Anwesenheitsregeln bestimmen, wie Staff Khata jede Stempelung behandelt: was als Überstunde zählt, was eine Abwesenheit kostet und wo das Personal einstempeln darf. Die Arbeitszeitrichtlinie bestimmt, wann jemand verspätet ist, einen halben Tag hat oder abwesend ist.

Anwesenheitsregeln festlegen

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Company (Unternehmen) und öffnen Sie den Reiter Attendance Rules (Anwesenheitsregeln).
Schalten Sie die gewünschten Regeln ein (siehe Tabelle unten).
Geben Sie unter Absent Day Deduction Penalty (Abzug für Fehltage) ein, wie viele Tagesgehälter für jede unentschuldigte Abwesenheit abgezogen werden. Üblich ist 1.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Einstellung	Funktion
Enable Auto Punch-Out (Automatisches Ausstempeln)	Stempelt Mitarbeitende um 23:59 Uhr aus, wenn sie das Ausstempeln vergessen.
Enable Overtime Tracking (Überstundenerfassung)	Erfasst Stunden über die Schicht hinaus, damit die Gehaltsabrechnung sie vergüten kann. Wie Überstunden bezahlt werden, legen Sie unter Schichten, Dienstplan und Überstunden fest.
Enable Live Attendance Notifications (Live-Anwesenheitsbenachrichtigungen)	Zeigt jedes Ein- und Ausstempeln als Pop-up mit Ton auf den Dashboards von Admin und HR.
Start Journey on Punch-In (Fahrt beim Einstempeln starten)	Nur für das Add-on Journey Tracker. Siehe Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Abzug für Fehltage)	Abgezogene Tagesgehälter pro unentschuldigter Abwesenheit, von 0 bis 30.

Geofencing einschalten

Geofencing verhindert, dass Personal in der Mobile-App einstempelt, wenn es nicht am Arbeitsort ist.

Scrollen Sie auf demselben Reiter zu Geo-Fencing Parameters (Geofencing-Parameter).
Schalten Sie Enable Geo-Fencing (Geofencing aktivieren) ein.
Wählen Sie, wie es gilt:
- Branch-wise Rule (Regel pro Filiale): Jede Filiale verwendet ihren eigenen Standort und Radius. Wählen Sie die Filialen unter Apply to Branches (Auf Filialen anwenden). Das ist die beste Wahl, wenn Sie mehr als einen Standort haben.
- Apply All Employees (Für alle Mitarbeitenden): Ein Standort für alle. Geben Sie den Geo Fence Radius (Metres) (Geofence-Radius in Metern) ein und klicken Sie auf Set Map Location Coordinates (Kartenkoordinaten festlegen), um den Ort zu wählen.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Hinweis: Für die Branch-wise Rule legen Sie zuerst Markierung und Radius jeder Filiale unter Organization → Branch fest. Siehe Unternehmen einrichten.

Sie können Geofencing auch für einzelne Mitarbeitende in deren Profil abschalten, im Schritt Attendance & devices (Anwesenheit und Geräte).

WhatsApp-Zusammenfassungen wählen

Auf dem Reiter Notifications (Benachrichtigungen) schalten Sie per WhatsApp eine Daily Attendance Summary (tägliche Anwesenheitszusammenfassung), eine Monthly Attendance Summary (monatliche Anwesenheitszusammenfassung) und Device Health Alerts (Gerätestatus-Warnungen) ein. Siehe WhatsApp und Integrationen.

Arbeitszeitrichtlinie erstellen

Die Arbeitszeitrichtlinie legt Ihre Kulanzzeiten fest und bestimmt, wann ein kurzer Tag zum halben Tag oder zur Abwesenheit wird. Ihre erste Richtlinie wird zum Standard für alle.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Office Time Policy (Arbeitszeitrichtlinie).
Klicken Sie auf Create First Policy (Erste Richtlinie erstellen) oder auf Add New Policy (Neue Richtlinie hinzufügen), wenn Sie bereits eine haben.
Geben Sie einen Policy Name (Richtliniennamen) ein, etwa „Standard-Bürorichtlinie“. Lassen Sie Default (Standard) eingeschaltet, wenn diese Richtlinie für alle ohne eigene Richtlinie gelten soll.
Stellen Sie unter Grace periods & working hours (Kulanzzeiten und Arbeitsstunden) die Zeiten in Stunden und Minuten ein:

Einstellung	Funktion
Permitted Late Arrival (Erlaubte Verspätung)	Wie spät das Personal kommen darf, ohne als verspätet markiert zu werden, zum Beispiel 15 Minuten.
Permitted Early Departure (Erlaubtes früheres Gehen)	Wie früh das Personal gehen darf, ohne als früh gegangen markiert zu werden, zum Beispiel 10 Minuten.
Half-day threshold (Schwelle für halben Tag)	Unterhalb dieser Arbeitsstunden gilt der Tag als halber Tag (zum Beispiel 7 Stunden).
Absent threshold (Schwelle für Abwesenheit)	Unterhalb dieser Arbeitsstunden wird der Tag als abwesend markiert (zum Beispiel 4 Stunden). Halten Sie diesen Wert niedriger als die Schwelle für den halben Tag.

Monatliche Abzüge für Verspätungen

Hiermit werden wiederholte Verspätungen zu einem Abzug.

Schalten Sie Monthly late deductions (Monatliche Verspätungsabzüge) ein.
Wählen Sie die Deduction source (Abzugsquelle): Attendance (zieht Anwesenheitstage ab) oder Leave Balance (CL) (zieht Gelegenheitsurlaub ab).
Stellen Sie Monthly late count (Anzahl Verspätungen pro Monat) und Cut Days (Abzugstage) ein. Zum Beispiel bedeuten 3 und 1, dass je 3 Verspätungen im Monat einen Tag kosten.

Regeln für starke Verspätung und früheres Gehen

Klicken Sie unter Late arrival rules (Verspätungsregeln) auf Add rule (Regel hinzufügen), geben Sie eine Duration (Dauer) ein und wählen Sie die Cut Days (Abzugstage). Zum Beispiel zieht eine Verspätung von mehr als 1 Stunde 0.5 (Half Day) (0,5, halber Tag) ab. Sie können bis zu 4 Regeln hinzufügen. Early departure rules (Regeln für früheres Gehen) funktionieren genauso für Personal, das früher geht. Schalten Sie Apply on weekly offs (An wöchentlichen Ruhetagen anwenden) ein, wenn die Regeln auch an wöchentlichen Ruhetagen gelten sollen.

Klicken Sie auf Create Policy (Richtlinie erstellen).

Die Richtlinie erscheint in der Liste mit ihren Zeiten für Verspätung, früheres Gehen, halben Tag und Abwesenheit. Um die Standardrichtlinie zu ändern, öffnen Sie das Zeilenmenü (⋯) einer Richtlinie und klicken auf Make Default (Als Standard festlegen).

Tipp: Brauchen Sie für einen Teil des Personals andere Zeiten, etwa in der Fertigung? Erstellen Sie eine zweite Richtlinie und wählen Sie sie im Feld Office Time Policy (Arbeitszeitrichtlinie), wenn Sie diese Mitarbeitenden hinzufügen oder bearbeiten.

Als Nächstes fügen Sie Ihre Mitarbeitenden hinzu.

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

Anwesenheitsregeln und Arbeitszeitrichtlinie