Pravila evidencije dolazaka i pravila radnog vremena
Paket: Svi paketi
Pravila evidencije dolazaka određuju kako Staff Khata postupa sa svakom prijavom: što se računa kao prekovremeni rad, koliko košta izostanak i gdje se zaposlenici smiju prijaviti. Pravila radnog vremena određuju kada netko kasni, radi pola dana ili je odsutan.
Postavite pravila evidencije dolazaka
- Kliknite Organization (Organizacija) → Company (Tvrtka), a zatim otvorite karticu Attendance Rules (Pravila evidencije dolazaka).
- Uključite pravila koja želite (pogledajte tablicu u nastavku).
- U polje Absent Day Deduction Penalty (odbitak za dan izostanka) unesite koliko se dana plaće oduzima za svaki neopravdani izostanak. Uobičajeni izbor je 1.
- Kliknite Save Changes (Spremi promjene).
| Postavka | Što radi |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (automatska odjava) | Odjavljuje zaposlenike u 23:59 ako se zaborave odjaviti. |
| Enable Overtime Tracking (praćenje prekovremenog rada) | Bilježi sate odrađene izvan smjene kako bi ih obračun plaće mogao isplatiti. Način plaćanja prekovremenog rada postavite u poglavlju Smjene, raspored i prekovremeni rad. |
| Enable Live Attendance Notifications (obavijesti o dolascima uživo) | Prikazuje svaku prijavu i odjavu kao skočni prozor sa zvukom na nadzornim pločama za Admin i HR. |
| Start Journey on Punch-In (pokreni putovanje pri prijavi) | Samo za dodatak Journey Tracker. Pogledajte Journey Tracker. |
| Absent Day Deduction Penalty | Dani plaće koji se oduzimaju po neopravdanom izostanku, od 0 do 30. |
Uključite geografsko ograničenje
Geografsko ograničenje sprječava zaposlenike da se prijave u mobilnoj aplikaciji ako nisu na poslu.
- Na istoj kartici pomaknite se do odjeljka Geo-Fencing Parameters (Parametri geografskog ograničenja).
- Uključite Enable Geo-Fencing (Uključi geografsko ograničenje).
- Odaberite način primjene:
- Branch-wise Rule (pravilo po podružnicama): svaka podružnica koristi vlastitu lokaciju i polumjer. Odaberite podružnice u polju Apply to Branches (Primijeni na podružnice). Ovo je najbolji izbor ako imate više lokacija.
- Apply All Employees (primijeni na sve zaposlenike): jedna lokacija za sve. Unesite Geo Fence Radius (Metres) (polumjer u metrima) i kliknite Set Map Location Coordinates (Postavi koordinate na karti) za odabir mjesta.
- Kliknite Save Changes.
Napomena: Za Branch-wise Rule najprije postavite oznaku i polumjer svake podružnice u Organization → Branch (Podružnica). Pogledajte Postavite tvrtku.
Geografsko ograničenje možete isključiti i za pojedinog zaposlenika u njegovu profilu, na koraku Attendance & devices (Dolasci i uređaji).
Odaberite sažetke na WhatsApp
Na kartici Notifications (Obavijesti) možete na WhatsApp uključiti Daily Attendance Summary (dnevni sažetak dolazaka), Monthly Attendance Summary (mjesečni sažetak dolazaka) i Device Health Alerts (upozorenja o stanju uređaja). Pogledajte WhatsApp i integracije.
Izradite pravila radnog vremena
Pravila radnog vremena određuju dopuštena odstupanja te kada kratki radni dan postaje poludnevni rad ili izostanak. Vaša prva pravila postaju zadana za sve.
- Kliknite Organization → Office Time Policy (Pravila radnog vremena).
- Kliknite Create First Policy (Izradi prva pravila) ili Add New Policy (Dodaj nova pravila) ako ih već imate.
- Unesite Policy Name (naziv pravila), na primjer „Standardna pravila ureda”. Ostavite uključeno Default (zadano) ako se ova pravila trebaju primjenjivati na sve koji nemaju vlastita.
- U odjeljku Grace periods & working hours (Dopuštena odstupanja i radni sati) postavite vremena u satima i minutama:
| Postavka | Što radi |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (dopušteno kašnjenje) | Koliko zaposlenici smiju zakasniti, a da ne budu označeni kao zakašnjeli, na primjer 15 minuta. |
| Permitted Early Departure (dopušteni raniji odlazak) | Koliko ranije zaposlenici smiju otići, a da ne budu označeni, na primjer 10 minuta. |
| Half-day threshold (prag za poludnevni rad) | Ispod ovog broja radnih sati dan se računa kao poludnevni (na primjer 7 sati). |
| Absent threshold (prag za izostanak) | Ispod ovog broja radnih sati dan se označava kao izostanak (na primjer 4 sata). Neka bude niži od praga za poludnevni rad. |
Mjesečni odbici za kašnjenja
Ovime ponovljena kašnjenja pretvarate u odbitak.
- Uključite Monthly late deductions (mjesečni odbici za kašnjenja).
- Odaberite Deduction source (izvor odbitka): Attendance (oduzima dane dolazaka) ili Leave Balance (CL) (oduzima povremeni dopust).
- Postavite Monthly late count (broj kašnjenja mjesečno) i Cut Days (dani odbitka). Na primjer, 3 i 1 znači da svaka 3 kašnjenja u mjesecu koštaju jedan dan.
Pravila za veliko kašnjenje i raniji odlazak
U odjeljku Late arrival rules (Pravila za kašnjenje) kliknite Add rule (Dodaj pravilo), unesite Duration (trajanje) i odaberite Cut Days. Na primjer, kašnjenje dulje od 1 sata oduzima 0.5 (Half Day) (pola dana). Možete dodati do 4 pravila. Early departure rules (Pravila za raniji odlazak) funkcioniraju jednako za zaposlenike koji odlaze ranije. Uključite Apply on weekly offs (primijeni na tjedne slobodne dane) ako se pravila trebaju računati i na tjedne slobodne dane.
- Kliknite Create Policy (Izradi pravila).
Pravila se pojavljuju na popisu s vremenima za kašnjenje, raniji odlazak, poludnevni rad i izostanak. Da biste promijenili koja su pravila zadana, otvorite izbornik retka (⋯) i kliknite Make Default (Postavi kao zadano).
Savjet: Trebaju li vam drukčija vremena za neke zaposlenike, na primjer u proizvodnom pogonu? Izradite druga pravila i odaberite ih u polju Office Time Policy kada dodajete ili uređujete te zaposlenike.
Zatim dodajte zaposlenike.
I dalje trebate pomoć? Otvorite prijavu u odjeljku Help & Support (Pomoć i podrška) u aplikaciji ili nam se obratite na staffkhata.com/contact.