Yrityksen, toimipisteiden ja osastojen määrittäminen

Ennen kuin lisäät henkilöstöä, kerro Staff Khatalle yrityksestäsi. Profiiliasi, työntekijäkoodin muotoa, toimipisteitä ja osastoja käytetään jokaisessa raportissa, palkkalaskelmassa ja leimauksessa.

Täytä yritysprofiili

Logosi, nimesi ja verotunnuksesi tulostuvat raportteihin ja palkkalaskelmiin, joten aseta ne ensin.

1. Napsauta Organization (organisaatio) → Company (yritys). Company Settings -sivu (yrityksen asetukset) avautuu Company Profile -välilehdelle (yritysprofiili).
2. Ylhäällä Organization Info (organisaation tiedot) näyttää Corporate ID -tunnuksen (yritystunnus) ja Workspace URL -osoitteen (työtilan osoite). Näitä ei voi muuttaa.
3. Napsauta kohdassa Company Logo (yrityksen logo) Upload Logo (lataa logo) ja valitse neliönmuotoinen PNG-, JPG- tai GIF-kuva, joka on alle 2 Mt (200 × 200 px toimii hyvin).
4. Tarkista Company Name ja anna sitten Official Tax / Registration No. (virallinen vero- tai rekisterinumero), esimerkiksi GST-numerosi.
5. Lisää Company Website (yrityksen verkkosivusto). Aloita se merkinnällä https://.
6. Vieritä kohtaan Company Address (yrityksen osoite). Kirjoita katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero kukin omaan kenttäänsä, jotta ne tulostuvat asiakirjoihin oikein.
7. Napsauta Save Changes (tallenna muutokset).

Valitse työntekijäkoodin muoto

Staff Khata antaa jokaiselle uudelle työntekijälle koodin automaattisesti. Valitse lyhyt ja helppolukuinen muoto.

1. Avaa Company Settings -sivulla Employee codes -välilehti (työntekijäkoodit).
2. Aseta alla olevat kentät. Live Generated Code Preview -ruutu (koodin esikatselu) päivittyy kirjoittaessasi.
3. Napsauta Save Changes.

Tarkista lokalisointi

Avaa Localization-välilehti (lokalisointi). Currency Standard (valuutta), Timezone (aikavyöhyke), Date Display Format (päivämäärän muoto) ja Interface Language (käyttöliittymän kieli) asetetaan rekisteröityessä Intiaa varten. Muuta niitä vain, jos yrityksesi toimii toisin, ja napsauta sitten Save Changes.

Payroll & Tax -välilehti

Payroll & Tax -välilehdellä (palkanlaskenta ja verot) ovat palkkajaksosi (alku- ja loppupäivä), PF-, ESI- ja gratuity-asetukset (eroraha) sekä tilikautesi. Ne selitetään luvussa Palkanlaskenta ja palkat.

Lisää toimipisteet

Toimipisteet ovat toimistojesi tai tehtaidesi sijainteja. Jokaisella toimipisteellä voi olla oma geoaita, jolloin henkilöstö voi leimata sisään vain työpaikkansa lähellä.

1. Napsauta Organization → Branch (toimipiste). Työtilassasi on jo Main Branch (päätoimipiste).
2. Avaa rivivalikko (⋯) ja napsauta Edit (muokkaa).
3. Anna selkeä Branch name (toimipisteen nimi), lyhyt Code (koodi, esimerkiksi NOI-HQ) ja Address (osoite).
4. Ota käyttöön Primary branch (ensisijainen toimipiste), jos uudet työntekijät lisätään oletuksena tänne.
5. Ota käyttöön Geo-fencing (geoaitaus). Aseta sitten sijainti: napsauta Locate me (paikanna minut), kirjoita Latitude (leveysaste) ja Longitude (pituusaste) tai pudota nasta napsauttamalla karttaa.
6. Anna Radius (m) (säde metreinä): kuinka kaukana nastasta henkilöstö voi olla ja silti leimata sisään.
7. Napsauta Save Changes.

Lisää uusi sijainti napsauttamalla Add branch (lisää toimipiste), täytä samat kentät ja napsauta Add branch.

Kaikki toimipisteet näkyvät luettelossa geoaidan säteineen. Yläpalkin toimipisteen valitsimella (All Branches) voit tarkastella yhtä toimipistettä kerrallaan tai kaikkia yhdessä.

Geoaitaus on lisäksi otettava käyttöön koko yritykselle. Katso Läsnäolosäännöt ja toimiston aikakäytäntö.

Lisää osastot ja tehtävänimikkeet

Osastot ovat tiimejäsi. Tehtävänimikkeet ovat kunkin tiimin työnimikkeitä, ja ne näkyvät palkkalaskelmissa ja profiileissa.

1. Napsauta Organization → Department (osasto). Valmiina on kaksi osastoa.
2. Lisää osastolle työnimikkeitä avaamalla sen rivivalikko (⋯) ja napsauttamalla Edit. Kirjoita kohtaan Designations (tehtävänimikkeet) nimike, napsauta Add designation (lisää nimike) seuraavaa varten ja napsauta lopuksi Save Changes.
3. Luo uusi tiimi napsauttamalla Add department (lisää osasto), anna Department name (osaston nimi), lisää sen nimikkeet ja tallenna.
4. Vaihda taulukko näkymästä Departments (osastot) näkymään Designations nähdäksesi yrityksesi kaikki työnimikkeet ja osaston, johon kukin kuuluu.

Aseta seuraavaksi läsnäolosäännöt ja toimiston aikakäytäntö.