Plaće, platne liste i predujmovi

Staff Khata izračunava svaku plaću iz dolazaka, dopusta, praznika i kašnjenja, pa vam ne treba proračunska tablica. Postavite sve jednom, a zatim svaki mjesec pokrenite obračun s nekoliko klikova.

Postavite obračunsko razdoblje i zakonske odbitke

Ove postavke primjenjuju se na svaki obračun plaće.

1. Kliknite Organization (Organizacija) → Company (Tvrtka), a zatim otvorite karticu Payroll & Tax (Plaće i porezi).
2. U odjeljku Salary Cycle Period (Obračunsko razdoblje) postavite Period Start Day (početni dan) i Period End Day (završni dan). Kao završni dan unesite 0 za „posljednji dan u mjesecu”.
3. U odjeljku Statutory Deductions & Contributions (Zakonski odbici i doprinosi) uključite ono što se odnosi na vas.
4. Kliknite Save Changes (Spremi promjene).

Dodijelite strukturu plaće

Svaki zaposlenik mora imati strukturu plaće prije pokretanja obračuna.

1. Kliknite Payroll → Salary Management (Upravljanje plaćama). Svi zaposlenici navedeni su s obračunskim razdobljem, primanjima, odbicima, neto plaćom i godišnjim CTC-om (ukupnim troškom za tvrtku).
2. Kliknite ikonu za uređivanje u retku zaposlenika ili Assign Salary Structure (Dodijeli strukturu plaće) za novog zaposlenika.
3. Odaberite Payroll Cycle (obračunsko razdoblje: Monthly Cycle, mjesečno, ili Weekly Cycle, tjedno) i Salary Type (vrsta plaće: Fixed, fiksna; Variable, varijabilna; ili Commission Based, na temelju provizije).
4. Popunite Earnings (primanja): Basic Salary (osnovna plaća), HRA (naknada za stanovanje), Conveyance (prijevoz), Medical Allowance (zdravstvena naknada) i Other Allowance (ostale naknade).
5. Popunite Deductions (odbici), na primjer PF, ESI i Professional Tax (porez na zanimanje). ESI se može prikazati zajedno ili zasebno.
6. Označite Show CTC in Payslip (prikaži CTC na platnoj listi) ako zaposlenik treba vidjeti svoj godišnji trošak za tvrtku.
7. Kliknite Save Salary Structure (Spremi strukturu plaće) ili Update Salary Structure (Ažuriraj strukturu plaće).

Dok tipkate, zbrojevi na dnu prikazuju Total Earnings (ukupna primanja), Total Deductions (ukupni odbici), Net Take-Home (neto isplata) i Annual CTC (godišnji CTC).

Pokrenite mjesečni obračun plaće

1. Kliknite Payroll → Run Payroll (Pokreni obračun).
2. Odaberite mjesec i godinu na vrhu tablice.
3. Kliknite Bulk Generate (Skupno generiranje), odaberite Department (odjel), provjerite mjesec i godinu te kliknite Generate Bulk Payroll (Generiraj skupni obračun). Ponovite za svaki odjel.

Za isplatu samo jednoj osobi kliknite Add Payroll (Dodaj obračun) i odaberite zaposlenika.

Kliknite More Columns (Više stupaca) kako biste vidjeli radne dane, dane bez naknade (LOP), tjedne slobodne dane, praznike i plaćeni dopust na kojima se temelji svaka plaća.

Ispravak i isplata

• Za promjenu iznosa uredite redak obračuna zaposlenika. U Edit Monthly Payroll (Uredi mjesečni obračun) kliknite Save Draft (Spremi nacrt) kako bi ostao otvoren ili Settle & Save (Isplati i spremi) kada je plaća isplaćena.
• Za označavanje više plaća kao isplaćenih označite retke i kliknite Settle Selected (Isplati odabrano).
• Koristite Export (Izvoz) za preuzimanje mjeseca u Excel ili PDF formatu.

Pregled i preuzimanje platnih lista

Kliknite Payslip (Platna lista) u retku zaposlenika. Platna lista prikazuje vaš logotip, sažetak dolazaka, primanja, odbitke, eventualne naknade troškova i neto plaću riječima. Prikazuje i kako su primijenjena pravila radnog vremena: kašnjenja, raniji odlasci i eventualni odbitak prema pravilima.

Kliknite Download PDF (Preuzmi PDF) za spremanje ili Print (Ispis). Opcijama Show Annual CTC (Prikaži godišnji CTC) / Hide Annual CTC (Sakrij godišnji CTC) birate hoće li se CTC prikazati.

Zaposlenici s prijavom vide vlastite platne liste u odjeljku My Payslips (Moje platne liste). Pogledajte Samoposluga za zaposlenike.

Predujmovi i naknade troškova

Evidentirajte predujam plaće

1. Kliknite Payroll → Add Advance (Dodaj predujam).
2. Odaberite Employee (zaposlenik), unesite Amount (iznos) i Reason / Description (razlog / opis) te odaberite Month (mjesec) i Year (godina).
3. Kliknite Save Advance (Spremi predujam).

Evidentirajte naknadu troškova

1. Kliknite Payroll → Add Reimbursement (Dodaj naknadu troškova).
2. Odaberite zaposlenika, unesite iznos, razlog, mjesec i godinu.
3. Priložite račun u odjeljku Supporting Document / Bill (Prateći dokument / račun) (PDF, JPG, PNG ili DOC, do 2 MB). Račun je obvezan.
4. Kliknite Submit Claim (Pošalji zahtjev).

Odobrite, isplatite i ispišite potvrdu

Otvorite Payroll → Advances & Reimbursements (Predujmovi i naknade troškova) kako biste vidjeli sve predujmove i zahtjeve, uključujući one koje zaposlenici šalju iz mobilne aplikacije. Otvorite zapis kako biste ga odobrili (Approve) ili odbili (Reject), a zatim kliknite Settle Request (Isplati zahtjev) kada je isplaćen. Kliknite Generate Slip (Generiraj potvrdu) za potvrdu o naknadi troškova koju možete preuzeti kao PDF.

Weekly Pay Process

Za zaposlenike koji primaju tjednu plaću postavite Payroll Cycle na Weekly Cycle u strukturi plaće. Ovdje se prikazuju samo ti zaposlenici.

1. Kliknite Payroll → Weekly Pay Process (Obrada tjednih plaća).
2. Odaberite tjedan.
3. Kliknite Generate Weekly (Generiraj tjedno) za jednog zaposlenika ili Bulk Department (Skupno po odjelu) → Run Bulk Process (Pokreni skupnu obradu) za cijeli odjel.
4. Otvorite Weekly Payslip (Tjedna platna lista) kako biste preuzeli PDF, ispisali je (Print) ili je poslali zaposleniku (Send Email, Pošalji e-poštom).
5. Označite isplaćene retke i kliknite Settle Selected.