Palkanlaskenta, palkkalaskelmat ja ennakot

Staff Khata laskee jokaisen palkan läsnäolon, lomien, juhlapyhien ja myöhästymismerkintöjen perusteella, joten et tarvitse laskentataulukkoa. Määritä se kerran ja aja sitten palkanlaskenta joka kuukausi muutamalla napsautuksella.

Aseta palkkajakso ja lakisääteiset vähennykset

Nämä asetukset koskevat jokaista palkanlaskenta-ajoa.

1. Napsauta Organization (organisaatio) → Company (yritys) ja avaa Payroll & Tax -välilehti (palkanlaskenta ja verot).
2. Aseta kohdassa Salary Cycle Period (palkkajakso) Period Start Day (jakson alkupäivä) ja Period End Day (jakson loppupäivä). Anna loppupäiväksi 0, jos haluat "kuukauden viimeinen päivä".
3. Ota kohdassa Statutory Deductions & Contributions (lakisääteiset vähennykset ja maksut) käyttöön ne, jotka koskevat sinua.
4. Napsauta Save Changes (tallenna muutokset).

Määritä palkkarakenne

Jokaisella työntekijällä on oltava palkkarakenne ennen kuin palkanlaskenta voidaan ajaa.

1. Napsauta Payroll → Salary Management (palkkojen hallinta). Jokainen työntekijä näkyy luettelossa palkkajakson, ansioiden, vähennysten, nettopalkan ja vuosittaisen CTC:n (kokonaistyövoimakustannus) kanssa.
2. Napsauta työntekijän rivin muokkauskuvaketta tai napsauta uudelle henkilölle Assign Salary Structure (määritä palkkarakenne).
3. Valitse Payroll Cycle (palkanlaskentajakso: Monthly Cycle eli kuukausittain tai Weekly Cycle eli viikoittain) ja Salary Type (palkkatyyppi: Fixed eli kiinteä, Variable eli muuttuva tai Commission Based eli provisiopohjainen).
4. Täytä Earnings (ansiot): Basic Salary (peruspalkka), HRA (asumistuki), Conveyance (matkakorvaus), Medical Allowance (terveydenhoitolisä) ja Other Allowance (muu lisä).
5. Täytä Deductions (vähennykset), kuten PF, ESI ja Professional Tax (ammattivero). ESI voidaan näyttää yhdistettynä tai erikseen.
6. Valitse Show CTC in Payslip (näytä CTC palkkalaskelmassa), jos työntekijän pitää nähdä vuosittainen kokonaistyövoimakustannuksensa.
7. Napsauta Save Salary Structure (tallenna palkkarakenne) tai Update Salary Structure (päivitä palkkarakenne).

Kirjoittaessasi alareunan summat näyttävät Total Earnings (ansiot yhteensä), Total Deductions (vähennykset yhteensä), Net Take-Home (käteen jäävä nettopalkka) ja Annual CTC (vuosittainen CTC).

Aja kuukausipalkanlaskenta

1. Napsauta Payroll → Run Payroll (aja palkanlaskenta).
2. Valitse kuukausi ja vuosi taulukon yläpuolelta.
3. Napsauta Bulk Generate (joukkoluonti), valitse Department (osasto), tarkista kuukausi ja vuosi ja napsauta Generate Bulk Payroll (luo joukkopalkanlaskenta). Toista jokaiselle osastolle.

Jos haluat maksaa vain yhdelle henkilölle, napsauta Add Payroll (lisää palkanlaskenta) ja valitse työntekijä.

Napsauta More Columns (lisää sarakkeita) nähdäksesi kunkin palkan taustalla olevat työpäivät, palkattomat päivät (LOP), viikkovapaat, juhlapyhät ja palkalliset lomat.

Korjaa ja tilitä

• Muuta lukua muokkaamalla työntekijän palkanlaskentariviä. Napsauta Edit Monthly Payroll -näkymässä (muokkaa kuukausipalkanlaskentaa) Save Draft (tallenna luonnos) pitääksesi sen avoimena tai Settle & Save (tilitä ja tallenna), kun palkka on maksettu.
• Merkitse monta palkkaa maksetuiksi valitsemalla rivit ja napsauttamalla Settle Selected (tilitä valitut).
• Lataa kuukausi Excel- tai PDF-muodossa painikkeella Export (vie).

Tarkastele ja lataa palkkalaskelmia

Napsauta työntekijän rivillä Payslip (palkkalaskelma). Palkkalaskelmassa näkyvät logosi, läsnäoloyhteenveto, ansiot, vähennykset, mahdolliset kulukorvaukset ja nettopalkka kirjaimin. Se näyttää myös, miten toimiston aikakäytäntöä sovellettiin: myöhästymiset, aikaiset lähdöt ja mahdolliset käytännön mukaiset vähennykset.

Tallenna se napsauttamalla Download PDF (lataa PDF) tai Print (tulosta). Valitse painikkeilla Show Annual CTC / Hide Annual CTC (näytä / piilota vuosittainen CTC), näkyykö CTC.

Työntekijät, joilla on kirjautumistunnus, näkevät omat palkkalaskelmansa kohdassa My Payslips (omat palkkalaskelmat). Katso Työntekijän itsepalvelu.

Ennakot ja kulukorvaukset

Kirjaa palkkaennakko

1. Napsauta Payroll → Add Advance (lisää ennakko).
2. Valitse Employee (työntekijä), anna Amount (summa) ja Reason / Description (syy / kuvaus) ja valitse Month (kuukausi) ja Year (vuosi).
3. Napsauta Save Advance (tallenna ennakko).

Kirjaa kulukorvaus

1. Napsauta Payroll → Add Reimbursement (lisää kulukorvaus).
2. Valitse työntekijä ja anna summa, syy, kuukausi ja vuosi.
3. Liitä kuitti kohtaan Supporting Document / Bill (tosite / kuitti) (PDF, JPG, PNG tai DOC, enintään 2 Mt). Kuitti on pakollinen.
4. Napsauta Submit Claim (lähetä korvaushakemus).

Hyväksy, tilitä ja tulosta tosite

Avaa Payroll → Advances & Reimbursements (ennakot ja kulukorvaukset) nähdäksesi kaikki ennakot ja korvaushakemukset, myös työntekijöiden mobiilisovelluksesta lähettämät. Avaa tietue ja valitse Approve (hyväksy) tai Reject (hylkää) ja sitten maksun jälkeen Settle Request (tilitä pyyntö). Napsauta Generate Slip (luo tosite) saadaksesi kulukorvaustositteen, jonka voit ladata PDF-tiedostona.

Weekly Pay Process (viikkopalkanlaskenta)

Viikoittain palkattaville aseta palkkarakenteessa Payroll Cycle -arvoksi Weekly Cycle. Vain nämä työntekijät näkyvät täällä.

1. Napsauta Payroll → Weekly Pay Process.
2. Valitse viikko.
3. Napsauta yhdelle työntekijälle Generate Weekly (luo viikoittain) tai koko osastolle Bulk Department (osasto kerralla) → Run Bulk Process (aja joukkokäsittely).
4. Avaa Weekly Payslip (viikkopalkkalaskelma) ja lataa PDF, Print (tulosta) tai Send Email (lähetä sähköposti) työntekijälle.
5. Valitse maksetut rivit ja napsauta Settle Selected.