はじめに

この章では、Staff Khata とは何か、登録前に何が必要か、誰が何を見られるかを説明します。一度読んでから、各章を順番に進めて会社を設定してください。

Staff Khata でできること

Staff Khata は、チーム全員の勤怠、休暇、給与、人事を 1 か所で管理します。従業員はスマートフォンから自撮り写真と位置情報で打刻するか、入口に設置した Realtime 生体認証端末で打刻します。Staff Khata は猶予時間、半日勤務、遅刻記録などの社内ルールを適用するため、誰が出勤し、誰が遅刻し、誰が欠勤しているかをリアルタイムで確認できます。その勤怠データから休暇残高、給与、給与明細、さらに法定帳簿を含む 30 種類以上のレポートを作成します。アプリを開かなくても、WhatsApp で毎日の概要を受け取ることもできます。

必要なもの

• 最新のウェブブラウザを備えたパソコン。 最新版の Chrome、Edge、Safari を使ってください。ウェブアプリは https://attendance.staffkhata.com にあります。会社の設定、給与計算、レポートはここで行います。
• インターネット接続。パソコンと、打刻を送信するすべてのスマートフォンや端末に必要です。
• Staff Khata モバイルアプリ(Android または iOS)。スマートフォンから打刻する従業員向けです。位置情報をオンにし、自撮り用のカメラが使える必要があります。
• Realtime 生体認証端末。指紋やカードの端末で打刻したい場合に必要です。Staff Khata は Realtime 生体認証端末にのみ対応しています。
• 認証コードを受け取れる仕事用メールアドレスと携帯電話番号。登録時に両方を使ってアカウントを認証します。

4 つのロール

Staff Khata では、全員に 1 つのロールがあります。ロールによって、サインイン後に表示される画面が決まります。

ロールは Add Employee(従業員を追加)で人を追加するときに選びます。Branch Admin(拠点管理者)というロールもあります。Branch Admin は管理画面で作業できますが、拠点の管理はできず、Employee ロールの人しか追加できません。

プラン、トライアル、アドオン

新しい会社はすべて、全機能が使える 15 日間のトライアルから始まります。トライアルが終わると、アカウントは自動的にエントリープランに移行します。いつでもアップグレードできます。

• プランごとに、利用できるユーザー数と生体認証端末の台数、含まれる機能が異なります。休暇、祝日、残業、給与、従業員ログイン、詳細レポート、複数シフトは、下位プランではロックされる場合があります。
• アドオンは、プランに追加して購入するモジュールです。Pro HRMS(マネージャー承認、社内フィード、組織図、備品管理など)と Journey Tracker(外回りスタッフのリアルタイム追跡)があります。メニューはアドオンが有効になってから表示されます。

ロックされた機能は、メニューに鍵アイコンが表示されます。現在の料金と各プランの内容は Billing & Plan(請求とプラン)で確認してください。

このマニュアルの構成

各章は、設定を行う順番に並んでいます。最初から順に進めてください。

1. 登録と初回ログイン
2. 会社の設定
3. 勤怠ルール
4. 従業員
5. シフトと残業
6. モバイル打刻
7. 生体認証端末
8. 日々の勤怠
9. 休暇と祝日
10. 給与
11. レポート
12. WhatsApp と連携
13. 従業員セルフサービス
14. Journey Tracker
15. Pro HRMS
16. プラン、請求、サポート
17. よくある質問とトラブルシューティング