افزودن و مدیریت کارکنان
طرح: همهٔ طرح‌ها
سه راه برای افزودن کارکنان وجود دارد: یکی‌یکی با فرم Add Employee (افزودن کارمند)، چندتا با هم از یک فایل Excel، یا با ارسال دعوت‌نامه تا خودشان مشخصاتشان را پر کنند.
فهرست کارکنان را باز کنید
روی Organization (سازمان) → Employee List (فهرست کارکنان) کلیک کنید. Employee Directory (فهرست کارکنان) همه را با کد، دپارتمان، اطلاعات تماس و وضعیتشان نشان می‌دهد. برای دو روش دیگر از Add Employee یا پیکان کنار آن (More ways to add، راه‌های دیگر افزودن) استفاده کنید.
افزودن یک کارمند
فرم Add employee چهار مرحله دارد. فیلدهای ستاره‌دار الزامی‌اند؛ بقیه را می‌توانید بعداً پر کنید.
مرحلهٔ ۱: Personal Info (اطلاعات شخصی)
- First Name (نام)، Last Name (نام خانوادگی) و Work Email (ایمیل کاری) را وارد کنید.
- Contact Number (شمارهٔ تماس) را با کد کشور وارد کنید. پس از افزودن کارمند قابل تغییر نیست.
- یک Password (رمز عبور) اولیه تعیین کنید. کارمند پس از ورود می‌تواند آن را تغییر دهد.
- Gender (جنسیت) را انتخاب کنید، سپس روی Next (بعدی) کلیک کنید.
مرحلهٔ ۲: Employment (استخدام)
- Employee Code / ID (کد / شناسهٔ کارمند) را خالی بگذارید تا از روی قالب شرکت شما کد ساخته شود. راه‌اندازی شرکت را ببینید.
- Joining Date (تاریخ پیوستن) را بررسی کنید، سپس Branch (شعبه)، Department (دپارتمان) و Designation (سمت) را انتخاب کنید.
- System Role (نقش سیستمی) را انتخاب کنید. بیشتر کارکنان Employee (کارمند) هستند؛ آن‌ها فقط داده‌های خودشان را می‌بینند.
- Office Time Policy (سیاست ساعت اداری) از سیاست پیش‌فرض شما استفاده می‌کند، مگر اینکه سیاست دیگری انتخاب کنید.
- Reporting Manager (مدیر مستقیم)، EPF number (شمارهٔ EPF) و ESI number (شمارهٔ ESI) اختیاری‌اند. روی Next کلیک کنید.
مرحلهٔ ۳: Bank & education (بانک و تحصیلات)
اطلاعات بانکی برای پرداخت حقوق به کار می‌رود. هر دو بخش اختیاری‌اند. روی Next کلیک کنید.
مرحلهٔ ۴: Attendance & devices (حضور و غیاب و دستگاه‌ها)
| تنظیم | کاربرد |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (غیرفعال‌سازی ردیابی حضور) | این کارمند را از حضور و غیاب و گزارش‌ها کنار می‌گذارد. |
| Enforce geo-fencing (اجبار حصار جغرافیایی) | ورودها فقط درون حصار جغرافیایی شعبهٔ او حساب می‌شوند. |
| Require Attendance Approval (نیاز به تأیید حضور) | پیش از رسیدن حضور و غیاب به حقوق، یک سرپرست آن را تأیید می‌کند. |
| Devices (دستگاه‌ها) | دستگاه‌های بیومتریکی که این کارمند می‌تواند با آن‌ها ورود بزند. |
روی Add employee کلیک کنید. کارمند جدید با کد خودش در فهرست نمایش داده می‌شود.
وارد کردن کارکنان از Excel
- روی پیکان کنار Add Employee کلیک کنید و Import from Excel (وارد کردن از Excel) را انتخاب کنید.
- زیر Get the template (دریافت الگو)، روی Excel template (الگوی Excel) یا CSV template (الگوی CSV) کلیک کنید. این الگو همهٔ ستون‌ها و سه ردیف نمونه دارد.
- نمونه‌ها را با کارکنان خود جایگزین کنید، هر نفر در یک ردیف. ردیف سرستون را نگه دارید.
