حقوق و دستمزد، فیش حقوقی و مساعده
طرح: طرح‌های دارای حقوق و دستمزد
Staff Khata هر حقوق را از روی حضور و غیاب، مرخصی، تعطیلات و تأخیرها محاسبه می‌کند، پس به صفحه‌گسترده نیازی ندارید. یک بار آن را تنظیم کنید، سپس هر ماه با چند کلیک حقوق را اجرا کنید.
طرح لازم: حقوق و دستمزد به یک طرح پولی شامل حقوق نیاز دارد. اگر منوی Payroll (حقوق و دستمزد) قفل است، برای طرح‌های فعلی Billing & Plan (صورتحساب و طرح) را ببینید.
چرخهٔ حقوق و کسورات قانونی را تنظیم کنید
این تنظیمات در هر اجرای حقوق اعمال می‌شوند.
- روی Organization (سازمان) → Company (شرکت) کلیک کنید، سپس زبانهٔ Payroll & Tax (حقوق و مالیات) را باز کنید.
- زیر Salary Cycle Period (دورهٔ چرخهٔ حقوق)، Period Start Day (روز شروع دوره) و Period End Day (روز پایان دوره) را تنظیم کنید. برای «آخرین روز ماه»، 0 را به‌عنوان روز پایان وارد کنید.
- زیر Statutory Deductions & Contributions (کسورات و مشارکت‌های قانونی)، موارد مربوط به خود را روشن کنید.
- روی Save Changes (ذخیرهٔ تغییرات) کلیک کنید.
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| ESI (Employee State Insurance) (بیمهٔ دولتی کارکنان) | مشارکت‌های ESI را برای حقوق‌های مشمول اضافه می‌کند. نرخ را در ESI Contribution % (درصد مشارکت ESI) تنظیم کنید. |
| PF (Provident Fund) (صندوق اندوختهٔ کارکنان) | کسورات EPF و سهم هم‌ارز کارفرما را اضافه می‌کند. نرخ را در PF Contribution % (درصد مشارکت PF) تنظیم کنید، معمولاً 12. |
| Gratuity Liability (تعهد پاداش پایان خدمت) | ذخیرهٔ سالانهٔ پاداش پایان خدمت را پیگیری می‌کند. |
| Financial Year Start / End (شروع / پایان سال مالی) | سالی که برای گزارش‌دهی مالی به کار می‌رود. |
تعیین ساختار حقوق
هر کارمند پیش از اجرای حقوق به یک ساختار حقوق نیاز دارد.
- روی Payroll → Salary Management (مدیریت حقوق) کلیک کنید. همهٔ کارکنان با چرخه، درآمدها، کسورات، خالص حقوق و CTC سالانه فهرست شده‌اند.
- روی نماد ویرایش در ردیف یک کارمند کلیک کنید، یا برای فردی جدید روی Assign Salary Structure (تعیین ساختار حقوق) کلیک کنید.
- Payroll Cycle (چرخهٔ حقوق: Monthly Cycle ماهانه یا Weekly Cycle هفتگی) و Salary Type (نوع حقوق: Fixed ثابت، Variable متغیر یا Commission Based پورسانتی) را انتخاب کنید.
- Earnings (درآمدها) را پر کنید: حقوق پایه، HRA (کمک‌هزینهٔ مسکن)، ایاب و ذهاب، کمک‌هزینهٔ درمان و سایر کمک‌هزینه‌ها.
- Deductions (کسورات) را پر کنید، مانند PF، ESI و مالیات حرفه‌ای. ESI را می‌توان ترکیبی یا جداگانه نشان داد.
- اگر کارمند باید هزینهٔ سالانهٔ خود برای شرکت را ببیند، Show CTC in Payslip (نمایش CTC در فیش حقوقی) را تیک بزنید.
- روی Save Salary Structure (ذخیرهٔ ساختار حقوق) یا Update Salary Structure (به‌روزرسانی ساختار حقوق) کلیک کنید.
هم‌زمان با تایپ، مجموع‌های پایین صفحه Total Earnings (کل درآمدها)، Total Deductions (کل کسورات)، Net Take-Home (خالص دریافتی) و Annual CTC (CTC سالانه) را نشان می‌دهند.
نکته: می‌توانید این فرم را از Organization → Employee List (فهرست کارکنان) هم باز کنید: منوی ردیف یک کارمند را باز کنید و روی Assign / View Salary (تعیین / مشاهدهٔ حقوق) کلیک کنید.
اجرای حقوق ماهانه
- روی Payroll → Run Payroll (اجرای حقوق) کلیک کنید.
- ماه و سال را در بالای جدول انتخاب کنید.
- روی Bulk Generate (تولید گروهی) کلیک کنید، یک Department (دپارتمان) انتخاب کنید، ماه و سال را بررسی کنید و روی Generate Bulk Payroll (تولید حقوق گروهی) کلیک کنید. برای هر دپارتمان تکرار کنید.
