Pro HRMS (افزونه)
طرح: افزونهٔ Pro HRMS
Pro HRMS ابزارهای منابع انسانی فراتر از حضور و غیاب را اضافه می‌کند: خبرنامهٔ شرکت، ساختار گزارش‌دهی، معرفی‌ها، ردیابی دارایی‌ها، سیاست‌ها و میز پشتیبانی. همچنین نقش Manager (سرپرست) را اضافه می‌کند تا سرپرستان تیم بتوانند به امور افراد خود رسیدگی کنند.
طرح لازم: Pro HRMS یک افزونهٔ پولی است. منوهای آن فقط پس از فعال شدن در حساب شما نمایش داده می‌شوند. برای قیمت‌های فعلی Billing & Plan (صورتحساب و طرح) را ببینید.
منوی Pro HRMS را پیدا کنید
پس از فعال شدن افزونه، منوی Pro HRMS در نوار بالا برای مدیران و سرپرستان و در پنل کارکنان نمایش داده می‌شود. همهٔ موارد زیر در همین منو قرار دارند.
Organisation Feed (خبرنامهٔ سازمان)
دیواری مشترک برای اطلاعیه‌ها، خوشامدگویی‌ها و جشن‌ها.
- روی Pro HRMS → Organization Feed کلیک کنید.
- در کادر پست بنویسید. برای پیوست رسانه روی Photo / Video (عکس / ویدئو) کلیک کنید.
- انتخاب کنید چه کسانی آن را ببینند: Everyone (همه) یا Specific Department (دپارتمان خاص).
- روی Post (انتشار) کلیک کنید.
کارکنان می‌توانند پست‌ها را بپسندند، دربارهٔ آن‌ها نظر بدهند و ذخیره کنند. کارت Celebrations (جشن‌ها) تولدها و سالگردهای کاری امروز و پیش رو را نشان می‌دهد.
Org Tree (نمودار سازمانی)
Org Tree نشان می‌دهد چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد.
- روی Pro HRMS → Org Tree کلیک کنید.
- روی Create First Position (ساخت نخستین جایگاه) کلیک کنید (بعدها، Create Root Position، ساخت جایگاه ریشه).
- کارمند را زیر Link to Employee (پیوند به کارمند) انتخاب کنید، سپس Position Name (نام جایگاه)، Department (دپارتمان) و Designation (سمت) را پر کنید. Responsibilities (مسئولیت‌ها) و عکس اختیاری‌اند.
- روی Create Position (ساخت جایگاه) کلیک کنید. برای ساختن نمودار رو به پایین، از Add Direct Report (افزودن زیرمجموعهٔ مستقیم) روی یک جایگاه استفاده کنید.
یک جایگاه می‌تواند تا زمان استخدام برای آن خالی بماند. کارکنان نمودار را در My Org Tree (نمودار سازمانی من) می‌بینند.
Job Referrals (معرفی برای شغل)
- روی Pro HRMS → Job Referrals → Add Job Opening (افزودن فرصت شغلی) کلیک کنید.
- Job Title (عنوان شغل)، Description (توضیح)، Location (محل) و Department را وارد کنید، سپس ذخیره کنید.
کارکنان فرصت‌های شغلی باز را در صفحهٔ Job Referrals خود می‌بینند و با کلیک روی Refer Now (هم‌اکنون معرفی کنید) فردی را که می‌شناسند معرفی می‌کنند. شما نامزدها را در View Referrals (مشاهدهٔ معرفی‌ها) بررسی می‌کنید و هر کدام را به Pending (در انتظار)، Hired (استخدام‌شده) یا Rejected (ردشده) منتقل می‌کنید.
Daily Work Updates (گزارش کار روزانه)
کارکنان روی Submit Today's Work Update (ثبت گزارش کار امروز) کلیک می‌کنند و کارهایی را که انجام داده‌اند شرح می‌دهند. مدیران و سرپرستان گزارش‌های همه را در Pro HRMS → Daily Work Updates می‌بینند، با فیلتر بر اساس تاریخ یا کارمند، و می‌توانند آن‌ها را Export (خروجی) بگیرند.
Assets (دارایی‌ها)
لپ‌تاپ‌ها، گوشی‌ها و سایر اموال شرکت را پیگیری کنید.