- زیر Upload your file (بارگذاری فایل)، فایل را رها کنید یا روی browse (مرور) کلیک کنید. Excel یا CSV، حداکثر 2 MB.
- روی Import employees (وارد کردن کارکنان) کلیک کنید.
ردیف‌هایی که کد کارمندی ندارند، از روی قالب کد شما کد می‌گیرند. اگر برخی ردیف‌ها ناموفق باشند، Staff Khata آن‌ها را زیر Rows that need fixing (ردیف‌های نیازمند اصلاح) فهرست می‌کند. آن‌ها را در فایل دانلودشده اصلاح کنید و همان فایل را دوباره وارد کنید.
نکته: الگو ستون رمز عبور ندارد. برای تعیین رمز عبور اولیهٔ هر کارمند، ستونی به نام password اضافه کنید. بدون آن، یک رمز عبور پیش‌فرض استاندارد تنظیم می‌شود، پس از کارکنان بخواهید پس از ورود آن را تغییر دهند.
دعوت از کارکنان برای تکمیل مشخصات خودشان
کارمند تاریخ تولد، نشانی، تماس اضطراری و اطلاعات بانکی خود را خودش اضافه می‌کند.
- روی پیکان کنار Add Employee کلیک کنید و Invite Employee (دعوت از کارمند) را انتخاب کنید.
- First Name، Last Name، Email (ایمیل) و Phone Number (شمارهٔ تلفن) را پر کنید.
- Department، Designation، Role (نقش)، Branch و Joining Date را انتخاب کنید. Reporting Manager اختیاری است.
- روی Send Invite (ارسال دعوت‌نامه) کلیک کنید.
کارمند یک پیوند از طریق ایمیل و WhatsApp دریافت می‌کند. آن را باز می‌کند، با کد یک‌بارمصرف هویت خود را تأیید می‌کند، مشخصاتش را پر می‌کند، رمز عبور تعیین می‌کند و روی Complete onboarding (تکمیل ورود به سازمان) کلیک می‌کند. پیوند ۷ روز اعتبار دارد.
مدیریت یک کارمند
منوی ردیف (⋯) هر کارمند را باز کنید تا:
- Edit Employee (ویرایش کارمند): مشخصات او را تغییر دهید.
- Assign / View Salary (تعیین / مشاهدهٔ حقوق): ساختار حقوق او را تنظیم کنید. حقوق و دستمزد را ببینید.
- Biometric enrollment (ثبت بیومتریک): اثر انگشت یا کارت او را روی دستگاه بیومتریک Realtime ثبت کنید. دستگاه‌های بیومتریک را ببینید.
- Update Password (به‌روزرسانی رمز عبور): برای او رمز عبور جدید تعیین کنید.
- Disable Mobile Punch (غیرفعال‌سازی ورود با موبایل) / Enable Mobile Punch (فعال‌سازی ورود با موبایل): تعیین کنید آیا او می‌تواند از اپلیکیشن موبایل Staff Khata با سلفی و موقعیت مکانی ورود بزند. ورود با موبایل برای کارکنان جدید روشن است؛ برای کارکنانی که فقط باید با دستگاه بیومتریک ورود بزنند، آن را خاموش کنید.
با کلید Status (وضعیت) در فهرست، کارمند را غیرفعال کنید. کارکنان غیرفعال نمی‌توانند وارد شوند و از حضور و غیاب پنهان می‌شوند.
طرح لازم: ورود کارکنان به وب و اپلیکیشن موبایل، از جمله ورود با موبایل و تکمیل مشخصات توسط خودشان، ممکن است به طرح بالاتری نیاز داشته باشد. هر شرکت جدید یک دورهٔ آزمایشی ۱۵ روزه با همهٔ امکانات باز دریافت می‌کند. برای طرح‌های فعلی Billing & Plan (صورتحساب و طرح) را ببینید.
در ادامه، شیفت‌ها، برنامهٔ کاری و اضافه‌کار را راه‌اندازی کنید.
هنوز مشکل دارید؟ از بخش Help & Support (راهنما و پشتیبانی) در اپلیکیشن یک تیکت ثبت کنید یا از طریق staffkhata.com/contact با ما تماس بگیرید.