Penggajian, slip gaji, dan uang muka

Staff Khata menghitung setiap gaji dari kehadiran, cuti, hari libur, dan tanda terlambat, sehingga Anda tidak memerlukan spreadsheet. Siapkan sekali, lalu jalankan penggajian setiap bulan dengan beberapa klik.

Atur siklus gaji dan potongan wajib

Pengaturan ini berlaku untuk setiap proses penggajian.

1. Klik Organization (Organisasi) → Company (Perusahaan), lalu buka tab Payroll & Tax (Penggajian & Pajak).
2. Di bawah Salary Cycle Period (Periode Siklus Gaji), atur Period Start Day (Hari Mulai Periode) dan Period End Day (Hari Akhir Periode). Masukkan 0 sebagai hari akhir untuk "hari terakhir bulan itu".
3. Di bawah Statutory Deductions & Contributions (Potongan & Kontribusi Wajib), aktifkan yang berlaku untuk Anda.
4. Klik Save Changes (Simpan Perubahan).

Tetapkan struktur gaji

Setiap karyawan memerlukan struktur gaji sebelum penggajian dapat dijalankan.

1. Klik Payroll (Penggajian) → Salary Management (Manajemen Gaji). Setiap karyawan dicantumkan dengan siklus, pendapatan, potongan, gaji bersih, dan CTC tahunannya.
2. Klik ikon edit di baris karyawan, atau klik Assign Salary Structure (Tetapkan Struktur Gaji) untuk karyawan baru.
3. Pilih Payroll Cycle (Siklus Penggajian: Monthly Cycle/Siklus Bulanan atau Weekly Cycle/Siklus Mingguan) dan Salary Type (Jenis Gaji: Fixed/Tetap, Variable/Variabel, atau Commission Based/Berbasis Komisi).
4. Isi Earnings (Pendapatan): Gaji Pokok, HRA (tunjangan sewa rumah), Tunjangan Transportasi, Tunjangan Kesehatan, dan Tunjangan Lainnya.
5. Isi Deductions (Potongan), seperti PF, ESI, dan Pajak Profesi. ESI dapat ditampilkan gabungan atau terpisah.
6. Centang Show CTC in Payslip (Tampilkan CTC di Slip Gaji) jika karyawan perlu melihat total biaya perusahaan tahunannya.
7. Klik Save Salary Structure (Simpan Struktur Gaji) (atau Update Salary Structure/Perbarui Struktur Gaji).

Saat Anda mengetik, total di bagian bawah menampilkan Total Earnings (Total Pendapatan), Total Deductions (Total Potongan), Net Take-Home (Gaji Bersih Diterima), dan Annual CTC (CTC Tahunan).

Jalankan penggajian bulanan

1. Klik Payroll (Penggajian) → Run Payroll (Jalankan Penggajian).
2. Pilih bulan dan tahun di bagian atas tabel.
3. Klik Bulk Generate (Buat Massal), pilih Department (Departemen), periksa bulan dan tahun, lalu klik Generate Bulk Payroll (Buat Penggajian Massal). Ulangi untuk setiap departemen.

Untuk menggaji satu orang saja, klik Add Payroll (Tambah Penggajian) dan pilih karyawannya.

Klik More Columns (Kolom Lainnya) untuk melihat hari kerja, hari potong gaji (LOP), libur mingguan, hari libur, dan cuti berbayar di balik setiap gaji.

Koreksi dan lunasi

• Untuk mengubah angka, edit baris penggajian karyawan. Di Edit Monthly Payroll (Edit Penggajian Bulanan), klik Save Draft (Simpan Draf) agar tetap terbuka, atau Settle & Save (Lunasi & Simpan) setelah dibayar.
• Untuk menandai banyak gaji sebagai sudah dibayar, centang barisnya dan klik Settle Selected (Lunasi yang Dipilih).
• Gunakan Export (Ekspor) untuk mengunduh data bulan tersebut sebagai Excel atau PDF.

Lihat dan unduh slip gaji

Klik Payslip (Slip Gaji) di baris karyawan. Slip gaji menampilkan logo Anda, ringkasan kehadiran, pendapatan, potongan, penggantian biaya jika ada, dan gaji bersih dalam bentuk terbilang. Slip juga menampilkan cara kebijakan jam kantor diterapkan: tanda terlambat, pulang awal, dan potongan kebijakan jika ada.

Klik Download PDF (Unduh PDF) untuk menyimpannya, atau Print (Cetak). Gunakan Show Annual CTC (Tampilkan CTC Tahunan) / Hide Annual CTC (Sembunyikan CTC Tahunan) untuk memilih apakah CTC ditampilkan.

Karyawan yang memiliki login melihat slip gaji mereka sendiri di My Payslips (Slip Gaji Saya). Lihat Layanan mandiri karyawan.

Uang muka dan penggantian biaya

Catat uang muka gaji

1. Klik Payroll (Penggajian) → Add Advance (Tambah Uang Muka).
2. Pilih Employee (Karyawan), masukkan Amount (Jumlah) dan Reason / Description (Alasan / Deskripsi), lalu pilih Month (Bulan) dan Year (Tahun).
3. Klik Save Advance (Simpan Uang Muka).

Catat penggantian biaya

1. Klik Payroll (Penggajian) → Add Reimbursement (Tambah Penggantian Biaya).
2. Pilih karyawan, masukkan jumlah, alasan, bulan, dan tahun.
3. Lampirkan tagihan di bawah Supporting Document / Bill (Dokumen Pendukung / Tagihan) (PDF, JPG, PNG, atau DOC, hingga 2 MB). Tagihan wajib dilampirkan.
4. Klik Submit Claim (Kirim Klaim).

Setujui, lunasi, dan cetak slip

Buka Payroll (Penggajian) → Advances & Reimbursements (Uang Muka & Penggantian Biaya) untuk melihat setiap uang muka dan klaim, termasuk yang dikirim karyawan dari aplikasi seluler. Buka sebuah catatan untuk Approve (Setujui) atau Reject (Tolak), lalu Settle Request (Lunasi Permintaan) setelah dibayar. Klik Generate Slip (Buat Slip) untuk slip penggantian biaya yang dapat Anda unduh sebagai PDF.

Weekly Pay Process (Proses Gaji Mingguan)

Untuk staf yang digaji mingguan, atur Payroll Cycle (Siklus Penggajian) mereka ke Weekly Cycle (Siklus Mingguan) di struktur gaji. Hanya karyawan ini yang muncul di sini.

1. Klik Payroll (Penggajian) → Weekly Pay Process (Proses Gaji Mingguan).
2. Pilih minggunya.
3. Klik Generate Weekly (Buat Mingguan) untuk satu karyawan, atau Bulk Department (Departemen Massal) → Run Bulk Process (Jalankan Proses Massal) untuk seluruh departemen.
4. Buka Weekly Payslip (Slip Gaji Mingguan) untuk mengunduh PDF, Print (Cetak), atau Send Email (Kirim Email) ke karyawan.
5. Centang baris yang sudah dibayar dan klik Settle Selected (Lunasi yang Dipilih).