Prije nego što dodate zaposlenike, unesite u Staff Khata podatke o svojoj tvrtki. Profil, format šifre zaposlenika, podružnice i odjeli koriste se u svakom izvješću, platnoj listi i prijavi.

Popunite profil tvrtke

Logotip, naziv i porezni broj ispisuju se na izvješćima i platnim listama, pa ih postavite prve.

Kliknite Organization (Organizacija) → Company (Tvrtka). Otvara se stranica Company Settings (Postavke tvrtke) na kartici Company Profile (Profil tvrtke).
Na vrhu odjeljak Organization Info (Podaci o organizaciji) prikazuje vaš Corporate ID (ID tvrtke) i Workspace URL (adresa radnog prostora). Njih nije moguće promijeniti.
U odjeljku Company Logo (Logotip tvrtke) kliknite Upload Logo (Učitaj logotip) i odaberite kvadratnu sliku PNG, JPG ili GIF manju od 2 MB (dobro funkcionira 200 × 200 px).
Provjerite Company Name (naziv tvrtke), a zatim unesite Official Tax / Registration No. (službeni porezni / registarski broj), na primjer GST broj.
Dodajte Company Website (web-stranica tvrtke). Adresa mora počinjati s https://.
Pomaknite se do odjeljka Company Address (Adresa tvrtke). Ulicu, grad, saveznu državu i poštanski broj unesite u zasebna polja kako bi se ispravno ispisali na dokumentima.
Kliknite Save Changes (Spremi promjene).

Napomena: Corporate Email (e-adresa tvrtke) vaša je administratorska e-adresa za prijavu i ovdje se ne može promijeniti.

Odaberite format šifre zaposlenika

Staff Khata svakom novom zaposleniku automatski dodjeljuje šifru. Odaberite format koji je kratak i lako čitljiv.

U Company Settings otvorite karticu Employee codes (Šifre zaposlenika).
Postavite polja navedena u nastavku. Okvir Live Generated Code Preview (pregled generirane šifre uživo) mijenja se dok tipkate.
Kliknite Save Changes.

Postavka	Što radi
Prefix (prefiks)	Slova na početku, na primjer `ST` ili `EMP`.
Separator / Delimiter (razdjelnik)	Crtica, kosa crta, podvlaka, točka ili ništa.
Include Year (uključi godinu)	Dodaje godinu (`2026` ili `26`) ili None (ništa).
Number of Digits (broj znamenki)	Koliko znamenki ima broj, od 2 do 6.
Starting / Next Number (početni / sljedeći broj)	Broj koji dobiva sljedeći novi zaposlenik.

Savjet: Šifre se generiraju samo za nove zaposlenike. Postojeće šifre ostaju nepromijenjene.

Provjerite lokalizaciju

Otvorite karticu Localization (Lokalizacija). Currency Standard (valuta), Timezone (vremenska zona), Date Display Format (format datuma) i Interface Language (jezik sučelja) pri registraciji su postavljeni za Indiju. Promijenite ih samo ako vaše poslovanje funkcionira drukčije, a zatim kliknite Save Changes.

Kartica Payroll & Tax

Kartica Payroll & Tax (Plaće i porezi) sadrži obračunsko razdoblje plaće (početni i završni dan), postavke za PF, ESI i otpremninu te vašu financijsku godinu. One su objašnjene u poglavlju Plaće.

Dodajte podružnice

Podružnice su lokacije vaših ureda ili pogona. Svaka podružnica može imati vlastito geografsko ograničenje, tako da se zaposlenici mogu prijaviti samo u blizini mjesta na kojem rade.

Kliknite Organization → Branch (Podružnica). Vaš radni prostor već ima Main Branch (glavna podružnica).
Otvorite izbornik retka (⋯) i kliknite Edit (Uredi).
Unesite jasan Branch name (naziv podružnice), kratku Code (šifra, na primjer NOI-HQ) i Address (adresa).
Uključite Primary branch (primarna podružnica) ako se novi zaposlenici prema zadanim postavkama trebaju dodavati ovdje.
Uključite Geo-fencing (geografsko ograničenje). Zatim postavite lokaciju: kliknite Locate me (Pronađi me), upišite Latitude (geografska širina) i Longitude (geografska dužina) ili kliknite kartu kako biste postavili oznaku.
Unesite Radius (m) (polumjer u metrima): koliko daleko od oznake zaposlenici smiju biti, a da se i dalje mogu prijaviti.
Kliknite Save Changes.

Za dodavanje druge lokacije kliknite Add branch (Dodaj podružnicu), popunite ista polja i kliknite Add branch.

Savjet: Koristite polumjer od najmanje 50 metara. GPS na mobitelu manje je precizan u zatvorenom prostoru, a vrlo mali polumjer može spriječiti zaposlenike da se prijave za vlastitim stolom.

Sve podružnice prikazane su na popisu sa svojim polumjerom geografskog ograničenja. Odabirom podružnice u gornjoj traci (All Branches) pregledavate jednu po jednu podružnicu ili sve zajedno.

Geografsko ograničenje mora biti uključeno i na razini tvrtke. Pogledajte Pravila evidencije dolazaka i pravila radnog vremena.

Dodajte odjele i radna mjesta

Odjeli su vaši timovi. Radna mjesta su nazivi poslova unutar svakog tima i prikazuju se na platnim listama i profilima.

Kliknite Organization → Department (Odjel). Dva odjela izrađena su za vas.
Da biste odjelu dodali radna mjesta, otvorite izbornik retka (⋯) i kliknite Edit. U odjeljku Designations (Radna mjesta) upišite naziv, kliknite Add designation (Dodaj radno mjesto) za sljedeće, a zatim kliknite Save Changes.
Za novi tim kliknite Add department (Dodaj odjel), unesite Department name (naziv odjela), dodajte radna mjesta i spremite.
Prebacite tablicu s Departments (Odjeli) na Designations kako biste vidjeli sva radna mjesta u tvrtki i kojem odjelu pripadaju.

Zatim postavite pravila evidencije dolazaka i pravila radnog vremena.

I dalje trebate pomoć? Otvorite prijavu u odjeljku Help & Support (Pomoć i podrška) u aplikaciji ili nam se obratite na staffkhata.com/contact.

Postavite tvrtku, podružnice i odjele