مدیریت حضور و غیاب روزانه
طرح: همهٔ طرح‌ها
همهٔ ورودها، چه از دستگاه‌های بیومتریک و چه از اپلیکیشن موبایل، در یک صفحه جمع می‌شوند. از آنجا روز را بررسی می‌کنید، ورودها را تأیید می‌کنید و پیش از حقوق، اشتباه‌ها را اصلاح می‌کنید.
امروز را در یک نگاه ببینید
Dashboard (داشبورد) شما نشان می‌دهد امروز چه کسانی حاضر، غایب یا دیرکرده‌اند. Recent Punches (ورودهای اخیر) هر ورود را همان لحظه فهرست می‌کند و تأخیرها علامت‌گذاری می‌شوند. نقشه نشان می‌دهد ورودهای موبایلی از کجا ثبت شده‌اند.
برای فهرست کامل، روی Time & Leave (زمان و مرخصی) → Attendance Process (پردازش حضور و غیاب) کلیک کنید.
صفحهٔ Attendance را فیلتر کنید
صفحهٔ Attendance (حضور و غیاب) روی امروز باز می‌شود. کارت‌های بالا (Present حاضر، Absent غایب، Late دیرکرده، On leave در مرخصی) مجموع‌ها را نشان می‌دهند. روی یک کارت کلیک کنید تا فقط همان افراد نمایش داده شوند.
بالای جدول دو دسته فیلتر دارید:
| فیلتر | چه چیزی نشان می‌دهد |
|---|---|
| All (همه) / Present / Late / Absent | کارکنان بر اساس وضعیت حضور |
| Pending (در انتظار) | ورودهایی که منتظر تأیید شما هستند |
| Approved (تأییدشده) | ورودهایی که قبلاً تأیید کرده‌اید |
| GPS punches (ورودهای GPS) | فقط ورودهایی که از اپلیکیشن موبایل همراه با موقعیت ثبت شده‌اند |
روی Filters (فیلترها) کلیک کنید تا یک کارمند یا دورهٔ دیگری انتخاب کنید، سپس روی Apply (اعمال) کلیک کنید. برای دیدن یک شعبه از All Branches (همهٔ شعبه‌ها) در نوار بالا استفاده کنید. برای یافتن یک نفر از Search by name or ID… (جستجو با نام یا شناسه) و برای دانلود فهرست از Export (خروجی) استفاده کنید.
روی نماد چشم در هر ردیف کلیک کنید تا Attendance Details (جزئیات حضور) باز شود: زمان ورود و خروج، دستگاه یا موقعیت استفاده‌شده، شیفت و ساعات، و عکس ورود برای ورودهای موبایلی.
طرح لازم: در طرح‌های پایین‌تر، فیلتر دوره به یک روز محدود است. مشاهدهٔ کل ماه، سال یا بازهٔ دلخواه به طرحی با گزارش‌های پیشرفته نیاز دارد.
تأیید ورودها
- روی Filters کلیک کنید، زیر Quick Select (انتخاب سریع) گزینهٔ This Month (این ماه) را انتخاب کنید و روی Apply کلیک کنید.
- روی Pending کلیک کنید.
- روی Review (بررسی) در یک ردیف کلیک کنید. زمان‌ها، موقعیت و عکس را بررسی کنید.
- روی Approve (تأیید) کلیک کنید، سپس تأیید کنید. برای رد یک ورود، روی Reject (رد) کلیک کنید و دلیل کوتاهی بنویسید.
اصلاح خروج ثبت‌نشده
وقتی کسی خروج زدن را فراموش می‌کند، ساعات کارش قابل محاسبه نیست. زمان را خودتان اضافه کنید.
- روز را پیدا کنید. نام کارمند را جستجو کنید و اگر امروز نیست، دوره را با Filters تنظیم کنید.
- روی نماد مداد (Edit، ویرایش) در آن ردیف کلیک کنید. Update Manual Attendance (به‌روزرسانی حضور دستی) باز می‌شود.
- Punch Out Time (زمان خروج) را تنظیم کنید. اگر پس از نیمه‌شب کار کرده، Next day (روز بعد) را تیک بزنید.
- روی Update Attendance (به‌روزرسانی حضور) کلیک کنید. اکنون ساعات محاسبه می‌شوند.
نکته: زبانهٔ Missing punches (ورودهای ناقص) همهٔ کسانی را فهرست می‌کند که ورود دارند اما خروج ندارند (یا برعکس). روی Add missing check-out (افزودن خروج ثبت‌نشده) کلیک کنید، زمان را وارد کنید و روی Save attendance (ذخیرهٔ حضور) کلیک کنید.
ثبت دستی حضور (Manual Punch)
وقتی کسی اصلاً نتوانسته ورود بزند، مثلاً در بازدید از محل کار، از این گزینه استفاده کنید.
- روی Add Manual Attendance (افزودن حضور دستی) کلیک کنید (یا Time & Leave → Manual Punch، ورود دستی). Single Punch (ورود تکی) را انتخاب‌شده نگه دارید.
- Employee (کارمند)، Date (تاریخ) و Shift (شیفت) را انتخاب کنید.
- Punch In Time (زمان ورود) و در صورت اطلاع، Punch Out Time را وارد کنید.
- Status (وضعیت) را انتخاب کنید: Present، Absent، Half Day (نیم‌روز) یا Leave (مرخصی). برای Absent یا Leave به زمان نیازی نیست.
- در صورت تمایل یک Remark (یادداشت) اضافه کنید و روی Submit Attendance (ثبت حضور) کلیک کنید.
ثبت هم‌زمان برای چند نفر (Bulk Manual Punch)
- روی Time & Leave → Bulk Manual Punch (ورود دستی گروهی) کلیک کنید، یا درون فرم حضور دستی به Bulk Manual Punch بروید.
- زیر Select Employees (انتخاب کارکنان)، هر نفر را تیک بزنید یا روی Select All (انتخاب همه) کلیک کنید.
- Date، Punch In Time و Status را تنظیم کنید. Shift را روی Auto / Profile Default (خودکار / پیش‌فرض نمایه) بگذارید تا شیفت خود هر نفر به کار رود.
- خلاصه را بررسی کنید، سپس روی Record Bulk Punch (ثبت ورود گروهی) کلیک کنید.
تأیید درخواست‌های اصلاح
کارکنان می‌توانند از اپلیکیشن یا وب درخواست اصلاح ورودهای خود را بدهند، همراه با زمان‌هایی که واقعاً کار کرده‌اند و دلیل آن.
- روی Time & Leave → Regularization (اصلاح حضور) کلیک کنید، یا زبانهٔ Regularization را در صفحهٔ Attendance باز کنید. وقتی درخواستی در انتظار باشد، زبانه تعداد آن را نشان می‌دهد.
- زمان‌های درخواستی و دلیل را بررسی کنید.
- روی Approve یا Reject کلیک کنید. برای رسیدگی هم‌زمان به چند درخواست، آن‌ها را تیک بزنید و همان اقدام را برای همه به کار ببرید.
وقتی تأیید می‌کنید، حضور و غیاب کارمند به زمان‌هایی که درخواست کرده به‌روز می‌شود.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.