Läsnäolosäännöt määräävät, miten Staff Khata käsittelee jokaisen leimauksen: mikä lasketaan ylityöksi, mitä poissaolo maksaa ja missä henkilöstö saa leimata sisään. Toimiston aikakäytäntö määrää, milloin joku on myöhässä, puolipäivällä tai poissa.

Aseta läsnäolosäännöt

Napsauta Organization (organisaatio) → Company (yritys) ja avaa Attendance Rules -välilehti (läsnäolosäännöt).
Ota käyttöön haluamasi säännöt (katso alla oleva taulukko).
Anna kohtaan Absent Day Deduction Penalty (poissaolopäivän vähennys), montako päivän palkkaa vähennetään jokaisesta luvattomasta poissaolosta. Tavallinen valinta on 1.
Napsauta Save Changes (tallenna muutokset).

Asetus	Mitä se tekee
Enable Auto Punch-Out (automaattinen uloskirjaus)	Leimaa työntekijät ulos klo 23.59, jos he unohtavat leimata ulos.
Enable Overtime Tracking (ylityöseuranta)	Kirjaa vuoron yli tehdyt tunnit, jotta ne voidaan maksaa palkanlaskennassa. Ylitöiden maksutapa asetetaan kohdassa Vuorot, vuorolista ja ylityöt.
Enable Live Attendance Notifications (reaaliaikaiset läsnäoloilmoitukset)	Näyttää jokaisen sisään- ja ulosleimauksen ponnahdusikkunana äänen kera Adminin ja HR:n koontinäkymissä.
Start Journey on Punch-In (aloita matka sisäänleimauksesta)	Vain Journey Tracker -lisäosalle. Katso Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty	Luvattomasta poissaolosta vähennettävät palkkapäivät, 0–30.

Ota geoaitaus käyttöön

Geoaitaus estää henkilöstöä leimaamasta sisään mobiilisovelluksella, elleivät he ole työpaikalla.

Vieritä samalla välilehdellä kohtaan Geo-Fencing Parameters (geoaitauksen asetukset).
Ota käyttöön Enable Geo-Fencing (ota geoaitaus käyttöön).
Valitse, miten sitä sovelletaan:
- Branch-wise Rule (toimipistekohtainen sääntö): jokainen toimipiste käyttää omaa sijaintiaan ja sädettään. Valitse toimipisteet kohdassa Apply to Branches (käytä toimipisteissä). Tämä on paras valinta, jos sinulla on useampi kuin yksi sijainti.
- Apply All Employees (kaikille työntekijöille): yksi sijainti kaikille. Anna Geo Fence Radius (Metres) (geoaidan säde metreinä) ja valitse paikka napsauttamalla Set Map Location Coordinates (aseta karttasijainnin koordinaatit).
Napsauta Save Changes.

Huomaa: Branch-wise Rule -vaihtoehtoa varten aseta ensin kunkin toimipisteen nasta ja säde kohdassa Organization → Branch (toimipiste). Katso Yrityksen määrittäminen.

Voit myös poistaa geoaitauksen käytöstä yksittäiseltä työntekijältä hänen profiilinsa Attendance & devices -vaiheessa (läsnäolo ja laitteet).

Valitse WhatsApp-yhteenvedot

Notifications-välilehdellä (ilmoitukset) voit ottaa WhatsAppissa käyttöön Daily Attendance Summary (päivittäinen läsnäoloyhteenveto), Monthly Attendance Summary (kuukausittainen läsnäoloyhteenveto) ja Device Health Alerts (laitteiden tilahälytykset). Katso WhatsApp ja integraatiot.

Luo toimiston aikakäytäntö

Toimiston aikakäytäntö asettaa joustoajat ja sen, milloin lyhyt päivä muuttuu puolipäiväksi tai poissaoloksi. Ensimmäisestä käytännöstäsi tulee kaikkien oletus.

Napsauta Organization → Office Time Policy (toimiston aikakäytäntö).
Napsauta Create First Policy (luo ensimmäinen käytäntö) tai Add New Policy (lisää uusi käytäntö), jos sinulla on jo sellainen.
Anna Policy Name (käytännön nimi), kuten "Standard Office Policy". Jätä Default (oletus) päälle, jos käytäntöä sovelletaan kaikkiin, joilla ei ole omaa käytäntöä.
Aseta kohdassa Grace periods & working hours (joustoajat ja työtunnit) ajat tunteina ja minuutteina:

Asetus	Mitä se tekee
Permitted Late Arrival (sallittu myöhästyminen)	Kuinka paljon myöhässä henkilöstö voi saapua ilman myöhästymismerkintää, esimerkiksi 15 minuuttia.
Permitted Early Departure (sallittu aikainen lähtö)	Kuinka paljon aikaisemmin henkilöstö voi lähteä ilman merkintää aikaisesta lähdöstä, esimerkiksi 10 minuuttia.
Half-day threshold (puolipäivän raja)	Jos työtunteja on tätä vähemmän, päivä on puolipäivä (esimerkiksi 7 tuntia).
Absent threshold (poissaolon raja)	Jos työtunteja on tätä vähemmän, päivä merkitään poissaoloksi (esimerkiksi 4 tuntia). Pidä se puolipäivän rajaa pienempänä.

Kuukausittaiset myöhästymisvähennykset

Tällä muutat toistuvat myöhästymiset vähennykseksi.

Ota käyttöön Monthly late deductions (kuukausittaiset myöhästymisvähennykset).
Valitse Deduction source (vähennyksen lähde): Attendance (vähentää läsnäolopäiviä) tai Leave Balance (CL) (vähentää satunnaislomia).
Aseta Monthly late count (myöhästymisten määrä kuukaudessa) ja Cut Days (vähennettävät päivät). Esimerkiksi 3 ja 1 tarkoittaa, että jokainen kolmas myöhästyminen kuukaudessa maksaa yhden päivän.

Suurten myöhästymisten ja aikaisten lähtöjen säännöt

Napsauta kohdassa Late arrival rules (myöhästymissäännöt) Add rule (lisää sääntö), anna Duration (kesto) ja valitse Cut Days. Esimerkiksi yli tunnin myöhästyminen vähentää 0.5 (Half Day) (puoli päivää). Voit lisätä enintään 4 sääntöä. Early departure rules (aikaisen lähdön säännöt) toimivat samoin aikaisin lähteville. Ota käyttöön Apply on weekly offs (käytä viikkovapailla), jos sääntöjen pitää koskea myös viikoittaisia vapaapäiviä.

Napsauta Create Policy (luo käytäntö).

Käytäntö näkyy luettelossa myöhästymis-, aikaisen lähdön, puolipäivä- ja poissaoloaikoineen. Vaihda oletuskäytäntöä avaamalla käytännön rivivalikko (⋯) ja napsauttamalla Make Default (aseta oletukseksi).

Vinkki: Tarvitsevatko jotkut työntekijät eri työajat, esimerkiksi tehtaan lattialla? Luo toinen käytäntö ja valitse se Office Time Policy -kentässä, kun lisäät tai muokkaat näitä työntekijöitä.

Seuraavaksi lisää työntekijäsi.

Etkö vieläkään pääse eteenpäin? Tee tukipyyntö sovelluksen kohdasta Help & Support tai ota meihin yhteyttä osoitteessa staffkhata.com/contact.

Läsnäolosäännöt ja toimiston aikakäytäntö