قوانین حضور و غیاب و سیاست ساعت اداری
طرح: همهٔ طرح‌ها
قوانین حضور و غیاب تعیین می‌کنند Staff Khata با هر ورود چگونه رفتار کند: چه چیزی اضافه‌کار حساب می‌شود، هزینهٔ غیبت چقدر است و کارکنان از کجا مجاز به ورود هستند. سیاست ساعت اداری تعیین می‌کند چه زمانی کسی دیرکرده، نیم‌روز یا غایب به شمار می‌آید.
قوانین حضور و غیاب را تنظیم کنید
- روی Organization (سازمان) → Company (شرکت) کلیک کنید، سپس زبانهٔ Attendance Rules (قوانین حضور و غیاب) را باز کنید.
- قوانین دلخواه را روشن کنید (جدول زیر را ببینید).
- در Absent Day Deduction Penalty (جریمهٔ کسر روز غیبت)، وارد کنید برای هر غیبت غیرموجه چند روز حقوق کسر شود. معمولاً 1 انتخاب می‌شود.
- روی Save Changes (ذخیرهٔ تغییرات) کلیک کنید.
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (خروج خودکار) | اگر کارکنان خروج زدن را فراموش کنند، ساعت 11:59 PM برایشان خروج ثبت می‌کند. |
| Enable Overtime Tracking (ردیابی اضافه‌کار) | ساعات کار بیش از شیفت را ثبت می‌کند تا در حقوق پرداخت شوند. نحوهٔ پرداخت اضافه‌کار را در شیفت‌ها، برنامهٔ کاری و اضافه‌کار تنظیم کنید. |
| Enable Live Attendance Notifications (اعلان‌های زندهٔ حضور و غیاب) | هر ورود و خروج را به‌صورت پنجرهٔ بازشو همراه با صدا در داشبوردهای Admin و HR نشان می‌دهد. |
| Start Journey on Punch-In (شروع سفر با ورود) | فقط برای افزونهٔ Journey Tracker. Journey Tracker را ببینید. |
| Absent Day Deduction Penalty | روزهای حقوقی که برای هر غیبت غیرموجه کسر می‌شود، از 0 تا 30. |
حصار جغرافیایی را روشن کنید
حصار جغرافیایی مانع می‌شود کارکنان در اپلیکیشن موبایل ورود بزنند، مگر اینکه سر کار باشند.
- در همان زبانه، به Geo-Fencing Parameters (پارامترهای حصار جغرافیایی) بروید.
- Enable Geo-Fencing (فعال‌سازی حصار جغرافیایی) را روشن کنید.
- نحوهٔ اعمال آن را انتخاب کنید:
- Branch-wise Rule (قانون بر اساس شعبه): هر شعبه از موقعیت و شعاع خودش استفاده می‌کند. شعبه‌ها را در Apply to Branches (اعمال بر شعبه‌ها) انتخاب کنید. اگر بیش از یک محل دارید، این بهترین گزینه است.
- Apply All Employees (اعمال بر همهٔ کارکنان): یک موقعیت برای همه. Geo Fence Radius (Metres) (شعاع حصار به متر) را وارد کنید و روی Set Map Location Coordinates (تعیین مختصات روی نقشه) کلیک کنید تا نقطه را انتخاب کنید.
- روی Save Changes کلیک کنید.
توجه: برای Branch-wise Rule، ابتدا سنجاق و شعاع هر شعبه را در Organization → Branch (شعبه) تنظیم کنید. راه‌اندازی شرکت را ببینید.
همچنین می‌توانید حصار جغرافیایی را برای یک کارمند در نمایهٔ او، در مرحلهٔ Attendance & devices (حضور و غیاب و دستگاه‌ها)، خاموش کنید.
خلاصه‌های WhatsApp را انتخاب کنید
زبانهٔ Notifications (اعلان‌ها) به شما امکان می‌دهد Daily Attendance Summary (خلاصهٔ روزانهٔ حضور و غیاب)، Monthly Attendance Summary (خلاصهٔ ماهانهٔ حضور و غیاب) و Device Health Alerts (هشدارهای سلامت دستگاه) را در WhatsApp روشن کنید. WhatsApp و یکپارچه‌سازی‌ها را ببینید.
