Kaikki leimaukset, sekä biometrisiltä laitteilta että mobiilisovelluksesta, tulevat yhdelle sivulle. Siellä tarkistat päivän, hyväksyt leimauksia ja korjaat virheet ennen palkanlaskentaa.

Tämä päivä yhdellä silmäyksellä

Dashboard (koontinäkymä) näyttää, kuka on tänään paikalla, poissa ja myöhässä. Recent Punches (viimeisimmät leimaukset) luettelee jokaisen sisäänkirjauksen sitä mukaa kuin ne tapahtuvat, ja myöhästymiset merkitään. Kartta näyttää, mistä mobiilileimaukset tulivat.

Koko luettelon saat napsauttamalla Time & Leave (aika ja lomat) → Attendance Process (läsnäolon käsittely).

Suodata Attendance-sivua

Attendance-sivu (läsnäolo) avautuu tämän päivän kohdalta. Ylhäällä olevat kortit (Present eli paikalla, Absent eli poissa, Late eli myöhässä, On leave eli lomalla) näyttävät kokonaismäärät. Napsauta korttia näyttääksesi vain kyseiset henkilöt.

Taulukon yläpuolella on kaksi suodatinryhmää:

Suodatin	Mitä se näyttää
All / Present / Late / Absent (kaikki / paikalla / myöhässä / poissa)	Työntekijät läsnäolon tilan mukaan
Pending (odottaa)	Hyväksyntääsi odottavat leimaukset
Approved (hyväksytty)	Jo hyväksymäsi leimaukset
GPS punches (GPS-leimaukset)	Vain mobiilisovelluksella tehdyt leimaukset sijainnin kanssa

Napsauta Filters (suodattimet) valitaksesi työntekijän tai toisen ajanjakson ja napsauta sitten Apply (käytä). Valitse yläpalkin All Branches -valitsimesta (kaikki toimipisteet) yksi toimipiste. Hae yksittäistä henkilöä kentällä Search by name or ID… (hae nimellä tai tunnuksella) ja lataa luettelo painikkeella Export (vie).

Napsauta minkä tahansa rivin silmäkuvaketta avataksesi Attendance Details -tiedot (läsnäolon tiedot): sisään- ja uloskirjausajat, käytetty laite tai sijainti, vuoro ja tunnit sekä mobiilileimausten leimauskuva.

Vaatii paketin: Edullisemmissa paketeissa ajanjaksosuodatin on rajattu yhteen päivään. Koko kuukauden, vuoden tai mukautetun ajanjakson tarkastelu vaatii paketin, jossa on laajat raportit.

Hyväksy leimauksia

Napsauta Filters, valitse kohdassa Quick Select (pikavalinta) This Month (tämä kuukausi) ja napsauta Apply.
Napsauta Pending.
Napsauta rivillä Review (tarkista). Tarkista ajat, sijainti ja kuva.
Napsauta Approve (hyväksy) ja vahvista. Hylkää leimaus napsauttamalla Reject (hylkää) ja kirjoita lyhyt syy.

Korjaa puuttuva ulosleimaus

Kun joku unohtaa leimata ulos, hänen tuntejaan ei voida laskea. Lisää aika itse.

Etsi päivä. Hae työntekijän nimellä ja aseta ajanjakso kohdassa Filters, jos kyse ei ole tästä päivästä.
Napsauta rivin kynäkuvaketta (Edit, muokkaa). Update Manual Attendance (päivitä manuaalinen läsnäolo) avautuu.
Aseta Punch Out Time (ulosleimausaika). Valitse Next day (seuraava päivä), jos työ jatkui yli keskiyön.
Napsauta Update Attendance (päivitä läsnäolo). Tunnit lasketaan nyt.

Vinkki: Missing punches -välilehti (puuttuvat leimaukset) luettelee kaikki, joilla on sisäänkirjaus mutta ei uloskirjausta (tai päinvastoin). Napsauta Add missing check-out (lisää puuttuva uloskirjaus), anna aika ja napsauta Save attendance (tallenna läsnäolo).

Lisää läsnäolo käsin (Manual Punch)

Käytä tätä, kun joku ei voinut leimata lainkaan, esimerkiksi työmaakäynnillä.

Napsauta Add Manual Attendance (lisää manuaalinen läsnäolo) tai Time & Leave → Manual Punch (manuaalinen leimaus). Pidä Single Punch (yksittäinen leimaus) valittuna.
Valitse Employee (työntekijä), Date (päivämäärä) ja Shift (vuoro).
Anna Punch In Time (sisäänleimausaika) ja tarvittaessa Punch Out Time.
Valitse Status (tila): Present, Absent, Half Day (puolipäivä) tai Leave (loma). Aikoja ei tarvita, jos tila on Absent tai Leave.
Lisää halutessasi Remark (huomautus) ja napsauta Submit Attendance (lähetä läsnäolo).

Merkitse useita henkilöitä kerralla (Bulk Manual Punch)

Napsauta Time & Leave → Bulk Manual Punch (joukkoleimaus) tai vaihda manuaalisen läsnäolon lomakkeessa kohtaan Bulk Manual Punch.
Valitse kohdassa Select Employees (valitse työntekijät) jokainen henkilö tai napsauta Select All (valitse kaikki).
Aseta Date, Punch In Time ja Status. Jätä Shift asetukseen Auto / Profile Default (automaattinen / profiilin oletus), jolloin kunkin henkilön omaa vuoroa käytetään.
Tarkista yhteenveto ja napsauta sitten Record Bulk Punch (tallenna joukkoleimaus).

Hyväksy korjauspyyntöjä

Työntekijät voivat pyytää omien leimaustensa korjausta sovelluksessa tai verkossa ilmoittamalla todellisuudessa tekemänsä ajat ja syyn.

Napsauta Time & Leave → Regularization (korjaukset) tai avaa Attendance-sivun Regularization-välilehti. Välilehdellä näkyy määrä, kun pyyntöjä odottaa.
Tarkista pyydetyt ajat ja syy.
Napsauta Approve tai Reject. Käsittele monta kerralla valitsemalla ne ja käyttämällä samaa toimintoa kaikille.

Kun hyväksyt, työntekijän läsnäolo päivitetään hänen pyytämiinsä aikoihin.

Etkö vieläkään pääse eteenpäin? Tee tukipyyntö sovelluksen kohdasta Help & Support tai ota meihin yhteyttä osoitteessa staffkhata.com/contact.

Päivittäisen läsnäolon hallinta