Mobile-App: Einstempeln

Mit der Staff Khata App erfassen Mitarbeitende ihre Anwesenheit über ihr eigenes Handy. Jede Stempelung speichert die Uhrzeit, den Standort des Handys und ein Selfie. Der Geofence Ihrer Filiale bestimmt, wo das Stempeln erlaubt ist.

Für Mitarbeitende: App installieren und anmelden

Ihr Admin legt Ihren Login an. Sie brauchen die E-Mail-Adresse (oder Telefonnummer) und das Passwort, das er für Sie festgelegt hat.

1. Installieren Sie Staff Khata aus dem Google Play Store (Android) oder dem App Store (iPhone).
2. Öffnen Sie die App. Geben Sie unter Sign in to your account (Bei Ihrem Konto anmelden) Ihre Email or Phone Number (E-Mail oder Telefonnummer) und Ihr Password (Passwort) ein.
3. Tippen Sie auf Sign In (Anmelden). Der Bildschirm Today (Heute) öffnet sich.

Sie sehen immer nur Ihre eigene Anwesenheit. Die Reiter unten sind Today (Heute), Attendance (Anwesenheit), Leave (Urlaub) und Company (Unternehmen).

Kamera und Standort erlauben

Die App braucht Ihren Standort, um zu prüfen, ob Sie am Arbeitsort sind, und die Kamera für das Stempel-Selfie.

1. Beim ersten Stempeln fragt Ihr Handy nach Zugriff auf den Standort. Tippen Sie auf Allow (Erlauben) und wählen Sie „Während der App-Nutzung“.
2. Wenn sich die Kamera öffnet, erlauben Sie auch den Kamerazugriff.

Wenn Sie versehentlich abgelehnt haben, zeigt die App Location required (Standort erforderlich) oder Camera access required (Kamerazugriff erforderlich). Tippen Sie auf Enable Camera (Kamera aktivieren) oder öffnen Sie auf Ihrem Handy Settings (Einstellungen) → Apps → Staff Khata → Permissions (Berechtigungen) und schalten Sie sie ein.

Anwesenheit mit Selfie und GPS erfassen

1. Tippen Sie unter Today (Heute) auf Punch in (Einstempeln). (Sie können auch den Reiter Attendance (Anwesenheit) öffnen und auf Mark Attendance (Anwesenheit erfassen) tippen.)
2. Der Bildschirm Attendance zeigt Ihre Assigned Shift (zugewiesene Schicht) und Ihren Current Location (aktuellen Standort). Wenn die Adresse falsch aussieht, tippen Sie auf Tap to refresh location (Tippen, um Standort zu aktualisieren).
3. Tippen Sie auf Tap to take a selfie (Tippen für ein Selfie) und machen Sie ein deutliches Foto Ihres Gesichts. Es erscheint unter Verification Photo (Bestätigungsfoto).
4. Tippen Sie auf Punch in (Einstempeln).

Sie sehen Punched In Successfully! (Erfolgreich eingestempelt!) mit der Uhrzeit. Ihr Admin sieht die Stempelung innerhalb von Sekunden auf seinem Dashboard.

Was außerhalb des Geofence passiert

Wenn für Ihre Filiale Geofencing eingeschaltet ist, können Sie nur innerhalb des Radius stempeln, zum Beispiel 200 Meter um das Büro. Außerhalb wird die Stempelung mit Outside Allowed Radius (Außerhalb des erlaubten Radius) blockiert: „Sie befinden sich außerhalb des erlaubten Radius zum Einstempeln. Bitte gehen Sie näher heran und versuchen Sie es erneut.“

Gehen Sie ins Büro, tippen Sie auf Tap to refresh location (Tippen, um Standort zu aktualisieren) und stempeln Sie erneut. Admins legen den Radius pro Filiale fest. Siehe Unternehmen, Filialen und Abteilungen einrichten.

Ausstempeln

1. Tippen Sie am Ende des Tages unter Today (Heute) auf Punch out (Ausstempeln).
2. Machen Sie ein weiteres Selfie und tippen Sie auf Punch out.

Sie sehen Punched Out Successfully! (Erfolgreich ausgestempelt!). Staff Khata berechnet Ihre Stunden anhand Ihrer Schicht, sodass Verspätungen, frühes Gehen und Überstunden automatisch ermittelt werden.

Anwesenheitsverlauf ansehen

1. Öffnen Sie den Reiter Attendance (Anwesenheit). Wechseln Sie zwischen Day (Tag) und Month (Monat) und blättern Sie mit den Pfeilen zwischen den Zeiträumen.
2. Tippen Sie auf einen Tag, um die Zeiten Punched In At (Eingestempelt um) und Punched Out At (Ausgestempelt um), den Standort und die Fotos zu sehen.
3. Stempelung falsch oder fehlt sie? Tippen Sie an diesem Tag auf Request Regularisation (Korrektur beantragen), geben Sie die richtigen Zeiten und einen Grund ein und tippen Sie auf Submit Request (Antrag senden). Ihr Admin genehmigt den Antrag im Web.

Für Admins: mobiles Stempeln pro Person ein- oder ausschalten

Mobiles Stempeln ist für neue Mitarbeitende standardmäßig eingeschaltet. Schalten Sie es für Personal ab, das nur an einem Biometriegerät stempeln soll.

1. Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Employee List (Mitarbeiterliste).
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Menü ⋯.
3. Klicken Sie auf Disable Mobile Punch (Mobiles Stempeln deaktivieren) oder auf Enable Mobile Punch (Mobiles Stempeln aktivieren), um es wieder einzuschalten.

Wenn es ausgeschaltet ist, meldet die App der Person „Mobiles Stempeln deaktiviert“ und verweist sie auf ihr zugewiesenes Gerät. Um das Passwort einer Person festzulegen oder zurückzusetzen, verwenden Sie Update Password (Passwort aktualisieren) im selben Menü.

Für Admins: Herkunft der Stempelungen sehen

Jede mobile Stempelung erscheint unter Recent Punches (Letzte Stempelungen) und auf der Karte in Ihrem Dashboard. Für die vollständige Liste:

1. Klicken Sie auf Time & Leave (Zeit und Urlaub) → Attendance Process (Anwesenheitsverarbeitung).
2. Klicken Sie auf GPS punches (GPS-Stempelungen). Es werden nur Stempelungen aus der App angezeigt, jeweils mit GPS markiert.
3. Klicken Sie in einer Zeile auf das Augensymbol, um Ein- und Ausstempelort auf einer Karte sowie das Stempelfoto zu sehen. Klicken Sie auf Map view (Kartenansicht), um alle heutigen mobilen Stempelungen auf einer Karte zu sehen.