راه‌اندازی شرکت، شعبه‌ها و دپارتمان‌ها
طرح: همهٔ طرح‌ها
پیش از افزودن کارکنان، شرکت خود را به Staff Khata معرفی کنید. نمایه، قالب کد کارمندی، شعبه‌ها و دپارتمان‌های شما در همهٔ گزارش‌ها، فیش‌های حقوقی و ورودها به کار می‌روند.
نمایهٔ شرکت را تکمیل کنید
لوگو، نام و شمارهٔ مالیاتی شما روی گزارش‌ها و فیش‌های حقوقی چاپ می‌شوند، پس اول آن‌ها را تنظیم کنید.
- روی Organization (سازمان) → Company (شرکت) کلیک کنید. صفحهٔ Company Settings (تنظیمات شرکت) در زبانهٔ Company Profile (نمایهٔ شرکت) باز می‌شود.
- در بالا، Organization Info (اطلاعات سازمان) Corporate ID (شناسهٔ سازمانی) و Workspace URL (نشانی فضای کاری) شما را نشان می‌دهد. این موارد قابل تغییر نیستند.
- زیر Company Logo (لوگوی شرکت)، روی Upload Logo (بارگذاری لوگو) کلیک کنید و یک فایل مربعی PNG، JPG یا GIF کمتر از 2 MB انتخاب کنید (200 × 200 px مناسب است).
- Company Name (نام شرکت) را بررسی کنید، سپس Official Tax / Registration No. (شمارهٔ رسمی مالیاتی / ثبت) خود، مانند شمارهٔ GST، را وارد کنید.
- Company Website (وب‌سایت شرکت) را اضافه کنید. آن را با
https://شروع کنید. - به Company Address (نشانی شرکت) بروید. خیابان، شهر، ایالت و کد پستی را هر کدام در فیلد خودش وارد کنید تا روی اسناد درست چاپ شوند.
- روی Save Changes (ذخیرهٔ تغییرات) کلیک کنید.
توجه: Corporate Email (ایمیل سازمانی) همان ایمیل ورود مدیر است و اینجا قابل تغییر نیست.
قالب کد کارمندی را انتخاب کنید
Staff Khata به هر کارمند جدید به‌طور خودکار یک کد می‌دهد. قالبی کوتاه و خوانا انتخاب کنید.
- در Company Settings، زبانهٔ Employee codes (کدهای کارمندی) را باز کنید.
- فیلدهای زیر را تنظیم کنید. کادر Live Generated Code Preview (پیش‌نمایش زندهٔ کد) هم‌زمان با تایپ شما به‌روز می‌شود.
- روی Save Changes کلیک کنید.
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| Prefix (پیشوند) | حروف ابتدای کد، مانند ST یا EMP. |
| Separator / Delimiter (جداکننده) | خط تیره، اسلش، زیرخط، نقطه یا هیچ‌کدام. |
| Include Year (درج سال) | سال را اضافه می‌کند (2026 یا 26)، یا None (هیچ). |
| Number of Digits (تعداد ارقام) | شمار ارقام عدد، از 2 تا 6. |
| Starting / Next Number (شمارهٔ شروع / بعدی) | شماره‌ای که کارمند جدید بعدی می‌گیرد. |
نکته: کدها فقط برای کارکنان جدید ساخته می‌شوند. کدهای موجود همان‌طور باقی می‌مانند.
بومی‌سازی را بررسی کنید
زبانهٔ Localization (بومی‌سازی) را باز کنید. Currency Standard (واحد پول)، Timezone (منطقهٔ زمانی)، Date Display Format (قالب نمایش تاریخ) و Interface Language (زبان رابط) هنگام ثبت‌نام برای هند تنظیم می‌شوند. فقط اگر کسب‌وکار شما متفاوت است آن‌ها را تغییر دهید، سپس روی Save Changes کلیک کنید.
زبانهٔ Payroll & Tax
زبانهٔ Payroll & Tax (حقوق و مالیات) چرخهٔ حقوق (روز شروع و پایان)، تنظیمات PF، ESI و پاداش پایان خدمت، و سال مالی شما را در خود دارد. این موارد در حقوق و دستمزد توضیح داده شده‌اند.
شعبه‌های خود را اضافه کنید
شعبه‌ها محل‌های دفتر یا کارخانهٔ شما هستند. هر شعبه می‌تواند حصار جغرافیایی خودش را داشته باشد تا کارکنان فقط نزدیک محل کارشان بتوانند ورود بزنند.
- روی Organization → Branch (شعبه) کلیک کنید. فضای کاری شما از قبل یک Main Branch (شعبهٔ اصلی) دارد.
- منوی ردیف (⋯) را باز کنید و روی Edit (ویرایش) کلیک کنید.
- یک Branch name (نام شعبه) روشن، یک Code (کد) کوتاه (مثلاً
NOI-HQ) و Address (نشانی) را وارد کنید. - اگر کارکنان جدید باید به‌طور پیش‌فرض اینجا اضافه شوند، Primary branch (شعبهٔ اصلی) را روشن کنید.
- Geo-fencing (حصار جغرافیایی) را روشن کنید. سپس موقعیت را تعیین کنید: روی Locate me (مکان‌یابی من) کلیک کنید، Latitude (عرض جغرافیایی) و Longitude (طول جغرافیایی) را بنویسید، یا روی نقشه کلیک کنید تا سنجاق بگذارید.
- Radius (m) (شعاع به متر) را وارد کنید: کارکنان تا چه فاصله‌ای از سنجاق می‌توانند باشند و همچنان ورود بزنند.
- روی Save Changes کلیک کنید.
برای افزودن محل دیگر، روی Add branch (افزودن شعبه) کلیک کنید، همان فیلدها را پر کنید و روی Add branch کلیک کنید.
نکته: شعاعی دست‌کم ۵۰ متر به کار ببرید. GPS گوشی در فضای بسته دقت کمتری دارد و شعاع خیلی کوچک ممکن است مانع ورود کارکنان پشت میز خودشان شود.
همهٔ شعبه‌ها با شعاع حصار جغرافیایی‌شان در فهرست نمایش داده می‌شوند. با انتخابگر شعبه در نوار بالا (All Branches، همهٔ شعبه‌ها) یک شعبه را جداگانه یا همه را با هم ببینید.
حصار جغرافیایی باید برای شرکت هم روشن شود. قوانین حضور و غیاب و سیاست ساعت اداری را ببینید.
دپارتمان‌ها و سمت‌ها را اضافه کنید
دپارتمان‌ها تیم‌های شما هستند. سمت‌ها عناوین شغلی درون هر تیم‌اند و روی فیش‌های حقوقی و نمایه‌ها نمایش داده می‌شوند.
- روی Organization → Department (دپارتمان) کلیک کنید. دو دپارتمان برای شما ساخته شده است.
- برای افزودن عنوان شغلی به یکی از آن‌ها، منوی ردیف (⋯) را باز کنید و روی Edit کلیک کنید. زیر Designations (سمت‌ها) یک عنوان بنویسید، برای عنوان بعدی روی Add designation (افزودن سمت) کلیک کنید، سپس روی Save Changes کلیک کنید.
- برای ساختن تیم جدید، روی Add department (افزودن دپارتمان) کلیک کنید، Department name (نام دپارتمان) را وارد کنید، سمت‌هایش را اضافه کنید و ذخیره کنید.
- جدول را از Departments (دپارتمان‌ها) به Designations تغییر دهید تا همهٔ عناوین شغلی شرکت و دپارتمان هر کدام را ببینید.
در ادامه، قوانین حضور و غیاب و سیاست ساعت اداری را تنظیم کنید.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.