Staff Khata berechnet jedes Gehalt aus Anwesenheit, Urlaub, Feiertagen und Verspätungen, sodass Sie keine Tabellenkalkulation brauchen. Richten Sie alles einmal ein und erstellen Sie dann jeden Monat mit wenigen Klicks die Gehaltsabrechnung.

Plan erforderlich: Die Gehaltsabrechnung erfordert einen kostenpflichtigen Plan, der sie enthält. Wenn das Menü Payroll (Gehaltsabrechnung) gesperrt ist, finden Sie aktuelle Pläne unter Billing & Plan (Abrechnung und Plan).

Gehaltszyklus und gesetzliche Abzüge festlegen

Diese Einstellungen gelten für jeden Abrechnungslauf.

Klicken Sie auf Organization (Organisation) → Company (Unternehmen) und öffnen Sie den Reiter Payroll & Tax (Gehaltsabrechnung und Steuern).
Stellen Sie unter Salary Cycle Period (Gehaltszyklus) Period Start Day (Starttag) und Period End Day (Endtag) ein. Geben Sie als Endtag 0 für „letzter Tag des Monats“ ein.
Schalten Sie unter Statutory Deductions & Contributions (Gesetzliche Abzüge und Beiträge) ein, was für Sie gilt.
Klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern).

Einstellung	Funktion
ESI (Employee State Insurance) (staatliche Arbeitnehmerversicherung)	Fügt ESI-Beiträge für berechtigte Gehälter hinzu. Stellen Sie den Satz unter ESI Contribution % (ESI-Beitrag in %) ein.
PF (Provident Fund) (Vorsorgefonds)	Fügt EPF-Abzüge und den Arbeitgeberanteil hinzu. Stellen Sie den Satz unter PF Contribution % (PF-Beitrag in %) ein, meist 12.
Gratuity Liability (Abfindungsverpflichtung)	Erfasst jährliche Rückstellungen für Abfindungen.
Financial Year Start / End (Beginn / Ende des Geschäftsjahres)	Das Jahr für die Finanzberichterstattung.

Gehaltsstruktur zuweisen

Jede Person braucht eine Gehaltsstruktur, bevor die Gehaltsabrechnung laufen kann.

Klicken Sie auf Payroll (Gehaltsabrechnung) → Salary Management (Gehaltsverwaltung). Alle Mitarbeitenden werden mit Zyklus, Bezügen, Abzügen, Nettogehalt und jährlichem CTC (Gesamtkosten für das Unternehmen) aufgelistet.
Klicken Sie in der Zeile einer Person auf das Bearbeitungssymbol oder für neue Mitarbeitende auf Assign Salary Structure (Gehaltsstruktur zuweisen).
Wählen Sie den Payroll Cycle (Abrechnungszyklus: Monthly Cycle (monatlich) oder Weekly Cycle (wöchentlich)) und den Salary Type (Gehaltsart: Fixed (Fest), Variable (Variabel) oder Commission Based (Provisionsbasiert)).
Füllen Sie die Earnings (Bezüge) aus: Grundgehalt, HRA (Wohnungszulage), Fahrtkostenzuschuss, Krankheitskostenzuschuss und sonstige Zulagen.
Füllen Sie die Deductions (Abzüge) aus, etwa PF, ESI und Berufssteuer. ESI kann zusammengefasst oder getrennt angezeigt werden.
Haken Sie Show CTC in Payslip (CTC auf Lohnzettel anzeigen) an, wenn die Person ihre jährlichen Gesamtkosten für das Unternehmen sehen soll.
Klicken Sie auf Save Salary Structure (Gehaltsstruktur speichern) bzw. Update Salary Structure (Gehaltsstruktur aktualisieren).

Während der Eingabe zeigen die Summen unten Total Earnings (Gesamtbezüge), Total Deductions (Gesamtabzüge), Net Take-Home (Nettoauszahlung) und Annual CTC (Jährlicher CTC).

Tipp: Sie können dieses Formular auch über Organization → Employee List (Mitarbeiterliste) öffnen: Öffnen Sie das Zeilenmenü einer Person und klicken Sie auf Assign / View Salary (Gehalt zuweisen / anzeigen).

Monatliche Gehaltsabrechnung durchführen

Klicken Sie auf Payroll (Gehaltsabrechnung) → Run Payroll (Abrechnung durchführen).
Wählen Sie oben in der Tabelle Monat und Jahr.
Klicken Sie auf Bulk Generate (Sammelerstellung), wählen Sie eine Department (Abteilung), prüfen Sie Monat und Jahr und klicken Sie auf Generate Bulk Payroll (Sammelabrechnung erstellen). Wiederholen Sie dies für jede Abteilung.

