Zaposlenike možete dodati na tri načina: jednog po jednog obrascem Add Employee (Dodaj zaposlenika), više njih odjednom iz Excel datoteke ili slanjem pozivnice kako bi sami unijeli svoje podatke.

Otvorite popis zaposlenika

Kliknite Organization (Organizacija) → Employee List (Popis zaposlenika). Employee Directory (Imenik zaposlenika) prikazuje sve zaposlenike sa šifrom, odjelom, kontakt-podacima i statusom. Koristite Add Employee ili strelicu pokraj njega (More ways to add, Više načina dodavanja) za druga dva načina.

Dodajte jednog zaposlenika

Obrazac Add employee ima četiri koraka. Polja označena zvjezdicom su obvezna; ostala možete popuniti kasnije.

Korak 1: Personal Info

Unesite First Name (ime), Last Name (prezime) i Work Email (poslovna e-adresa).
Unesite Contact Number (kontakt-broj) s pozivnim brojem države. Nakon dodavanja zaposlenika ne može se promijeniti.
Postavite početnu Password (lozinka). Zaposlenik je može promijeniti nakon prijave.
Odaberite Gender (spol), a zatim kliknite Next (Dalje).

Korak 2: Employment

Ostavite Employee Code / ID (šifra zaposlenika) prazno kako bi se šifra izradila prema formatu vaše tvrtke. Pogledajte Postavite tvrtku.
Provjerite Joining Date (datum zaposlenja), a zatim odaberite Branch (podružnica), Department (odjel) i Designation (radno mjesto).
Odaberite System Role (uloga u sustavu). Većina zaposlenika ima ulogu Employee; vide samo vlastite podatke.
Office Time Policy (pravila radnog vremena) koristi vaša zadana pravila, osim ako ne odaberete druga.
Reporting Manager (nadređeni voditelj), EPF number (EPF broj) i ESI number (ESI broj) nisu obvezni. Kliknite Next.

Korak 3: Bank & education

Bankovni podaci koriste se za isplatu plaće. Oba odjeljka nisu obvezna. Kliknite Next.

Korak 4: Attendance & devices

Postavka	Što radi
Disable Attendance Tracking (isključi evidenciju dolazaka)	Izostavlja ovog zaposlenika iz evidencije dolazaka i izvješća.
Enforce geo-fencing (primijeni geografsko ograničenje)	Prijave se priznaju samo unutar geografskog ograničenja njegove podružnice.
Require Attendance Approval (zahtijevaj odobrenje dolazaka)	Voditelj odobrava dolaske prije nego što stignu u obračun plaće.
Devices (uređaji)	Biometrijski uređaji na kojima se ovaj zaposlenik može prijaviti.

Kliknite Add employee. Novi zaposlenik pojavljuje se na popisu s vlastitom šifrom.

Uvezite zaposlenike iz Excela

Kliknite strelicu pokraj Add Employee i odaberite Import from Excel (Uvoz iz Excela).
U odjeljku Get the template (Preuzmite predložak) kliknite Excel template (Excel predložak) ili CSV template (CSV predložak). Sadrži sve stupce i tri ogledna retka.
Zamijenite primjere svojim zaposlenicima, jedan po retku. Zadržite redak sa zaglavljem.
U odjeljku Upload your file (Učitajte datoteku) povucite datoteku ili kliknite browse (pregledaj). Excel ili CSV, do 2 MB.
Kliknite Import employees (Uvezi zaposlenike).

Retci bez šifre zaposlenika dobivaju je prema formatu vaše tvrtke. Ako neki retci ne uspiju, Staff Khata ih navodi u odjeljku Rows that need fixing (Retci koje treba ispraviti). Ispravite ih u preuzetoj datoteci i ponovno uvezite tu datoteku.

Savjet: Predložak nema stupac za lozinku. Dodajte stupac naziva password kako biste postavili početnu lozinku svakog zaposlenika. Bez njega postavlja se standardna zadana lozinka, pa zamolite zaposlenike da je promijene nakon prijave.

Pozovite zaposlenike da sami unesu podatke

Zaposlenik sam dodaje datum rođenja, adresu, kontakt za hitne slučajeve i bankovne podatke.

Kliknite strelicu pokraj Add Employee i odaberite Invite Employee (Pozovi zaposlenika).
Popunite First Name, Last Name, Email (e-adresa) i Phone Number (broj telefona).
Odaberite Department, Designation, Role (uloga), Branch i Joining Date. Reporting Manager nije obvezan.
Kliknite Send Invite (Pošalji pozivnicu).

Zaposlenik dobiva poveznicu e-poštom i na WhatsApp. Otvara je, potvrđuje identitet jednokratnim kodom, unosi svoje podatke, postavlja lozinku i klikne Complete onboarding (Dovrši uvođenje). Poveznica vrijedi 7 dana.

Upravljanje zaposlenikom

Otvorite izbornik retka (⋯) kod bilo kojeg zaposlenika kako biste:

Edit Employee (Uredi zaposlenika): promijenili njegove podatke.
Assign / View Salary (Dodijeli / prikaži plaću): postavili strukturu plaće. Pogledajte Plaće.
Biometric enrollment (Biometrijski upis): upisali njegov otisak prsta ili karticu na Realtime biometrijski uređaj. Pogledajte Biometrijski uređaji.
Update Password (Promijeni lozinku): postavili mu novu lozinku.
Disable Mobile Punch (Isključi prijavu putem mobitela) / Enable Mobile Punch (Uključi prijavu putem mobitela): odredili smije li se prijavljivati iz mobilne aplikacije Staff Khata sa selfijem i lokacijom. Prijava putem mobitela uključena je za nove zaposlenike; isključite je za one koji se trebaju prijavljivati samo na biometrijskom uređaju.

Prekidačem Status na popisu zaposlenika označavate kao neaktivnog. Neaktivni zaposlenici ne mogu se prijaviti i skriveni su iz evidencije dolazaka.

Potreban paket: Prijava zaposlenika na web i u mobilnu aplikaciju, uključujući prijavu putem mobitela i samostalno uvođenje, možda zahtijeva viši paket. Svaka nova tvrtka dobiva 15-dnevno probno razdoblje sa svim otključanim značajkama. Aktualne pakete pogledajte u Billing & Plan (Naplata i paket).

Zatim postavite smjene, raspored i prekovremeni rad.

I dalje trebate pomoć? Otvorite prijavu u odjeljku Help & Support (Pomoć i podrška) u aplikaciji ili nam se obratite na staffkhata.com/contact.

Dodavanje zaposlenika i upravljanje njima