Attendance is free forever for up to 50 staff. View plans

StaffKhata
Unduh PDF

Siapkan perusahaan, cabang, dan departemen Anda

Paket: Semua paket

Sebelum menambahkan staf, beri tahu Staff Khata tentang perusahaan Anda. Profil, format kode karyawan, cabang, dan departemen Anda digunakan di setiap laporan, slip gaji, dan absen.

Isi profil perusahaan Anda

Logo, nama, dan nomor pajak Anda tercetak di laporan dan slip gaji, jadi atur ini terlebih dahulu.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Company (Perusahaan). Halaman Company Settings (Pengaturan Perusahaan) terbuka di tab Company Profile (Profil Perusahaan).
  2. Di bagian atas, Organization Info (Info Organisasi) menampilkan Corporate ID (ID Korporat) dan Workspace URL (URL Ruang Kerja) Anda. Keduanya tidak dapat diubah.
  3. Di bawah Company Logo (Logo Perusahaan), klik Upload Logo (Unggah Logo) dan pilih file PNG, JPG, atau GIF persegi berukuran di bawah 2 MB (200 × 200 px cocok digunakan).
  4. Periksa Company Name (Nama Perusahaan), lalu masukkan Official Tax / Registration No. (No. Pajak / Registrasi Resmi), seperti nomor GST Anda.
  5. Tambahkan Company Website (Situs Web Perusahaan). Awali dengan https://.
  6. Gulir ke Company Address (Alamat Perusahaan). Masukkan jalan, kota, negara bagian, dan kode pos di kolomnya masing-masing, agar tercetak dengan benar di dokumen.
  7. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tab Company Profile dengan logo, nama, nomor GST, dan situs web perusahaan contoh sudah diisi

Catatan: Corporate Email (Email Korporat) adalah email login admin Anda dan tidak dapat diubah di sini.

Pilih format kode karyawan

Staff Khata memberikan kode kepada setiap karyawan baru secara otomatis. Pilih format yang singkat dan mudah dibaca.

  1. Di Company Settings (Pengaturan Perusahaan), buka tab Employee codes (Kode karyawan).
  2. Atur kolom di bawah ini. Kotak Live Generated Code Preview (Pratinjau Kode Langsung) diperbarui saat Anda mengetik.
  3. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).
PengaturanFungsinya
Prefix (Awalan)Huruf di awal, seperti ST atau EMP.
Separator / Delimiter (Pemisah)Tanda hubung, garis miring, garis bawah, titik, atau tanpa pemisah.
Include Year (Sertakan Tahun)Menambahkan tahun (2026 atau 26), atau None (Tidak ada).
Number of Digits (Jumlah Digit)Berapa digit angkanya, dari 2 hingga 6.
Starting / Next Number (Nomor Awal / Berikutnya)Nomor yang diterima karyawan baru berikutnya.

Tab Employee codes dengan awalan ST, pemisah tanda hubung, dan pratinjau yang menampilkan ST-0001

Tips: Kode hanya dibuat untuk karyawan baru. Kode yang sudah ada tetap seperti semula.

Periksa lokalisasi

Buka tab Localization (Lokalisasi). Currency Standard (Mata Uang), Timezone (Zona Waktu), Date Display Format (Format Tampilan Tanggal), dan Interface Language (Bahasa Antarmuka) diatur untuk India saat Anda mendaftar. Ubah hanya jika bisnis Anda berjalan berbeda, lalu klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tab Localization yang menampilkan Rupee India, India Standard Time, DD-MM-YYYY, dan English

Tab Payroll & Tax

Tab Payroll & Tax (Penggajian & Pajak) berisi siklus gaji Anda (hari mulai dan akhir), pengaturan PF, ESI, dan gratifikasi, serta tahun buku Anda. Semua ini dijelaskan di Penggajian dan gaji.

Tambahkan cabang Anda

Cabang adalah lokasi kantor atau pabrik Anda. Setiap cabang dapat memiliki geo-fence sendiri, sehingga staf hanya dapat absen masuk di dekat tempat mereka bekerja.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Branch (Cabang). Ruang kerja Anda sudah memiliki Main Branch (Cabang Utama).
  2. Buka menu baris (⋯) dan klik Edit.
  3. Masukkan Branch name (Nama cabang) yang jelas, Code (Kode) singkat (misalnya NOI-HQ), dan Address (Alamat).
  4. Aktifkan Primary branch (Cabang utama) jika staf baru harus ditambahkan di sini secara default.
  5. Aktifkan Geo-fencing. Lalu tetapkan lokasinya: klik Locate me (Temukan lokasi saya), ketik Latitude (Lintang) dan Longitude (Bujur), atau klik peta untuk menaruh pin.
  6. Masukkan Radius (m): seberapa jauh dari pin staf masih dapat absen masuk.
  7. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Panel Edit branch dengan geo-fencing aktif, pin di peta, dan radius 200 meter

Untuk menambahkan lokasi lain, klik Add branch (Tambah cabang), isi kolom yang sama, lalu klik Add branch.

Tips: Gunakan radius minimal 50 meter. GPS ponsel kurang akurat di dalam ruangan, dan radius yang terlalu kecil dapat membuat staf tidak bisa absen di meja kerja mereka sendiri.

Semua cabang muncul di daftar beserta radius geo-fence-nya. Gunakan pengalih cabang di bilah atas (All Branches/Semua Cabang) untuk melihat satu cabang atau semuanya sekaligus.

Daftar cabang dengan dua cabang dan pengalih cabang terbuka di bilah atas

Geo-fencing juga harus diaktifkan untuk perusahaan. Lihat Aturan kehadiran dan kebijakan jam kantor.

Tambahkan departemen dan jabatan

Departemen adalah tim Anda. Jabatan adalah nama posisi di setiap tim, dan muncul di slip gaji serta profil.

  1. Klik Organization (Organisasi) → Department (Departemen). Dua departemen sudah dibuat untuk Anda.
  2. Untuk menambahkan jabatan ke salah satunya, buka menu barisnya (⋯) dan klik Edit. Di bawah Designations (Jabatan), ketik nama jabatan, klik Add designation (Tambah jabatan) untuk jabatan berikutnya, lalu klik Save Changes (Simpan Perubahan).
  3. Untuk membuat tim baru, klik Add department (Tambah departemen), masukkan Department name (Nama departemen), tambahkan jabatannya, lalu simpan.
  4. Ganti tabel dari Departments (Departemen) ke Designations (Jabatan) untuk melihat setiap jabatan di perusahaan Anda dan departemen tempatnya berada.

Tampilan Designations yang mencantumkan Supervisor, Machine Operator, Quality Inspector, HR Manager, dan HR Executive

Selanjutnya, atur aturan kehadiran dan kebijakan jam kantor Anda.

Masih mengalami kendala? Ajukan tiket dari Help & Support (Bantuan & Dukungan) di dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.