Um nur eine Person abzurechnen, klicken Sie auf Add Payroll (Abrechnung hinzufügen) und wählen die Person.

Klicken Sie auf More Columns (Weitere Spalten), um die Arbeitstage, Tage mit Lohnausfall (LOP), Ruhetage, Feiertage und bezahlten Urlaub hinter jedem Gehalt zu sehen.

Korrigieren und abschließen

Um einen Wert zu ändern, bearbeiten Sie die Abrechnungszeile der Person. Klicken Sie in Edit Monthly Payroll (Monatsabrechnung bearbeiten) auf Save Draft (Entwurf speichern), um sie offen zu halten, oder auf Settle & Save (Abschließen und speichern), sobald sie bezahlt ist.
Um viele Gehälter als bezahlt zu markieren, haken Sie die Zeilen an und klicken auf Settle Selected (Auswahl abschließen).
Mit Export (Exportieren) laden Sie den Monat als Excel oder PDF herunter.

Lohnzettel ansehen und herunterladen

Klicken Sie in der Zeile einer Person auf Payslip (Lohnzettel). Der Lohnzettel zeigt Ihr Logo, die Anwesenheitsübersicht, Bezüge, Abzüge, etwaige Erstattungen und das Nettogehalt in Worten. Er zeigt auch, wie die Arbeitszeitrichtlinie angewendet wurde: Verspätungen, frühes Gehen und etwaige Abzüge nach der Richtlinie.

Klicken Sie auf Download PDF (PDF herunterladen), um ihn zu speichern, oder auf Print (Drucken). Mit Show Annual CTC (Jährlichen CTC anzeigen) / Hide Annual CTC (Jährlichen CTC ausblenden) legen Sie fest, ob der CTC erscheint.

Mitarbeitende mit Login sehen ihre eigenen Lohnzettel unter My Payslips (Meine Lohnzettel). Siehe Mitarbeiter-Self-Service.

Vorschüsse und Erstattungen

Gehaltsvorschuss erfassen

Klicken Sie auf Payroll (Gehaltsabrechnung) → Add Advance (Vorschuss hinzufügen).
Wählen Sie den Employee (Mitarbeiter), geben Sie Amount (Betrag) und Reason / Description (Grund / Beschreibung) ein und wählen Sie Month (Monat) und Year (Jahr).
Klicken Sie auf Save Advance (Vorschuss speichern).

Erstattung erfassen

Klicken Sie auf Payroll (Gehaltsabrechnung) → Add Reimbursement (Erstattung hinzufügen).
Wählen Sie die Person und geben Sie Betrag, Grund, Monat und Jahr ein.
Hängen Sie den Beleg unter Supporting Document / Bill (Nachweis / Beleg) an (PDF, JPG, PNG oder DOC, bis 2 MB). Ein Beleg ist erforderlich.
Klicken Sie auf Submit Claim (Antrag einreichen).

Genehmigen, abschließen und Beleg drucken

Öffnen Sie Payroll → Advances & Reimbursements (Vorschüsse und Erstattungen), um alle Vorschüsse und Anträge zu sehen, auch die, die Mitarbeitende aus der Mobile-App senden. Öffnen Sie einen Eintrag, um ihn per Approve (Genehmigen) oder Reject (Ablehnen) zu bearbeiten, und klicken Sie nach der Zahlung auf Settle Request (Antrag abschließen). Klicken Sie auf Generate Slip (Beleg erstellen), um einen Erstattungsbeleg zu erhalten, den Sie als PDF herunterladen können.

Weekly Pay Process (Wöchentliche Abrechnung)

Für wöchentlich bezahltes Personal stellen Sie in der Gehaltsstruktur den Payroll Cycle (Abrechnungszyklus) auf Weekly Cycle (wöchentlich). Nur diese Mitarbeitenden erscheinen hier.

Klicken Sie auf Payroll (Gehaltsabrechnung) → Weekly Pay Process (Wöchentliche Abrechnung).
Wählen Sie die Woche.
Klicken Sie für eine Person auf Generate Weekly (Wöchentlich erstellen) oder für eine ganze Abteilung auf Bulk Department (Ganze Abteilung) → Run Bulk Process (Sammellauf starten).
Öffnen Sie einen Weekly Payslip (Wochen-Lohnzettel), um ein PDF herunterzuladen, ihn per Print (Drucken) auszudrucken oder per Send Email (E-Mail senden) an die Person zu schicken.
Haken Sie bezahlte Zeilen an und klicken Sie auf Settle Selected (Auswahl abschließen).

Kommen Sie nicht weiter? Erstellen Sie in der App unter Help & Support ein Ticket oder kontaktieren Sie uns unter staffkhata.com/contact.

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