Ada tiga cara menambahkan karyawan: satu per satu dengan formulir Add Employee (Tambah Karyawan), banyak sekaligus dari file Excel, atau dengan mengirim undangan agar mereka mengisi data sendiri.

Buka daftar karyawan

Klik Organization (Organisasi) → Employee List (Daftar Karyawan). Employee Directory (Direktori Karyawan) menampilkan semua orang beserta kode, departemen, detail kontak, dan statusnya. Gunakan Add Employee (Tambah Karyawan), atau panah di sebelahnya (More ways to add/Cara lain untuk menambah), untuk dua cara lainnya.

Tambahkan satu karyawan

Formulir Add employee (Tambah karyawan) memiliki empat langkah. Kolom yang bertanda bintang wajib diisi; sisanya dapat Anda isi nanti.

Langkah 1: Personal Info (Info Pribadi)

Masukkan First Name (Nama Depan), Last Name (Nama Belakang), dan Work Email (Email Kerja).
Masukkan Contact Number (Nomor Kontak) dengan kode negara. Nomor ini tidak dapat diubah setelah karyawan ditambahkan.
Tetapkan Password (Kata Sandi) awal. Karyawan dapat mengubahnya setelah masuk.
Pilih Gender (Jenis Kelamin), lalu klik Next (Berikutnya).

Langkah 2: Employment (Kepegawaian)

Biarkan Employee Code / ID (Kode / ID Karyawan) kosong untuk membuat kode dari format perusahaan Anda. Lihat Siapkan perusahaan Anda.
Periksa Joining Date (Tanggal Bergabung), lalu pilih Branch (Cabang), Department (Departemen), dan Designation (Jabatan).
Pilih System Role (Peran Sistem). Sebagian besar staf adalah Employee (Karyawan); mereka hanya melihat data mereka sendiri.
Office Time Policy (Kebijakan Jam Kantor) menggunakan kebijakan default Anda kecuali Anda memilih yang lain.
Reporting Manager (Manajer Atasan), EPF number (Nomor EPF), dan ESI number (Nomor ESI) bersifat opsional. Klik Next (Berikutnya).

Langkah 3: Bank & education (Bank & pendidikan)

Detail bank digunakan untuk pembayaran gaji. Kedua bagian bersifat opsional. Klik Next (Berikutnya).

Langkah 4: Attendance & devices (Kehadiran & perangkat)

Pengaturan	Fungsinya
Disable Attendance Tracking (Nonaktifkan Pelacakan Kehadiran)	Mengecualikan karyawan ini dari kehadiran dan laporan.
Enforce geo-fencing (Wajibkan geo-fencing)	Absen hanya dihitung di dalam geo-fence cabangnya.
Require Attendance Approval (Wajibkan Persetujuan Kehadiran)	Manajer menyetujui kehadiran sebelum masuk ke penggajian.
Devices (Perangkat)	Perangkat biometrik tempat karyawan ini dapat absen.

Klik Add employee (Tambah karyawan). Karyawan baru muncul di daftar dengan kodenya sendiri.

Impor karyawan dari Excel

Klik panah di sebelah Add Employee (Tambah Karyawan) dan pilih Import from Excel (Impor dari Excel).
Di bawah Get the template (Dapatkan templat), klik Excel template (Templat Excel) (atau CSV template/Templat CSV). Templat ini memuat semua kolom dan tiga baris contoh.
Ganti contoh dengan karyawan Anda, satu per baris. Pertahankan baris judul.
Di bawah Upload your file (Unggah file Anda), letakkan file atau klik browse (telusuri). Excel atau CSV, hingga 2 MB.
Klik Import employees (Impor karyawan).

Baris tanpa kode karyawan akan mendapat kode dari format kode Anda. Jika ada baris yang gagal, Staff Khata mencantumkannya di bawah Rows that need fixing (Baris yang perlu diperbaiki). Perbaiki di file yang diunduh dan impor file tersebut lagi.

Tips: Templat tidak memiliki kolom kata sandi. Tambahkan kolom bernama password untuk menetapkan kata sandi awal setiap karyawan. Tanpa kolom itu, kata sandi default standar akan ditetapkan, jadi minta staf untuk mengubahnya setelah masuk.

Undang karyawan untuk mengisi data sendiri

Karyawan menambahkan sendiri tanggal lahir, alamat, kontak darurat, dan detail bank mereka.

Klik panah di sebelah Add Employee (Tambah Karyawan) dan pilih Invite Employee (Undang Karyawan).
Isi First Name (Nama Depan), Last Name (Nama Belakang), Email, dan Phone Number (Nomor Telepon).
Pilih Department (Departemen), Designation (Jabatan), Role (Peran), Branch (Cabang), dan Joining Date (Tanggal Bergabung). Reporting Manager (Manajer Atasan) bersifat opsional.
Klik Send Invite (Kirim Undangan).

Karyawan menerima tautan melalui email dan WhatsApp. Mereka membukanya, memverifikasi diri dengan kode sekali pakai, mengisi data, menetapkan kata sandi, lalu mengklik Complete onboarding (Selesaikan orientasi). Tautan berlaku selama 7 hari.

Kelola karyawan

Buka menu baris (⋯) pada karyawan mana pun untuk:

Edit Employee (Edit Karyawan): mengubah datanya.
Assign / View Salary (Tetapkan / Lihat Gaji): mengatur struktur gajinya. Lihat Penggajian dan gaji.
Biometric enrollment (Pendaftaran biometrik): mendaftarkan sidik jari atau kartunya di perangkat biometrik Realtime. Lihat Perangkat biometrik.
Update Password (Perbarui Kata Sandi): menetapkan kata sandi baru untuknya.
Disable Mobile Punch (Nonaktifkan Absen Seluler) / Enable Mobile Punch (Aktifkan Absen Seluler): mengatur apakah ia dapat absen dari aplikasi seluler Staff Khata dengan swafoto dan lokasinya. Absen seluler aktif untuk karyawan baru; nonaktifkan untuk staf yang hanya boleh absen di perangkat biometrik.

Gunakan sakelar Status di daftar untuk menonaktifkan karyawan. Karyawan nonaktif tidak dapat masuk dan disembunyikan dari kehadiran.

Perlu paket: Login karyawan di web dan aplikasi seluler, termasuk absen seluler dan orientasi mandiri, mungkin memerlukan paket yang lebih tinggi. Setiap perusahaan baru mendapat uji coba 15 hari dengan semua fitur terbuka. Lihat Billing & Plan (Tagihan & Paket) untuk paket terkini.

Selanjutnya, siapkan shift, jadwal, dan lembur.

Masih mengalami kendala? Ajukan tiket dari Help & Support (Bantuan & Dukungan) di dalam aplikasi, atau hubungi kami di staffkhata.com/contact.

Menambah dan mengelola karyawan