انواع مرخصی، درخواست‌های مرخصی و تعطیلات
طرح: طرح‌های دارای مرخصی و تعطیلات
انواع مرخصی که کارکنان می‌توانند بگیرند و فهرست تعطیلات را یک بار تنظیم کنید. پس از آن، درخواست‌های مرخصی، مانده‌ها و تعطیلات خودبه‌خود وارد حضور و غیاب و حقوق می‌شوند.
طرح لازم: مدیریت مرخصی و تعطیلات ممکن است در طرح‌های پایین‌تر قفل باشد. اگر منوها نماد قفل دارند، برای قیمت‌ها و طرح‌های فعلی Billing & Plan (صورتحساب و طرح) را ببینید.
انواع مرخصی را تعریف کنید
مرخصی‌های Casual (استحقاقی)، Sick (استعلاجی)، Earned (کسب‌شده) و Maternity (زایمان) از قبل برای شما تنظیم شده‌اند. آن‌ها را ویرایش کنید یا انواع خود را اضافه کنید.
- روی Organization (سازمان) → Define Leave (تعریف مرخصی) کلیک کنید. فهرست Leave types (انواع مرخصی) کد هر نوع، روزهای سالانه، سرنوشت روزهای استفاده‌نشده و نیاز یا عدم نیاز به تأیید را نشان می‌دهد.
- روی Add Leave Type (افزودن نوع مرخصی) کلیک کنید.
- فرم را پر کنید:
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| Name (نام) و Code (کد) | مثلاً «Compensatory Off» و «CO». هر دو الزامی‌اند. |
| Days per year (روز در سال) | هر کارمند در سال چند روز می‌گیرد. |
| Carry forward unused days (انتقال روزهای استفاده‌نشده) | روشن: روزهای استفاده‌نشده به سال بعد منتقل می‌شوند. خاموش: در پایان سال از بین می‌روند. |
| Needs approval (نیاز به تأیید) | روشن: مدیر مستقیم یا HR باید هر درخواست را تأیید کند. |
| Colour (رنگ) | در تقویم‌ها و نشان‌های مرخصی نمایش داده می‌شود. |
- روی Add Leave Type کلیک کنید.
برای تغییر یا حذف یک نوع، از Edit (ویرایش) یا Delete (حذف) در ردیف آن استفاده کنید.
بررسی مانده‌های مرخصی (Leave Opening Entry)
- روی Time & Leave (زمان و مرخصی) → Leave Opening Entry (ثبت ماندهٔ اولیهٔ مرخصی) کلیک کنید.
- برای هر کارمند و هر نوع مرخصی، روزهای Allowed (مجاز)، Used (استفاده‌شده) و Left (باقی‌مانده)، به‌علاوهٔ Total left (کل باقی‌مانده) را می‌بینید.
- سال مالی را در بالا سمت چپ تغییر دهید، یا بر اساس نوع مرخصی، شعبه، دپارتمان یا کارمند فیلتر کنید. برای دانلود جدول روی Export (خروجی) کلیک کنید.
کارکنان چگونه مرخصی درخواست می‌کنند
کارکنان با ایمیل و رمز عبور خود وارد می‌شوند، در وب به نشانی https://attendance.staffkhata.com یا در اپلیکیشن Staff Khata (زبانهٔ Leave، مرخصی). آن‌ها Apply Leave (درخواست مرخصی) را باز می‌کنند، ماندهٔ هر نوع مرخصی را می‌بینند، نوع و تاریخ‌ها را انتخاب می‌کنند، دلیل را اضافه می‌کنند و می‌فرستند. سپس درخواست منتظر تأیید می‌ماند.
درخواست مرخصی از طرف کارمند
وقتی کسی تلفنی خبر بیماری می‌دهد یا از اپلیکیشن استفاده نمی‌کند، کاربرد دارد.
- روی Time & Leave → Leave Application (درخواست مرخصی) کلیک کنید.
- روی Apply leave (ثبت درخواست مرخصی) کلیک کنید.
- Employee (کارمند) و سپس Leave type (نوع مرخصی) را انتخاب کنید. روزهای باقی‌مانده کنار هر نوع نشان داده می‌شوند.
- One day (یک روز)، Half a day (نیم‌روز) یا Several days (چند روز) را انتخاب کنید و تاریخ یا تاریخ‌ها را برگزینید.
- یک Reason (دلیل) اضافه کنید. زیر Also notify (اطلاع به دیگران) می‌توانید افرادی را برای آگاه شدن انتخاب کنید.
- روی Apply leave کلیک کنید.
تأیید یا رد مرخصی
- روی Time & Leave → Leave Application کلیک کنید. Leave requests (درخواست‌های مرخصی) روی Pending (در انتظار) باز می‌شود.
- روی Review (بررسی) در یک درخواست کلیک کنید. نوع مرخصی، تاریخ‌ها، تعداد روزها و دلیل را بررسی کنید.
- روی Approve (تأیید) یا Reject (رد) کلیک کنید، سپس تأیید کنید.
زبانه‌های Approved (تأییدشده)، Rejected (ردشده) و All (همه) سابقه را نگه می‌دارند. بعداً هم می‌توانید از جزئیات یک درخواست، تصمیم را تغییر دهید.
تعطیلات خود را اضافه کنید
تعطیلات در تقویم‌ها نمایش داده می‌شوند و در گزارش‌های حضور و غیاب به کار می‌روند. سریع‌ترین راه شروع، وارد کردن فهرست است.
وارد کردن از صفحه‌گسترده
- روی Organization → Define Holiday (تعریف تعطیلات) کلیک کنید.
- روی Import (وارد کردن) کلیک کنید.
- زیر Need A Template (الگو لازم دارید؟)، روی CSV یا Excel کلیک کنید تا یک نمونه دانلود شود. سه ستون دارد: Holiday Name (نام تعطیلی)، Type (نوع: Full Day تمام‌روز یا Half Day نیم‌روز) و Date (تاریخ، DD-MM-YYYY).
- آن را پر کنید، سپس فایل را به کادر بکشید یا برای مرور کلیک کنید. فایل‌های CSV، XLS و XLSX تا 2 MB پذیرفته می‌شوند.
- روی Import کلیک کنید. همهٔ تعطیلات شما یک‌جا اضافه می‌شوند.
افزودن یک تعطیلی
- در Define Holiday، روی Add Holiday (افزودن تعطیلی) کلیک کنید.
- Name را وارد کنید، Date را انتخاب کنید و Full day (تمام‌روز) یا Half day (نیم‌روز) را برگزینید. Description (توضیح) اختیاری است.
- روی Add Holiday کلیک کنید.
برای مرور فهرست از زبانه‌های Upcoming (پیش رو)، Past (گذشته) و All و برای تغییر هر ردیف از Edit یا Delete استفاده کنید.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.