اپلیکیشن موبایل: ثبت ورود

با اپلیکیشن Staff Khata، کارکنان حضور خود را با گوشی شخصی‌شان ثبت می‌کنند. هر ورود، زمان، موقعیت گوشی و یک سلفی را ذخیره می‌کند و حصار جغرافیایی شعبهٔ شما تعیین می‌کند ورود از کجا مجاز است.

برای کارکنان: اپلیکیشن را نصب کنید و وارد شوید

مدیر شما حساب ورودتان را می‌سازد. به ایمیل (یا شمارهٔ تلفن) و رمز عبوری که برایتان تعیین کرده نیاز دارید.

1. Staff Khata را از Google Play Store (Android) یا App Store (iPhone) نصب کنید.
2. اپلیکیشن را باز کنید. در Sign in to your account (ورود به حساب کاربری)، Email or Phone Number (ایمیل یا شمارهٔ تلفن) و Password (رمز عبور) خود را وارد کنید.
3. روی Sign In (ورود) بزنید. صفحهٔ Today (امروز) باز می‌شود.

شما همیشه فقط حضور و غیاب خودتان را می‌بینید. زبانه‌های پایین صفحه Today، Attendance (حضور و غیاب)، Leave (مرخصی) و Company (شرکت) هستند.

اجازهٔ دسترسی به دوربین و موقعیت مکانی

اپلیکیشن برای بررسی اینکه سر کار هستید به موقعیت مکانی و برای سلفی ورود به دوربین نیاز دارد.

1. نخستین بار که ورود می‌زنید، گوشی اجازهٔ دسترسی به موقعیت مکانی را می‌خواهد. روی Allow (اجازه دادن) بزنید («While using the app»، هنگام استفاده از اپلیکیشن، را انتخاب کنید).
2. وقتی دوربین باز شد، اجازهٔ دسترسی به دوربین را هم بدهید.

اگر اشتباهی رد کرده‌اید، اپلیکیشن Location required (موقعیت مکانی لازم است) یا Camera access required (دسترسی به دوربین لازم است) را نشان می‌دهد. روی Enable Camera (فعال‌سازی دوربین) بزنید، یا در گوشی خود Settings (تنظیمات) → Apps (برنامه‌ها) → Staff Khata → Permissions (مجوزها) را باز کنید و آن‌ها را روشن کنید.

ثبت حضور با سلفی و GPS

1. در Today، روی Punch in (ثبت ورود) بزنید. (می‌توانید زبانهٔ Attendance را هم باز کنید و روی Mark Attendance (ثبت حضور) بزنید.)
2. صفحهٔ Attendance، Assigned Shift (شیفت تخصیص‌یافته) و Current Location (موقعیت فعلی) شما را نشان می‌دهد. اگر نشانی نادرست به نظر می‌رسد، روی Tap to refresh location (برای تازه‌سازی موقعیت بزنید) بزنید.
3. روی Tap to take a selfie (برای گرفتن سلفی بزنید) بزنید و عکسی واضح از چهره‌تان بگیرید. عکس زیر Verification Photo (عکس تأیید) نمایش داده می‌شود.
4. روی Punch in بزنید.

پیام Punched In Successfully! (ورود با موفقیت ثبت شد!) را همراه با زمان می‌بینید. مدیر شما ظرف چند ثانیه ورود را در داشبورد خود می‌بیند.

بیرون از حصار جغرافیایی چه اتفاقی می‌افتد

اگر حصار جغرافیایی شعبهٔ شما روشن باشد، فقط درون شعاع آن می‌توانید ورود بزنید، مثلاً 200 متر اطراف دفتر. بیرون از آن، ورود با پیام Outside Allowed Radius (خارج از شعاع مجاز) مسدود می‌شود: «You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again.» (شما خارج از شعاع مجاز ورود هستید. لطفاً نزدیک‌تر شوید و دوباره تلاش کنید.)

وارد دفتر شوید، روی Tap to refresh location بزنید و دوباره ورود بزنید. مدیران شعاع را برای هر شعبه تعیین می‌کنند. راه‌اندازی شرکت، شعبه‌ها و دپارتمان‌ها را ببینید.

ثبت خروج

1. در پایان روز، در Today روی Punch out (ثبت خروج) بزنید.
2. سلفی دیگری بگیرید و روی Punch out بزنید.

پیام Punched Out Successfully! (خروج با موفقیت ثبت شد!) را می‌بینید. Staff Khata ساعات کار شما را با شیفتتان مقایسه می‌کند، پس تأخیرها، خروج‌های زودهنگام و اضافه‌کار برایتان محاسبه می‌شوند.

مشاهدهٔ سابقهٔ حضور و غیاب

1. زبانهٔ Attendance را باز کنید. بین Day (روز) و Month (ماه) جابه‌جا شوید و با پیکان‌ها بین دوره‌ها حرکت کنید.
2. روی یک روز بزنید تا زمان‌های Punched In At (زمان ورود) و Punched Out At (زمان خروج)، موقعیت و عکس‌ها را ببینید.
3. ورود اشتباه است یا ثبت نشده؟ در همان روز روی Request Regularisation (درخواست اصلاح) بزنید، زمان‌های درست و دلیل را وارد کنید، سپس روی Submit Request (ارسال درخواست) بزنید. مدیر شما آن را در وب تأیید می‌کند.

برای مدیران: روشن یا خاموش کردن ورود با موبایل برای هر کارمند

ورود با موبایل برای کارکنان جدید به‌طور پیش‌فرض روشن است. برای کارکنانی که فقط باید با دستگاه بیومتریک ورود بزنند، آن را خاموش کنید.

1. روی Organization (سازمان) → Employee List (فهرست کارکنان) کلیک کنید.
2. روی منوی ⋯ در ردیف کارمند کلیک کنید.
3. روی Disable Mobile Punch (غیرفعال‌سازی ورود با موبایل) کلیک کنید (یا Enable Mobile Punch، فعال‌سازی ورود با موبایل، برای روشن کردن دوباره).

وقتی خاموش باشد، اپلیکیشن به کارمند پیام «Mobile punching disabled» (ورود با موبایل غیرفعال است) می‌دهد و می‌گوید از دستگاه تخصیص‌یافته‌اش استفاده کند. برای تعیین یا بازنشانی رمز عبور کارمند، از Update Password (به‌روزرسانی رمز عبور) در همین منو استفاده کنید.

برای مدیران: ببینید ورودها از کجا ثبت شده‌اند

هر ورود با موبایل در Recent Punches (ورودهای اخیر) و روی نقشهٔ داشبورد شما نمایش داده می‌شود. برای فهرست کامل:

1. روی Time & Leave (زمان و مرخصی) → Attendance Process (پردازش حضور و غیاب) کلیک کنید.
2. روی GPS punches (ورودهای GPS) کلیک کنید. فقط ورودهایی که از اپلیکیشن ثبت شده‌اند نمایش داده می‌شوند و هر کدام برچسب GPS دارند.
3. روی نماد چشم در یک ردیف کلیک کنید تا موقعیت ورود و خروج را روی نقشه و عکس ورود را ببینید. برای دیدن همهٔ ورودهای موبایلی امروز روی یک نقشه، روی Map view (نمای نقشه) کلیک کنید.