スタッフを追加する前に、Staff Khata に会社の情報を登録します。プロフィール、従業員コードの形式、拠点、部署は、すべてのレポート、給与明細、打刻で使われます。

会社のプロフィールを入力する

ロゴ、会社名、税番号はレポートと給与明細に印刷されるため、最初に設定します。

Organization(組織)→ Company(会社)をクリックします。Company Settings(会社の設定)ページが Company Profile(会社のプロフィール)タブで開きます。
上部の Organization Info(組織情報)には、Corporate ID(企業 ID)と Workspace URL(ワークスペース URL)が表示されます。これらは変更できません。
Company Logo(会社のロゴ)で Upload Logo(ロゴをアップロード)をクリックし、2 MB 未満の正方形の PNG、JPG、GIF を選びます(200 × 200 px が最適です)。
Company Name(会社名)を確認し、GST 番号などの Official Tax / Registration No.(公式の税番号・登録番号)を入力します。
Company Website(会社のウェブサイト)を追加します。https:// で始めてください。
Company Address(会社の住所)までスクロールします。書類に正しく印刷されるよう、番地、市区、州、郵便番号をそれぞれの欄に入力します。
Save Changes(変更を保存)をクリックします。

注: Corporate Email(企業メール)は管理者のログイン用メールアドレスで、ここでは変更できません。

従業員コードの形式を選ぶ

Staff Khata は、新しい従業員それぞれに自動でコードを割り当てます。短く読みやすい形式を選んでください。

Company Settings(会社の設定)で Employee codes(従業員コード)タブを開きます。
下の各項目を設定します。入力に合わせて Live Generated Code Preview(生成コードのプレビュー)欄が更新されます。
Save Changes(変更を保存)をクリックします。

設定	機能
Prefix(接頭辞)	先頭に付ける文字。`ST` や `EMP` など。
Separator / Delimiter(区切り文字)	ハイフン、スラッシュ、アンダースコア、ドット、またはなし。
Include Year(年を含める)	年(`2026` または `26`)を追加するか、None(なし)を選びます。
Number of Digits(桁数)	番号の桁数。2〜6 桁。
Starting / Next Number(開始番号・次の番号)	次に追加される従業員に付く番号。

ヒント: コードは新しい従業員にのみ生成されます。既存のコードはそのまま残ります。

地域設定を確認する

Localization(地域設定)タブを開きます。Currency Standard(通貨)、Timezone(タイムゾーン)、Date Display Format(日付の表示形式)、Interface Language(表示言語)は、登録時にインド向けに設定されています。事業の実情が異なる場合にのみ変更し、Save Changes(変更を保存)をクリックします。

Payroll & Tax タブ

Payroll & Tax(給与と税)タブには、給与サイクル(開始日と終了日)、PF、ESI、退職金の設定、会計年度があります。詳しくは給与で説明します。

拠点を追加する

拠点とは、事務所や工場の所在地です。拠点ごとにジオフェンスを設定できるため、スタッフは勤務場所の近くでのみ打刻できます。

Organization(組織)→ Branch(拠点)をクリックします。ワークスペースにはすでに Main Branch(本拠点)があります。
行メニュー(⋯)を開き、Edit(編集)をクリックします。
わかりやすい Branch name(拠点名)、短い Code(コード、例:NOI-HQ)、Address(住所)を入力します。
新しいスタッフをこの拠点に既定で追加する場合は、Primary branch(主拠点)をオンにします。
Geo-fencing(ジオフェンス)をオンにします。次に位置を設定します。Locate me(現在地を取得)をクリックするか、Latitude(緯度)と Longitude(経度)を入力するか、地図をクリックしてピンを置きます。
Radius (m)(半径(m))を入力します。ピンからどれだけ離れていても打刻できるかを示す距離です。
Save Changes(変更を保存)をクリックします。

別の所在地を追加するには、Add branch(拠点を追加)をクリックし、同じ項目を入力して Add branch をクリックします。

ヒント: 半径は 50 メートル以上にしてください。屋内ではスマートフォンの GPS の精度が下がるため、半径が小さすぎると自分の席で打刻できない場合があります。

すべての拠点が、ジオフェンスの半径とともに一覧に表示されます。上部バーの拠点切り替え(All Branches)で、拠点を 1 つずつ、またはすべてまとめて表示できます。

ジオフェンスは、会社全体でもオンにする必要があります。勤怠ルールと勤務時間ポリシーを参照してください。

部署と役職を追加する

部署はチームのことです。役職は各チーム内の職名で、給与明細とプロフィールに表示されます。

Organization(組織)→ Department(部署)をクリックします。部署が 2 つ作成されています。
部署に職名を追加するには、行メニュー(⋯)を開き、Edit(編集)をクリックします。Designations(役職)に職名を入力し、次の職名を追加するには Add designation(役職を追加)をクリックして、Save Changes(変更を保存)をクリックします。
新しいチームを作るには、Add department(部署を追加)をクリックし、Department name(部署名)を入力して役職を追加し、保存します。
表を Departments(部署)から Designations(役職)に切り替えると、会社のすべての職名と所属部署を確認できます。

次は、勤怠ルールと勤務時間ポリシーを設定します。

それでも解決しない場合は、アプリ内の Help & Support からチケットを作成するか、staffkhata.com/contact からお問い合わせください。

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