Määritä kerran, millaisia lomia henkilöstösi voi pitää, ja laadi juhlapyhäluettelosi. Sen jälkeen lomapyynnöt, saldot ja juhlapyhät siirtyvät läsnäoloon ja palkanlaskentaan itsestään.

Vaatii paketin: Lomien hallinta ja juhlapyhät voivat olla lukittuina edullisemmissa paketeissa. Jos valikoissa näkyy lukko, katso ajantasaiset hinnat ja paketit kohdasta Billing & Plan (laskutus ja paketti).

Määritä lomatyypit

Casual (satunnaisloma), Sick (sairausloma), Earned (ansaittu loma) ja Maternity (äitiysloma) on määritetty valmiiksi. Muokkaa niitä tai lisää omia.

Napsauta Organization (organisaatio) → Define Leave (määritä lomat). Leave types -luettelo (lomatyypit) näyttää kunkin tyypin koodin, päivät vuodessa, mitä käyttämättömille päiville tapahtuu ja vaatiiko se hyväksynnän.
Napsauta Add Leave Type (lisää lomatyyppi).
Täytä lomake:

Asetus	Mitä se tekee
Name (nimi) ja Code (koodi)	Esimerkiksi "Compensatory Off" (korvausvapaa) ja "CO". Molemmat ovat pakollisia.
Days per year (päivää vuodessa)	Montako päivää kukin työntekijä saa vuodessa.
Carry forward unused days (siirrä käyttämättömät päivät)	Päällä: pitämättömät päivät siirtyvät seuraavalle vuodelle. Pois: ne raukeavat vuoden lopussa.
Needs approval (vaatii hyväksynnän)	Päällä: esihenkilön tai HR:n on hyväksyttävä jokainen pyyntö.
Colour (väri)	Näkyy kalentereissa ja lomamerkeissä.

Napsauta Add Leave Type.

Muuta tai poista tyyppi sen rivin painikkeilla Edit (muokkaa) tai Delete (poista).

Tarkista lomasaldot (Leave Opening Entry)

Napsauta Time & Leave (aika ja lomat) → Leave Opening Entry (lomien avaussaldot).
Jokaiselle työntekijälle ja lomatyypille näet päivät Allowed (sallittu), Used (käytetty) ja Left (jäljellä) sekä Total left (yhteensä jäljellä).
Vaihda tilikautta vasemmasta yläkulmasta tai suodata lomatyypin, toimipisteen, osaston tai työntekijän mukaan. Lataa taulukko napsauttamalla Export (vie).

Miten työntekijät hakevat lomaa

Työntekijät kirjautuvat omalla sähköpostillaan ja salasanallaan verkossa osoitteessa https://attendance.staffkhata.com tai Staff Khata -sovelluksessa (Leave-välilehti). He avaavat Apply Leave -näkymän (hae lomaa), näkevät saldonsa kullekin lomatyypille, valitsevat tyypin ja päivät, lisäävät syyn ja lähettävät pyynnön. Pyyntö odottaa sitten hyväksyntää.

Hae lomaa työntekijän puolesta

Hyödyllinen, kun joku ilmoittaa sairastumisesta puhelimitse tai ei käytä sovellusta.

Napsauta Time & Leave → Leave Application (lomahakemukset).
Napsauta Apply leave (hae lomaa).
Valitse Employee (työntekijä) ja sitten Leave type (lomatyyppi). Jäljellä olevat päivät näkyvät kunkin tyypin vieressä.
Valitse One day (yksi päivä), Half a day (puoli päivää) tai Several days (useita päiviä) ja valitse päivämäärä tai päivämäärät.
Lisää Reason (syy). Kohdassa Also notify (ilmoita myös) voit valita henkilöitä, joille tieto lähetetään.
Napsauta Apply leave.

Hyväksy tai hylkää loma

Napsauta Time & Leave → Leave Application. Leave requests (lomapyynnöt) avautuu kohtaan Pending (odottaa).
Napsauta pyynnön kohdalla Review (tarkista). Tarkista lomatyyppi, päivämäärät, päivien määrä ja syy.
Napsauta Approve (hyväksy) tai Reject (hylkää) ja vahvista.

Välilehdet Approved (hyväksytyt), Rejected (hylätyt) ja All (kaikki) säilyttävät historian. Voit yhä muuttaa päätöstä myöhemmin pyynnön tiedoista.

Lisää juhlapyhät

Juhlapyhät näkyvät kalentereissa, ja niitä käytetään läsnäoloraporteissa. Nopein tapa aloittaa on tuoda luettelosi.

Tuo laskentataulukosta

Napsauta Organization → Define Holiday (määritä juhlapyhät).
Napsauta Import (tuo).
Lataa malli napsauttamalla kohdassa Need A Template (tarvitsetko mallin) CSV tai Excel. Siinä on kolme saraketta: Holiday Name (juhlapyhän nimi), Type (tyyppi: Full Day tai Half Day) ja Date (päivämäärä, DD-MM-YYYY).
Täytä se ja vedä tiedosto ruutuun tai napsauta selataksesi. CSV-, XLS- ja XLSX-tiedostot ovat kelvollisia 2 Mt:uun asti.
Napsauta Import. Kaikki juhlapyhäsi lisätään kerralla.

Lisää yksi juhlapyhä

Napsauta Define Holiday -sivulla Add Holiday (lisää juhlapyhä).
Anna Name (nimi), valitse Date (päivämäärä) ja valitse Full day (koko päivä) tai Half day (puolipäivä). Description (kuvaus) on valinnainen.
Napsauta Add Holiday.

Selaa luetteloa välilehdillä Upcoming (tulevat), Past (menneet) ja All ja muuta juhlapyhää rivin painikkeilla Edit tai Delete.

Etkö vieläkään pääse eteenpäin? Tee tukipyyntö sovelluksen kohdasta Help & Support tai ota meihin yhteyttä osoitteessa staffkhata.com/contact.

Lomatyypit, lomapyynnöt ja juhlapyhät