May tatlong paraan para magdagdag ng empleyado: isa-isa gamit ang form na Add Employee (Magdagdag ng Empleyado), marami nang sabay mula sa Excel file, o sa pagpapadala ng imbitasyon para sila mismo ang magpuno ng kanilang detalye.

Buksan ang listahan ng empleyado

I-click ang Organization (Organisasyon) → Employee List (Listahan ng Empleyado). Ipinapakita ng Employee Directory (Direktoryo ng Empleyado) ang lahat kasama ang kanilang code, departamento, contact details at status. Gamitin ang Add Employee (Magdagdag ng Empleyado), o ang arrow sa tabi nito (More ways to add (Iba pang paraan ng pagdagdag)), para sa dalawa pang paraan.

Magdagdag ng isang empleyado

May apat na hakbang ang form na Add employee (Magdagdag ng empleyado). Kailangan ang mga field na may bituin; puwede ninyong punan ang iba mamaya.

Hakbang 1: Personal Info (Personal na Impormasyon)

Ilagay ang First Name (Pangalan), Last Name (Apelyido) at Work Email.
Ilagay ang Contact Number (Numero ng Contact) kasama ang country code. Hindi na ito mapapalitan pagkatapos maidagdag ang empleyado.
Magtakda ng unang Password. Puwede itong palitan ng empleyado pagka-sign in niya.
Piliin ang Gender (Kasarian), saka i-click ang Next (Susunod).

Hakbang 2: Employment (Trabaho)

Iwanang blangko ang Employee Code / ID (Code / ID ng Empleyado) para gumawa ng code mula sa format ng inyong kumpanya. Tingnan ang I-set up ang inyong kumpanya.
Tingnan ang Joining Date (Petsa ng Pagpasok), saka piliin ang Branch, Department (Departamento) at Designation.
Piliin ang System Role (Role sa System). Karamihan ng staff ay Employee (Empleyado); sariling data lamang nila ang nakikita nila.
Ginagamit ng Office Time Policy ang inyong default policy maliban kung pumili kayo ng iba.
Opsyonal ang Reporting Manager (Manager na Pinag-uulatan), EPF number (EPF number) at ESI number (ESI number). I-click ang Next.

Hakbang 3: Bank & education (Bangko at edukasyon)

Ginagamit ang detalye ng bangko para sa pagbabayad ng sahod. Opsyonal ang dalawang seksyon. I-click ang Next (Susunod).

Hakbang 4: Attendance & devices (Attendance at mga device)

Setting	Ano ang ginagawa nito
Disable Attendance Tracking (I-off ang Pagtatala ng Attendance)	Hindi isinasama ang empleyadong ito sa attendance at mga ulat.
Enforce geo-fencing (Ipatupad ang geo-fencing)	Binibilang lamang ang punch sa loob ng geo-fence ng kanilang branch.
Require Attendance Approval (Kailangan ng Approval sa Attendance)	Inaaprubahan ng manager ang attendance bago ito umabot sa payroll.
Devices (Mga Device)	Ang mga biometric device kung saan puwedeng mag-punch in ang empleyadong ito.

I-click ang Add employee. Lalabas ang bagong empleyado sa listahan na may sariling code.

Mag-import ng mga empleyado mula sa Excel

I-click ang arrow sa tabi ng Add Employee (Magdagdag ng Empleyado) at piliin ang Import from Excel (I-import mula sa Excel).
Sa ilalim ng Get the template (Kunin ang template), i-click ang Excel template (o CSV template). Nasa loob nito ang bawat column at tatlong halimbawang row.
Palitan ang mga halimbawa ng inyong mga empleyado, isa bawat row. Huwag alisin ang header row.
Sa ilalim ng Upload your file (I-upload ang inyong file), i-drop ang file o i-click ang browse (mag-browse). Excel o CSV, hanggang 2 MB.
I-click ang Import employees (I-import ang mga empleyado).

Ang mga row na walang employee code ay bibigyan ng code mula sa inyong format. Kung may mga row na pumalya, ililista ito ng Staff Khata sa ilalim ng Rows that need fixing (Mga row na kailangang ayusin). Ayusin ang mga ito sa na-download na file at i-import muli ang file na iyon.

Payo: Walang column para sa password ang template. Magdagdag ng column na may pangalang password para itakda ang unang password ng bawat empleyado. Kung wala ito, isang karaniwang default password ang itatakda, kaya pakisabihan ang staff na palitan ito pagka-sign in nila.

Imbitahan ang mga empleyado na punan ang sarili nilang detalye

Ang empleyado mismo ang maglalagay ng kanyang petsa ng kapanganakan, address, emergency contact at detalye ng bangko.

I-click ang arrow sa tabi ng Add Employee at piliin ang Invite Employee (Imbitahan ang Empleyado).
Punan ang First Name (Pangalan), Last Name (Apelyido), Email at Phone Number (Numero ng Phone).
Piliin ang Department (Departamento), Designation, Role, Branch at Joining Date (Petsa ng Pagpasok). Opsyonal ang Reporting Manager (Manager na Pinag-uulatan).
I-click ang Send Invite (Ipadala ang Imbitasyon).

Makakatanggap ang empleyado ng link sa email at sa WhatsApp. Bubuksan niya ito, iva-verify ang sarili gamit ang one-time code, pupunan ang kanyang detalye, magtatakda ng password at iki-click ang Complete onboarding (Tapusin ang onboarding). Gumagana ang link nang 7 araw.

Mag-manage ng empleyado

Buksan ang menu ng row (⋯) ng kahit sinong empleyado para:

Edit Employee (I-edit ang Empleyado): palitan ang kanyang detalye.
Assign / View Salary (Magtakda / Tingnan ang Sahod): itakda ang kanyang salary structure. Tingnan ang Payroll at mga sahod.
Biometric enrollment (Biometric na pag-enroll): i-enroll ang kanyang fingerprint o card sa isang Realtime biometric device. Tingnan ang Mga biometric device.
Update Password (I-update ang Password): magtakda ng bagong password para sa kanya.
Disable Mobile Punch (I-off ang Mobile Punch) / Enable Mobile Punch (I-on ang Mobile Punch): kontrolin kung puwede siyang mag-punch in mula sa Staff Khata mobile app gamit ang selfie at ang kanyang lokasyon. Naka-on ang mobile punch para sa mga bagong empleyado; i-off ito para sa staff na dapat mag-punch lamang sa biometric device.

Gamitin ang switch na Status sa listahan para gawing inactive ang isang empleyado. Hindi makakapag-sign in ang mga inactive na empleyado at nakatago sila sa attendance.

Kailangang plano: Ang employee login sa web at mobile app, kasama ang mobile punch at self-onboarding, ay maaaring mangailangan ng mas mataas na plano. Bawat bagong kumpanya ay may 15-araw na trial na bukas ang lahat. Tingnan ang Billing & Plan (Billing at Plano) para sa kasalukuyang mga plano.

Susunod, i-set up ang mga shift, roster at overtime.

May problema pa rin po? Mag-file ng ticket mula sa Help & Support sa loob ng app, o makipag-ugnayan sa amin sa staffkhata.com/contact.

Magdagdag at mag-manage ng mga empleyado