یک سیاست ساعت اداری بسازید
سیاست ساعت اداری زمان‌های ارفاق را تعیین می‌کند و اینکه روز کوتاه چه زمانی نیم‌روز یا غیبت حساب شود. نخستین سیاست شما پیش‌فرض همه می‌شود.
- روی Organization → Office Time Policy (سیاست ساعت اداری) کلیک کنید.
- روی Create First Policy (ساخت نخستین سیاست) کلیک کنید (یا اگر از قبل سیاستی دارید، Add New Policy، افزودن سیاست جدید).
- یک Policy Name (نام سیاست) مانند «Standard Office Policy» وارد کنید. اگر این سیاست باید برای همهٔ کسانی که سیاست جداگانه ندارند اعمال شود، Default (پیش‌فرض) را روشن بگذارید.
- زیر Grace periods & working hours (زمان‌های ارفاق و ساعات کاری)، زمان‌ها را به ساعت و دقیقه تنظیم کنید:
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (تأخیر مجاز ورود) | کارکنان چقدر دیرتر می‌توانند بیایند بی‌آنکه تأخیر ثبت شود، مثلاً 15 دقیقه. |
| Permitted Early Departure (خروج زودهنگام مجاز) | کارکنان چقدر زودتر می‌توانند بروند بی‌آنکه خروج زودهنگام ثبت شود، مثلاً 10 دقیقه. |
| Half-day threshold (آستانهٔ نیم‌روز) | کمتر از این ساعات کاری، روز نیم‌روز حساب می‌شود (مثلاً 7 ساعت). |
| Absent threshold (آستانهٔ غیبت) | کمتر از این ساعات کاری، روز غیبت ثبت می‌شود (مثلاً 4 ساعت). آن را کمتر از آستانهٔ نیم‌روز نگه دارید. |
کسر ماهانهٔ تأخیر
با این بخش، تأخیرهای مکرر را به کسر تبدیل کنید.
- Monthly late deductions (کسر ماهانهٔ تأخیر) را روشن کنید.
- Deduction source (منبع کسر) را انتخاب کنید: Attendance (حضور و غیاب، از روزهای حضور کسر می‌کند) یا Leave Balance (CL) (ماندهٔ مرخصی، از مرخصی استحقاقی کسر می‌کند).
- Monthly late count (تعداد تأخیر ماهانه) و Cut Days (روزهای کسر) را تنظیم کنید. مثلاً 3 و 1 یعنی هر 3 تأخیر در ماه یک روز کسر دارد.
قوانین تأخیر زیاد و خروج زودهنگام
زیر Late arrival rules (قوانین تأخیر ورود)، روی Add rule (افزودن قانون) کلیک کنید، یک Duration (مدت) وارد کنید و Cut Days را انتخاب کنید. مثلاً تأخیر بیش از 1 ساعت، 0.5 (Half Day) (نیم‌روز) کسر می‌کند. می‌توانید تا 4 قانون اضافه کنید. Early departure rules (قوانین خروج زودهنگام) برای کارکنانی که زود می‌روند به همین شکل کار می‌کند. اگر قوانین باید در روزهای تعطیل هفتگی هم حساب شوند، Apply on weekly offs (اعمال در تعطیلات هفتگی) را روشن کنید.
- روی Create Policy (ساخت سیاست) کلیک کنید.
سیاست با زمان‌های تأخیر، خروج زودهنگام، نیم‌روز و غیبت در فهرست نمایش داده می‌شود. برای تغییر سیاست پیش‌فرض، منوی ردیف (⋯) یک سیاست را باز کنید و روی Make Default (پیش‌فرض کردن) کلیک کنید.
نکته: برای برخی کارکنان، مثلاً کف کارخانه، زمان‌بندی متفاوتی لازم دارید؟ سیاست دومی بسازید و هنگام افزودن یا ویرایش آن کارکنان، آن را در فیلد Office Time Policy انتخاب کنید.
در ادامه، کارکنان خود را اضافه کنید.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.