Mobiilisovellus: sisäänleimaus

Staff Khata -sovelluksella työntekijät kirjaavat läsnäolonsa omalla puhelimellaan. Jokainen leimaus tallentaa ajan, puhelimen sijainnin ja selfien, ja toimipisteesi geoaita määrää, missä leimaaminen on sallittua.

Työntekijöille: asenna sovellus ja kirjaudu

Ylläpitäjäsi luo kirjautumistunnuksesi. Tarvitset sähköpostin (tai puhelinnumeron) ja salasanan, jotka hän on asettanut sinulle.

1. Asenna Staff Khata Google Play Kaupasta (Android) tai App Storesta (iPhone).
2. Avaa sovellus. Anna näkymässä Sign in to your account (kirjaudu tilillesi) Email or Phone Number (sähköposti tai puhelinnumero) ja Password (salasana).
3. Napauta Sign In (kirjaudu). Today-näkymä (tänään) avautuu.

Näet aina vain oman läsnäolosi. Alareunan välilehdet ovat Today, Attendance (läsnäolo), Leave (lomat) ja Company (yritys).

Salli kamera ja sijainti

Sovellus tarvitsee sijaintisi tarkistaakseen, että olet töissä, ja kameran leimausselfietä varten.

1. Kun leimaat ensimmäistä kertaa, puhelimesi pyytää sijainnin käyttöoikeutta. Napauta Allow (salli) ja valitse "Kun sovellusta käytetään".
2. Kun kamera avautuu, salli myös kameran käyttö.

Jos kielsit vahingossa, sovellus näyttää ilmoituksen Location required (sijainti vaaditaan) tai Camera access required (kameran käyttöoikeus vaaditaan). Napauta Enable Camera (ota kamera käyttöön) tai avaa puhelimesi Settings (asetukset) → Apps (sovellukset) → Staff Khata → Permissions (luvat) ja ota ne käyttöön.

Kirjaa läsnäolo selfiellä ja GPS:llä

1. Napauta Today-näkymässä Punch in (leimaa sisään). (Voit myös avata Attendance-välilehden ja napauttaa Mark Attendance (kirjaa läsnäolo).)
2. Attendance-näkymässä näkyvät Assigned Shift (määritetty vuoro) ja Current Location (nykyinen sijainti). Jos osoite näyttää väärältä, napauta Tap to refresh location (päivitä sijainti napauttamalla).
3. Napauta Tap to take a selfie (ota selfie napauttamalla) ja ota selkeä kuva kasvoistasi. Se näkyy kohdassa Verification Photo (vahvistuskuva).
4. Napauta Punch in.

Näet ilmoituksen Punched In Successfully! (sisäänleimaus onnistui) ja kellonajan. Ylläpitäjäsi näkee leimauksen koontinäkymässään sekunneissa.

Mitä tapahtuu geoaidan ulkopuolella

Jos toimipisteessäsi on geoaitaus päällä, voit leimata vain sen säteen sisällä, esimerkiksi 200 metrin päässä toimistosta. Sen ulkopuolella leimaus estetään ilmoituksella Outside Allowed Radius (sallitun säteen ulkopuolella): "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (Olet sallitun leimaussäteen ulkopuolella. Siirry lähemmäs ja yritä uudelleen.)

Mene toimistoon, napauta Tap to refresh location ja leimaa uudelleen. Ylläpitäjät asettavat säteen toimipisteittäin. Katso Yrityksen, toimipisteiden ja osastojen määrittäminen.

Leimaa ulos

1. Napauta päivän päätteeksi Today-näkymässä Punch out (leimaa ulos).
2. Ota uusi selfie ja napauta Punch out.

Näet ilmoituksen Punched Out Successfully! (ulosleimaus onnistui). Staff Khata laskee tuntisi vuoroasi vasten, joten myöhästymiset, aikaiset lähdöt ja ylityöt lasketaan puolestasi.

Tarkastele läsnäolohistoriaa

1. Avaa Attendance-välilehti. Vaihda näkymien Day (päivä) ja Month (kuukausi) välillä ja siirry jaksosta toiseen nuolilla.
2. Napauta päivää nähdäksesi sen Punched In At (sisäänleimausaika) ja Punched Out At (ulosleimausaika), sijainnin ja kuvat.
3. Onko leimaus väärä tai puuttuu? Napauta kyseisenä päivänä Request Regularisation (pyydä korjausta), anna oikeat ajat ja syy ja napauta sitten Submit Request (lähetä pyyntö). Ylläpitäjäsi hyväksyy sen verkossa.

Ylläpitäjille: mobiilileimaus päälle tai pois työntekijäkohtaisesti

Mobiilileimaus on uusilla työntekijöillä oletuksena päällä. Poista se käytöstä niiltä, joiden pitää leimata vain biometrisellä laitteella.

1. Napsauta Organization (organisaatio) → Employee List (työntekijäluettelo).
2. Napsauta työntekijän rivin ⋯-valikkoa.
3. Napsauta Disable Mobile Punch (poista mobiilileimaus käytöstä) tai Enable Mobile Punch (ota mobiilileimaus käyttöön) palauttaaksesi sen.

Kun se on pois päältä, sovellus kertoo työntekijälle "Mobile punching disabled" (mobiilileimaus poistettu käytöstä) ja kehottaa käyttämään hänelle määritettyä laitetta. Aseta tai nollaa työntekijän salasana saman valikon kohdasta Update Password (päivitä salasana).

Ylläpitäjille: katso, mistä leimaukset tulivat

Jokainen mobiilileimaus näkyy koontinäkymäsi kohdassa Recent Punches (viimeisimmät leimaukset) ja kartalla. Koko luettelo:

1. Napsauta Time & Leave (aika ja lomat) → Attendance Process (läsnäolon käsittely).
2. Napsauta GPS punches (GPS-leimaukset). Näkyvissä ovat vain sovelluksella tehdyt leimaukset, ja jokaisessa on merkintä GPS.
3. Napsauta rivin silmäkuvaketta nähdäksesi sisään- ja uloskirjauksen sijainnin kartalla sekä leimauskuvan. Napsauta Map view (karttanäkymä) nähdäksesi kaikki tämän päivän mobiilileimaukset yhdellä kartalla.