- روی Pro HRMS → Assets → Add Asset (افزودن دارایی) کلیک کنید.
- یک نوع (مثلاً Laptop، لپ‌تاپ) انتخاب کنید، Asset Name (نام دارایی) و Serial Number (شمارهٔ سریال) را وارد کنید و ذخیره کنید.
- در فهرست Inventory (موجودی)، روی Assign (تخصیص) دارایی کلیک کنید، کارمند را زیر Select Employee (انتخاب کارمند) انتخاب کنید و روی Assign Asset (تخصیص دارایی) کلیک کنید.
هر دارایی یک Assignment History (سابقهٔ تخصیص) دارد. کارکنان آنچه در اختیار دارند را در My Assets (دارایی‌های من) می‌بینند.
Policy Documents (اسناد سیاست)
روی Pro HRMS → Policy Documents → Upload Document (بارگذاری سند) کلیک کنید. Policy Name (نام سیاست) و Policy Category (دستهٔ سیاست) را وارد کنید و یک فایل انتخاب کنید (PDF، Word، Excel، PowerPoint یا تصویر، حداکثر 2 MB). کارکنان سیاست را باز می‌کنند و روی Acknowledge (تأیید مطالعه) کلیک می‌کنند و شما می‌توانید ببینید چه کسانی آن را تأیید کرده‌اند.
HR Support (پشتیبانی منابع انسانی)
میز پشتیبانی برای پرسش‌های مربوط به حضور و غیاب، مرخصی، حقوق و سایر امور منابع انسانی. کارکنان روی Raise Ticket (ثبت تیکت) کلیک می‌کنند و موضوع، توضیح و حداکثر 5 فایل اضافه می‌کنند. HR و مدیران همهٔ تیکت‌ها را در Pro HRMS → HR Support می‌بینند و با Update Status (به‌روزرسانی وضعیت) آن‌ها را از مراحل Open (باز)، In Progress (در حال انجام)، Resolved (حل‌شده) و Closed (بسته) عبور می‌دهند.
کسی را سرپرست کنید
- روی Organization (سازمان) → Employee List (فهرست کارکنان) کلیک کنید و کارمند را ویرایش کنید.
- مرحلهٔ Employment (استخدام) را باز کنید و System Role (نقش سیستمی) را روی Manager (سرپرست) بگذارید.
- روی Save Changes (ذخیرهٔ تغییرات) کلیک کنید.
تیم یک سرپرست شامل همهٔ کسانی است که Reporting Manager (مدیر مستقیم) آن‌ها همان فرد است. آن را در مرحلهٔ Employment هر عضو تیم تنظیم کنید.
توجه: گزینهٔ Manager در System Role فقط وقتی Pro HRMS فعال است نمایش داده می‌شود.
پنل سرپرست
وقتی سرپرست وارد می‌شود، به Manager Dashboard (داشبورد سرپرست) می‌رسد. منو شامل این موارد است:
| صفحه | سرپرستان آنجا چه می‌کنند |
|---|---|
| My Team (تیم من) | همهٔ کسانی را که به آن‌ها گزارش می‌دهند، با سمت، تاریخ پیوستن و وضعیت می‌بینند. |
| Team Attendance (حضور و غیاب تیم) | حضور و غیاب و ورودهای روزانهٔ تیم را بررسی می‌کنند و درخواست‌های اصلاح حضور را بازبینی می‌کنند. |
| Team Leaves (مرخصی‌های تیم) | درخواست‌های مرخصی تیم را بررسی و تأیید یا رد می‌کنند. |
تأیید درخواست مرخصی
- روی Team Leaves کلیک کنید.
- روی نماد چشم یک درخواست کلیک کنید تا Leave Request Details (جزئیات درخواست مرخصی) باز شود.
- روی Approve (تأیید)، یا Reject (رد) همراه با دلیل، کلیک کنید.
هر مرخصی به تأیید هم سرپرست و هم HR نیاز دارد. پس از تأیید سرپرست، درخواست تا زمانی که HR تأیید نهایی را بدهد، «Approval Pending from HR» (در انتظار تأیید HR) نشان می‌دهد. اگر هر یک از آن دو رد کند، مرخصی رد می‌شود.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.