS → Org Tree (Organigramm).
2. Klicken Sie auf Create First Position (Erste Position erstellen), später auf Create Root Position (Oberste Position erstellen).
3. Wählen Sie die Person unter Link to Employee (Mit Mitarbeiter verknüpfen) und füllen Sie dann Position Name (Positionsname), Department (Abteilung) und Designation (Position) aus. Responsibilities (Aufgaben) und ein Foto sind optional.
4. Klicken Sie auf Create Position (Position erstellen). Mit Add Direct Report (Direkt unterstellte Person hinzufügen) bei einer Position bauen Sie das Organigramm nach unten aus.

Eine Position kann unbesetzt bleiben, bis Sie sie besetzen. Mitarbeitende sehen das Organigramm unter My Org Tree (Mein Organigramm).

Job Referrals (Stellenempfehlungen)

1. Klicken Sie auf Pro HRMS → Job Referrals (Stellenempfehlungen) → Add Job Opening (Stelle hinzufügen).
2. Geben Sie Job Title (Stellenbezeichnung), Description (Beschreibung), Location (Ort) und Department (Abteilung) ein und speichern Sie.

Mitarbeitende sehen offene Stellen auf ihrer Seite Job Referrals und klicken auf Refer Now (Jetzt empfehlen), um jemanden aus ihrem Bekanntenkreis vorzuschlagen. Sie prüfen die Kandidaten unter View Referrals (Empfehlungen ansehen) und setzen jeden auf Pending (Offen), Hired (Eingestellt) oder Rejected (Abgelehnt).

Daily Work Updates (Tägliche Arbeitsberichte)

Mitarbeitende klicken auf Submit Today's Work Update (Heutigen Arbeitsbericht senden) und beschreiben, woran sie gearbeitet haben. Admins und Manager sehen die Berichte aller unter Pro HRMS → Daily Work Updates (Tägliche Arbeitsberichte), gefiltert nach Datum oder Person, und können sie per Export (Exportieren) herunterladen.

Assets (Inventar)

Behalten Sie Firmenlaptops, Handys und anderes Eigentum im Blick.

1. Klicken Sie auf Pro HRMS → Assets (Inventar) → Add Asset (Gegenstand hinzufügen).
2. Wählen Sie eine Art (zum Beispiel Laptop), geben Sie Asset Name (Bezeichnung) und Serial Number (Seriennummer) ein und speichern Sie.
3. Klicken Sie in der Liste Inventory (Bestand) beim Gegenstand auf Assign (Zuweisen), wählen Sie die Person unter Select Employee (Mitarbeiter auswählen) und klicken Sie auf Assign Asset (Gegenstand zuweisen).

Jeder Gegenstand hat eine Assignment History (Zuweisungsverlauf). Mitarbeitende sehen unter My Assets (Meine Gegenstände), was sie besitzen.

Policy Documents (Richtliniendokumente)

Klicken Sie auf Pro HRMS → Policy Documents (Richtliniendokumente) → Upload Document (Dokument hochladen). Geben Sie Policy Name (Name der Richtlinie) und Policy Category (Kategorie) ein und wählen Sie eine Datei (PDF, Word, Excel, PowerPoint oder Bild, bis 2 MB). Mitarbeitende öffnen die Richtlinie und klicken auf Acknowledge (Zur Kenntnis nehmen), und Sie sehen, wer sie zur Kenntnis genommen hat.

HR Support (HR-Support)

Ein Helpdesk für Fragen zu Anwesenheit, Urlaub, Gehaltsabrechnung und anderen Personalthemen. Mitarbeitende klicken auf Raise Ticket (Ticket erstellen) und fügen Betreff, Beschreibung und bis zu 5 Dateien hinzu. HR und Admins sehen alle Tickets unter Pro HRMS → HR Support und setzen sie mit Update Status (Status aktualisieren) auf Open (Offen), In Progress (In Bearbeitung), Resolved (Gelöst) und Closed (Geschlossen).

Jemanden zum Manager machen

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Employee List (Mitarbeiterliste) und bearbeiten Sie die Person.
2. Öffnen Sie den Schritt Employment (Beschäftigung) und stellen Sie die System Role (Systemrolle) auf Manager.
3. Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Zum Team eines Managers gehören alle, deren Reporting Manager (vorgesetzte Person) diese Person ist. Legen Sie das im Schritt Employment jedes Teammitglieds fest.

Der Manager-Bereich

Nach der Anmeldung landen Manager auf dem Manager Dashboard (Manager-Dashboard). Das Menü enthält:

Urlaubsantrag genehmigen

1. Klicken Sie auf Team Leaves (Team-Urlaub).
2. Klicken Sie bei einem Antrag auf das Augensymbol, um Leave Request Details (Details zum Urlaubsantrag) zu öffnen.
3. Klicken Sie auf Approve (Genehmigen) oder auf Reject (Ablehnen) mit einem Grund.

Ein Urlaub muss sowohl vom Manager als auch von HR genehmigt werden. Nach der Genehmigung durch den Manager zeigt der Antrag „Approval Pending from HR“ (Genehmigung durch HR ausstehend), bis HR die endgültige Genehmigung erteilt. Lehnt einer von beiden ab, ist der Urlaub abgelehnt.