Aturan kehadiran menentukan cara Staff Khata memperlakukan setiap absen: apa yang dihitung sebagai lembur, berapa potongan untuk ketidakhadiran, dan di mana staf boleh absen masuk. Kebijakan jam kantor menentukan kapan seseorang dianggap terlambat, setengah hari, atau tidak hadir.

Atur aturan kehadiran Anda

Klik Organization (Organisasi) → Company (Perusahaan), lalu buka tab Attendance Rules (Aturan Kehadiran).
Aktifkan aturan yang Anda inginkan (lihat tabel di bawah).
Di Absent Day Deduction Penalty (Penalti Potongan Hari Tidak Hadir), masukkan berapa hari gaji yang dipotong untuk setiap ketidakhadiran tanpa keterangan. 1 adalah pilihan yang umum.
Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Pengaturan	Fungsinya
Enable Auto Punch-Out (Aktifkan Absen Pulang Otomatis)	Mencatat absen pulang karyawan pada pukul 23.59 jika mereka lupa absen pulang.
Enable Overtime Tracking (Aktifkan Pelacakan Lembur)	Mencatat jam kerja di luar shift, agar penggajian dapat membayarnya. Atur cara pembayaran lembur di Shift, jadwal, dan lembur.
Enable Live Attendance Notifications (Aktifkan Notifikasi Kehadiran Langsung)	Menampilkan setiap absen masuk dan pulang sebagai pop-up bersuara di dasbor Admin dan HR.
Start Journey on Punch-In (Mulai Perjalanan saat Absen Masuk)	Hanya untuk add-on Journey Tracker. Lihat Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Penalti Potongan Hari Tidak Hadir)	Hari gaji yang dipotong per ketidakhadiran tanpa keterangan, dari 0 hingga 30.

Aktifkan geo-fencing

Geo-fencing mencegah staf absen masuk di aplikasi seluler kecuali mereka berada di tempat kerja.

Di tab yang sama, gulir ke Geo-Fencing Parameters (Parameter Geo-Fencing).
Aktifkan Enable Geo-Fencing (Aktifkan Geo-Fencing).
Pilih cara penerapannya:
- Branch-wise Rule (Aturan per Cabang): setiap cabang menggunakan lokasi dan radiusnya sendiri. Pilih cabang di Apply to Branches (Terapkan ke Cabang). Ini pilihan terbaik jika Anda memiliki lebih dari satu lokasi.
- Apply All Employees (Terapkan ke Semua Karyawan): satu lokasi untuk semua orang. Masukkan Geo Fence Radius (Metres) (Radius Geo Fence dalam Meter) dan klik Set Map Location Coordinates (Atur Koordinat Lokasi Peta) untuk memilih titiknya.
Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Catatan: Untuk Branch-wise Rule, atur pin dan radius setiap cabang terlebih dahulu di Organization → Branch. Lihat Siapkan perusahaan Anda.

Anda juga dapat menonaktifkan geo-fencing untuk satu karyawan di profilnya, pada langkah Attendance & devices (Kehadiran & perangkat).

Pilih ringkasan WhatsApp Anda

Tab Notifications (Notifikasi) memungkinkan Anda mengaktifkan Daily Attendance Summary (Ringkasan Kehadiran Harian), Monthly Attendance Summary (Ringkasan Kehadiran Bulanan), dan Device Health Alerts (Peringatan Kesehatan Perangkat) di WhatsApp. Lihat WhatsApp dan integrasi.

Buat kebijakan jam kantor

Kebijakan jam kantor menetapkan masa toleransi dan kapan hari kerja yang pendek menjadi setengah hari atau tidak hadir. Kebijakan pertama Anda menjadi default untuk semua orang.

Klik Organization (Organisasi) → Office Time Policy (Kebijakan Jam Kantor).
Klik Create First Policy (Buat Kebijakan Pertama) (atau Add New Policy (Tambah Kebijakan Baru) jika Anda sudah memilikinya).
Masukkan Policy Name (Nama Kebijakan), seperti "Kebijakan Kantor Standar". Biarkan Default aktif jika kebijakan ini berlaku untuk semua orang yang tidak memiliki kebijakan sendiri.
Di bawah Grace periods & working hours (Masa toleransi & jam kerja), atur waktu dalam jam dan menit:

Pengaturan	Fungsinya
Permitted Late Arrival (Keterlambatan yang Diizinkan)	Seberapa terlambat staf boleh datang tanpa ditandai terlambat, misalnya 15 menit.
Permitted Early Departure (Pulang Awal yang Diizinkan)	Seberapa awal staf boleh pulang tanpa ditandai pulang awal, misalnya 10 menit.
Half-day threshold (Batas setengah hari)	Di bawah jam kerja ini, hari tersebut dihitung setengah hari (misalnya 7 jam).
Absent threshold (Batas tidak hadir)	Di bawah jam kerja ini, hari tersebut ditandai tidak hadir (misalnya 4 jam). Buat lebih rendah dari batas setengah hari.

Potongan keterlambatan bulanan

Gunakan ini untuk mengubah keterlambatan berulang menjadi potongan.

Aktifkan Monthly late deductions (Potongan keterlambatan bulanan).
Pilih Deduction source (Sumber potongan): Attendance (Kehadiran, memotong hari kehadiran) atau Leave Balance (CL) (Saldo Cuti, memotong cuti biasa).
Atur Monthly late count (Jumlah terlambat bulanan) dan Cut Days (Hari Potong). Misalnya, 3 dan 1 berarti setiap 3 kali terlambat dalam sebulan dipotong satu hari.

Aturan sangat terlambat dan pulang awal

Di bawah Late arrival rules (Aturan keterlambatan), klik Add rule (Tambah aturan), masukkan Duration (Durasi), dan pilih Cut Days (Hari Potong). Misalnya, terlambat lebih dari 1 jam memotong 0.5 (Half Day) (0,5 hari/setengah hari). Anda dapat menambahkan hingga 4 aturan. Early departure rules (Aturan pulang awal) bekerja dengan cara yang sama untuk staf yang pulang lebih awal. Aktifkan Apply on weekly offs (Terapkan pada libur mingguan) jika aturan ini juga dihitung pada hari libur mingguan.

Klik Create Policy (Buat Kebijakan).

Kebijakan muncul di daftar beserta waktu terlambat, pulang awal, setengah hari, dan tidak hadir. Untuk mengubah kebijakan default, buka menu baris kebijakan (⋯) dan klik Make Default (Jadikan Default).

Tips: Perlu jam kerja berbeda untuk sebagian staf, seperti di lantai pabrik? Buat kebijakan kedua dan pilih di kolom Office Time Policy (Kebijakan Jam Kantor) saat Anda menambahkan atau mengedit karyawan tersebut.

Selanjutnya, tambahkan karyawan Anda.

Masih mengalami kendala? Ajukan tiket dari Help & Support (Bantuan & Dukungan) di dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.

Aturan kehadiran dan kebijakan jam kantor