Pro HRMS (lisäosa)

Pro HRMS lisää HR-työkalut, joita tarvitset läsnäolon lisäksi: yrityksen uutisvirran, raportointirakenteesi, suositukset, omaisuuden seurannan, käytännöt ja tukipalvelun. Se lisää myös Manager-roolin (esihenkilö), jotta tiiminvetäjät voivat huolehtia omista ihmisistään.

Löydä Pro HRMS -valikko

Kun lisäosa on aktiivinen, yläpalkkiin ilmestyy Pro HRMS -valikko ylläpitäjille ja esihenkilöille sekä työntekijäpaneeliin. Kaikki alla kuvattu löytyy tästä valikosta.

Organisaation uutisvirta

Yhteinen seinä ilmoituksille, tervetulotoivotuksille ja juhlille.

1. Napsauta Pro HRMS → Organization Feed (organisaation uutisvirta).
2. Kirjoita julkaisuruutuun. Liitä mediaa napsauttamalla Photo / Video (kuva / video).
3. Valitse, kuka näkee julkaisun: Everyone (kaikki) tai Specific Department (tietty osasto).
4. Napsauta Post (julkaise).

Työntekijät voivat tykätä julkaisuista, kommentoida niitä ja tallentaa niitä. Celebrations-kortti (juhlat) näyttää tämän päivän ja tulevat syntymäpäivät ja työvuosipäivät.

Org Tree (organisaatiokaavio)

Org Tree näyttää, kuka raportoi kenellekin.

1. Napsauta Pro HRMS → Org Tree.
2. Napsauta Create First Position (luo ensimmäinen positio), myöhemmin Create Root Position (luo juuripositio).
3. Valitse työntekijä kohdassa Link to Employee (linkitä työntekijään) ja täytä sitten Position Name (position nimi), Department (osasto) ja Designation (tehtävänimike). Responsibilities (vastuut) ja kuva ovat valinnaisia.
4. Napsauta Create Position (luo positio). Rakenna kaaviota alaspäin position painikkeella Add Direct Report (lisää suora alainen).

Positio voi olla avoinna, kunnes palkkaat siihen jonkun. Työntekijät näkevät kaavion kohdassa My Org Tree (oma organisaatiokaavio).

Job Referrals (työpaikkasuositukset)

1. Napsauta Pro HRMS → Job Referrals → Add Job Opening (lisää avoin työpaikka).
2. Anna Job Title (tehtävänimike), Description (kuvaus), Location (sijainti) ja Department ja tallenna.

Työntekijät näkevät avoimet paikat Job Referrals -sivullaan ja voivat suositella tuntemaansa henkilöä napsauttamalla Refer Now (suosittele nyt). Sinä tarkistat ehdokkaat kohdassa View Referrals (näytä suositukset) ja siirrät kunkin tilaan Pending (odottaa), Hired (palkattu) tai Rejected (hylätty).

Daily Work Updates (päivittäiset työraportit)

Työntekijät napsauttavat Submit Today's Work Update (lähetä tämän päivän työraportti) ja kuvaavat, mitä tekivät. Ylläpitäjät ja esihenkilöt näkevät kaikkien raportit kohdassa Pro HRMS → Daily Work Updates päivämäärän tai työntekijän mukaan suodatettuina ja voivat viedä ne painikkeella Export (vie).

Assets (omaisuus)

Pidä kirjaa yrityksen kannettavista, puhelimista ja muusta omaisuudesta.

1. Napsauta Pro HRMS → Assets → Add Asset (lisää omaisuuserä).
2. Valitse tyyppi (esimerkiksi Laptop eli kannettava), anna Asset Name (omaisuuserän nimi) ja Serial Number (sarjanumero) ja tallenna.
3. Napsauta Inventory-luettelossa (inventaario) omaisuuserän kohdalla Assign (luovuta), valitse työntekijä kohdassa Select Employee (valitse työntekijä) ja napsauta Assign Asset (luovuta omaisuuserä).

Jokaisella omaisuuserällä on Assignment History (luovutushistoria). Työntekijät näkevät hallussaan olevat erät kohdassa My Assets (oma omaisuus).

Policy Documents (käytäntöasiakirjat)

Napsauta Pro HRMS → Policy Documents → Upload Document (lataa asiakirja). Anna Policy Name (käytännön nimi) ja Policy Category (käytännön luokka) ja valitse tiedosto (PDF, Word, Excel, PowerPoint tai kuva, enintään 2 Mt). Työntekijät avaavat käytännön ja napsauttavat Acknowledge (kuittaa luetuksi), ja näet, ketkä ovat kuitanneet sen.

HR Support (HR-tuki)

Tukipalvelu läsnäoloa, lomia, palkanlaskentaa ja muita HR-asioita koskeville kysymyksille. Työntekijät napsauttavat Raise Ticket (tee tukipyyntö) ja lisäävät aiheen, kuvauksen ja enintään 5 tiedostoa. HR ja ylläpitäjät näkevät kaikki tukipyynnöt kohdassa Pro HRMS → HR Support ja siirtävät niitä tiloihin Open (avoin), In Progress (käsittelyssä), Resolved (ratkaistu) ja Closed (suljettu) painikkeella Update Status (päivitä tila).

Tee jostakusta esihenkilö

1. Napsauta Organization (organisaatio) → Employee List (työntekijäluettelo) ja muokkaa työntekijää.
2. Avaa Employment-vaihe (työsuhde) ja aseta System Role (järjestelmärooli) arvoon Manager (esihenkilö).
3. Napsauta Save Changes (tallenna muutokset).

Esihenkilön tiimiin kuuluvat kaikki, joiden Reporting Manager (esihenkilö) on kyseinen henkilö. Aseta se kunkin tiimin jäsenen Employment-vaiheessa.

Esihenkilöpaneeli

Kun esihenkilö kirjautuu, hän päätyy Manager Dashboard -näkymään (esihenkilön koontinäkymä). Valikossa on:

Hyväksy lomapyyntö

1. Napsauta Team Leaves.
2. Avaa Leave Request Details (lomapyynnön tiedot) napsauttamalla pyynnön silmäkuvaketta.
3. Napsauta Approve (hyväksy) tai Reject (hylkää) ja anna syy.

Loman on hyväksyttävä sekä esihenkilön että HR:n. Kun esihenkilö on hyväksynyt, pyynnössä näkyy "Approval Pending from HR" (odottaa HR:n hyväksyntää), kunnes HR antaa lopullisen hyväksynnän. Jos kumpi tahansa hylkää pyynnön, loma hylätään.