Työntekijöitä voi lisätä kolmella tavalla: yksi kerrallaan Add Employee -lomakkeella (lisää työntekijä), monta kerralla Excel-tiedostosta tai lähettämällä kutsun, jolloin he täyttävät omat tietonsa.

Avaa työntekijäluettelo

Napsauta Organization (organisaatio) → Employee List (työntekijäluettelo). Employee Directory (työntekijähakemisto) näyttää kaikki koodin, osaston, yhteystietojen ja tilan kanssa. Käytä painiketta Add Employee tai sen vieressä olevaa nuolta (More ways to add, lisää tapoja lisätä) kahteen muuhun tapaan.

Lisää yksi työntekijä

Add employee -lomakkeessa on neljä vaihetta. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia; loput voit täyttää myöhemmin.

Vaihe 1: Personal Info (henkilötiedot)

Anna First Name (etunimi), Last Name (sukunimi) ja Work Email (työsähköposti).
Anna Contact Number (puhelinnumero) maatunnuksen kanssa. Sitä ei voi muuttaa työntekijän lisäämisen jälkeen.
Aseta ensimmäinen Password (salasana). Työntekijä voi vaihtaa sen kirjauduttuaan.
Valitse Gender (sukupuoli) ja napsauta Next (seuraava).

Vaihe 2: Employment (työsuhde)

Jätä Employee Code / ID (työntekijäkoodi / tunnus) tyhjäksi, niin koodi luodaan yrityksesi muodon mukaan. Katso Yrityksen määrittäminen.
Tarkista Joining Date (aloituspäivä) ja valitse sitten Branch (toimipiste), Department (osasto) ja Designation (tehtävänimike).
Valitse System Role (järjestelmärooli). Useimmat työntekijät ovat Employee-roolissa; he näkevät vain omat tietonsa.
Office Time Policy (toimiston aikakäytäntö) käyttää oletuskäytäntöäsi, ellet valitse toista.
Reporting Manager (esihenkilö), EPF number (EPF-numero) ja ESI number (ESI-numero) ovat valinnaisia. Napsauta Next.

Vaihe 3: Bank & education (pankki ja koulutus)

Pankkitietoja käytetään palkanmaksuun. Molemmat osiot ovat valinnaisia. Napsauta Next.

Vaihe 4: Attendance & devices (läsnäolo ja laitteet)

Asetus	Mitä se tekee
Disable Attendance Tracking (poista läsnäoloseuranta)	Jättää tämän työntekijän pois läsnäolosta ja raporteista.
Enforce geo-fencing (pakota geoaitaus)	Leimaukset hyväksytään vain hänen toimipisteensä geoaidan sisällä.
Require Attendance Approval (vaadi läsnäolon hyväksyntä)	Esihenkilö hyväksyy läsnäolon ennen kuin se siirtyy palkanlaskentaan.
Devices (laitteet)	Biometriset laitteet, joilla tämä työntekijä voi leimata.

Napsauta Add employee. Uusi työntekijä näkyy luettelossa omalla koodillaan.

Tuo työntekijät Excelistä

Napsauta Add Employee -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Import from Excel (tuo Excelistä).
Napsauta kohdassa Get the template (hae malli) Excel template (Excel-malli) tai CSV template (CSV-malli). Siinä ovat kaikki sarakkeet ja kolme esimerkkiriviä.
Korvaa esimerkit työntekijöilläsi, yksi riviä kohden. Säilytä otsikkorivi.
Pudota tiedosto kohtaan Upload your file (lataa tiedostosi) tai napsauta browse (selaa). Excel tai CSV, enintään 2 Mt.
Napsauta Import employees (tuo työntekijät).

Rivit, joilta puuttuu työntekijäkoodi, saavat koodin koodimuotosi mukaan. Jos joidenkin rivien tuonti epäonnistuu, Staff Khata luettelee ne kohdassa Rows that need fixing (korjattavat rivit). Korjaa ne ladatussa tiedostossa ja tuo tiedosto uudelleen.

Vinkki: Mallissa ei ole salasanasaraketta. Lisää sarake nimeltä password asettaaksesi kunkin työntekijän ensimmäisen salasanan. Ilman sitä asetetaan vakiosalasana, joten pyydä henkilöstöä vaihtamaan se kirjauduttuaan.

Kutsu työntekijät täyttämään omat tietonsa

Työntekijä lisää itse syntymäaikansa, osoitteensa, hätäyhteyshenkilönsä ja pankkitietonsa.

Napsauta Add Employee -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Invite Employee (kutsu työntekijä).
Täytä First Name, Last Name, Email (sähköposti) ja Phone Number (puhelinnumero).
Valitse Department, Designation, Role (rooli), Branch ja Joining Date. Reporting Manager on valinnainen.
Napsauta Send Invite (lähetä kutsu).

Työntekijä saa linkin sähköpostilla ja WhatsAppissa. Hän avaa sen, vahvistaa henkilöllisyytensä kertakäyttöisellä koodilla, täyttää tietonsa, asettaa salasanan ja napsauttaa Complete onboarding (viimeistele perehdytys). Linkki on voimassa 7 päivää.

Hallitse työntekijää

Avaa minkä tahansa työntekijän rivivalikko (⋯), jotta voit:

Edit Employee (muokkaa työntekijää): muuttaa hänen tietojaan.
Assign / View Salary (määritä / näytä palkka): asettaa hänen palkkarakenteensa. Katso Palkanlaskenta ja palkat.
Biometric enrollment (biometrinen rekisteröinti): rekisteröidä hänen sormenjälkensä tai korttinsa Realtime-biometriseen laitteeseen. Katso Biometriset laitteet.
Update Password (päivitä salasana): asettaa hänelle uuden salasanan.
Disable Mobile Punch / Enable Mobile Punch (poista / ota käyttöön mobiilileimaus): päättää, voiko hän leimata Staff Khata -mobiilisovelluksella selfien ja sijaintinsa kanssa. Mobiilileimaus on uusilla työntekijöillä päällä; poista se käytöstä niiltä, joiden pitää leimata vain biometrisellä laitteella.

Tee työntekijästä passiivinen luettelon Status-kytkimellä (tila). Passiiviset työntekijät eivät voi kirjautua, ja ne on piilotettu läsnäolosta.

Vaatii paketin: Työntekijöiden kirjautuminen verkossa ja mobiilisovelluksessa, mobiilileimaus ja omatoiminen perehdytys mukaan lukien, voi vaatia ylemmän paketin. Jokainen uusi yritys saa 15 päivän kokeilun, jossa kaikki on käytössä. Ajantasaiset paketit löydät kohdasta Billing & Plan (laskutus ja paketti).

Määritä seuraavaksi vuorot, vuorolista ja ylityöt.

Etkö vieläkään pääse eteenpäin? Tee tukipyyntö sovelluksen kohdasta Help & Support tai ota meihin yhteyttä osoitteessa staffkhata.com/contact.

Työntekijöiden lisääminen ja hallinta