Sebelum Anda mulai
Paket: Semua paket
Bab ini menjelaskan apa itu Staff Khata, apa yang Anda perlukan sebelum mendaftar, dan siapa melihat apa. Baca sekali, lalu ikuti bab-bab berikutnya secara berurutan untuk menyiapkan perusahaan Anda.
Apa yang dilakukan Staff Khata
Staff Khata menyimpan kehadiran, cuti, penggajian, dan HR seluruh tim Anda di satu tempat. Karyawan melakukan absen masuk dari ponsel dengan swafoto dan lokasi mereka, atau di mesin biometrik Realtime di pintu masuk. Staff Khata kemudian menerapkan aturan kantor Anda, seperti waktu toleransi, setengah hari, dan tanda terlambat, sehingga Anda dapat melihat siapa yang hadir, siapa yang terlambat, dan siapa yang tidak hadir secara langsung. Dari data kehadiran tersebut, Staff Khata menyusun saldo cuti, gaji, dan slip gaji, serta lebih dari tiga puluh laporan, termasuk register pemerintah. Anda juga bisa menerima ringkasan harian di WhatsApp tanpa membuka aplikasi.
Yang Anda perlukan
- Komputer dengan peramban web terbaru. Gunakan Chrome, Edge, atau Safari versi terbaru. Aplikasi web ada di https://attendance.staffkhata.com. Di sinilah Anda menyiapkan perusahaan serta menjalankan penggajian dan laporan.
- Koneksi internet di komputer, serta di setiap ponsel atau mesin yang mengirim data absen.
- Aplikasi seluler Staff Khata di Android atau iOS, untuk karyawan yang absen dari ponsel. Mereka perlu mengaktifkan lokasi dan memiliki kamera yang berfungsi untuk swafoto.
- Perangkat biometrik Realtime, jika Anda ingin staf absen di mesin sidik jari atau kartu. Staff Khata hanya mendukung perangkat biometrik Realtime.
- Email kerja dan nomor ponsel yang dapat menerima kode. Keduanya digunakan untuk memverifikasi akun Anda saat mendaftar.
Empat peran
Setiap orang di Staff Khata memiliki peran. Peran menentukan layar mana yang mereka lihat setelah masuk.
| Peran | Untuk siapa | Yang mereka lihat |
|---|---|---|
| Admin | Pemilik atau kepala kantor | Semuanya: penyiapan perusahaan, karyawan, perangkat, kehadiran, cuti, penggajian, laporan, tagihan, dan integrasi. |
| HR | Staf HR atau bagian keuangan Anda | Layar admin yang sama dengan Admin, untuk pekerjaan sehari-hari terkait karyawan, kehadiran, cuti, dan penggajian. Hanya Admin yang melihat lencana paket dan peningkatan paket. |
| Manager (Manajer) | Ketua tim | My Team (Tim Saya), Team Attendance (Kehadiran Tim), dan Team Leaves (Cuti Tim), untuk menyetujui permintaan timnya sendiri. Memerlukan add-on Pro HRMS. |
| Employee (Karyawan) | Setiap anggota staf | Dasbor, kehadiran, cuti, slip gaji, dan profil mereka sendiri, di web dan di aplikasi seluler. |
Anda memilih peran saat menambahkan seseorang di Add Employee (Tambah Karyawan). Ada juga peran Branch Admin (Admin Cabang). Branch Admin bekerja di layar admin tetapi tidak dapat mengelola cabang, dan hanya dapat menambahkan orang dengan peran Employee.
Paket, uji coba, dan add-on
Setiap perusahaan baru memulai dengan uji coba 15 hari dengan semua fitur terbuka. Setelah uji coba berakhir, akun Anda otomatis beralih ke paket dasar. Anda dapat meningkatkan paket kapan saja.
- Paket berbeda dalam jumlah pengguna dan perangkat biometrik yang dapat Anda miliki, serta fitur yang disertakan. Cuti, hari libur, lembur, penggajian, login karyawan, laporan lanjutan, dan banyak shift dapat terkunci pada paket yang lebih rendah.
- Add-on adalah modul tambahan yang Anda beli di atas paket: Pro HRMS (persetujuan manajer, umpan perusahaan, bagan organisasi, aset, dan lainnya) dan Journey Tracker (pelacakan langsung untuk staf lapangan). Menunya baru muncul setelah add-on aktif.
Fitur yang terkunci menampilkan ikon gembok di menu. Lihat Billing & Plan (Tagihan & Paket) untuk harga terkini dan isi setiap paket.
Perlu paket: Jika suatu fitur dalam panduan ini menampilkan gembok di akun Anda, fitur tersebut memerlukan paket yang lebih tinggi atau add-on. Lihat Paket, tagihan, dan dukungan.
Susunan panduan ini
Bab-bab disusun sesuai urutan penyiapan. Mulailah dari atas dan lanjutkan ke bawah.
- Mendaftar dan login pertama
- Penyiapan perusahaan
- Aturan kehadiran
- Karyawan
- Shift dan lembur
- Absen seluler
- Perangkat biometrik
- Kehadiran harian
- Cuti dan hari libur
- Penggajian
- Laporan
- WhatsApp dan integrasi
- Layanan mandiri karyawan
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- Paket, tagihan, dan dukungan
- FAQ dan pemecahan masalah
Tips: Tangkapan layar dalam panduan ini menampilkan perusahaan contoh fiktif, Sharma Textiles Pvt Ltd. Layar Anda akan menampilkan nama dan angka perusahaan Anda sendiri.
Masih mengalami kendala? Ajukan tiket dari Help & Support (Bantuan & Dukungan) di dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.