برای پرداخت فقط به یک نفر، روی Add Payroll (افزودن حقوق) کلیک کنید و کارمند را انتخاب کنید.
روی More Columns (ستون‌های بیشتر) کلیک کنید تا روزهای کاری، روزهای کسر حقوق (LOP)، تعطیلات هفتگی، تعطیلات رسمی و مرخصی با حقوق پشت هر حقوق را ببینید.
اصلاح و تسویه
- برای تغییر یک رقم، ردیف حقوق کارمند را ویرایش کنید. در Edit Monthly Payroll (ویرایش حقوق ماهانه)، برای باز نگه داشتن روی Save Draft (ذخیرهٔ پیش‌نویس) یا پس از پرداخت روی Settle & Save (تسویه و ذخیره) کلیک کنید.
- برای علامت‌گذاری چند حقوق به‌عنوان پرداخت‌شده، ردیف‌ها را تیک بزنید و روی Settle Selected (تسویهٔ موارد انتخابی) کلیک کنید.
- برای دانلود ماه به‌صورت Excel یا PDF از Export (خروجی) استفاده کنید.
مشاهده و دانلود فیش‌های حقوقی
روی Payslip (فیش حقوقی) در ردیف یک کارمند کلیک کنید. فیش حقوقی لوگوی شما، خلاصهٔ حضور و غیاب، درآمدها، کسورات، هرگونه بازپرداخت هزینه و خالص پرداختی به حروف را نشان می‌دهد. همچنین نشان می‌دهد سیاست ساعت اداری چگونه اعمال شده است: تأخیرها، خروج‌های زودهنگام و هر کسر ناشی از سیاست.
برای ذخیره روی Download PDF (دانلود PDF) یا روی Print (چاپ) کلیک کنید. با Show Annual CTC (نمایش CTC سالانه) / Hide Annual CTC (پنهان کردن CTC سالانه) تعیین کنید CTC نمایش داده شود یا نه.
کارکنانی که حساب ورود دارند، فیش‌های خود را در My Payslips (فیش‌های حقوقی من) می‌بینند. خدمات خودکار کارکنان را ببینید.
مساعده‌ها و بازپرداخت هزینه‌ها
ثبت مساعدهٔ حقوق
- روی Payroll → Add Advance (افزودن مساعده) کلیک کنید.
- Employee (کارمند) را انتخاب کنید، Amount (مبلغ) و Reason / Description (دلیل / توضیح) را وارد کنید و Month (ماه) و Year (سال) را انتخاب کنید.
- روی Save Advance (ذخیرهٔ مساعده) کلیک کنید.
ثبت بازپرداخت هزینه
- روی Payroll → Add Reimbursement (افزودن بازپرداخت هزینه) کلیک کنید.
- کارمند را انتخاب کنید و مبلغ، دلیل، ماه و سال را وارد کنید.
- صورتحساب را زیر Supporting Document / Bill (سند پشتیبان / صورتحساب) پیوست کنید (PDF، JPG، PNG یا DOC، حداکثر 2 MB). صورتحساب الزامی است.
- روی Submit Claim (ثبت درخواست) کلیک کنید.
تأیید، تسویه و چاپ رسید
Payroll → Advances & Reimbursements (مساعده‌ها و بازپرداخت‌ها) را باز کنید تا همهٔ مساعده‌ها و درخواست‌ها را ببینید، از جمله آن‌هایی که کارکنان از اپلیکیشن موبایل می‌فرستند. یک مورد را باز کنید تا آن را Approve (تأیید) یا Reject (رد) کنید، سپس پس از پرداخت Settle Request (تسویهٔ درخواست) را بزنید. برای رسید بازپرداختی که می‌توانید به‌صورت PDF دانلود کنید، روی Generate Slip (تولید رسید) کلیک کنید.
Weekly Pay Process (پردازش حقوق هفتگی)
برای کارکنانی که هفتگی حقوق می‌گیرند، Payroll Cycle آن‌ها را در ساختار حقوق روی Weekly Cycle بگذارید. فقط همین کارکنان اینجا نمایش داده می‌شوند.
- روی Payroll → Weekly Pay Process کلیک کنید.
- هفته را انتخاب کنید.
- برای یک کارمند روی Generate Weekly (تولید هفتگی)، یا برای کل یک دپارتمان روی Bulk Department (دپارتمان گروهی) → Run Bulk Process (اجرای پردازش گروهی) کلیک کنید.
- یک Weekly Payslip (فیش حقوقی هفتگی) را باز کنید تا PDF دانلود کنید، آن را Print کنید یا با Send Email (ارسال ایمیل) برای کارمند بفرستید.
- ردیف‌های پرداخت‌شده را تیک بزنید و روی Settle Selected کلیک کنید.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.